Informační memorandum pro uchazeče o zaměstnání | KPMG | CZ
close
Share with your friends

Informační memorandum pro uchazeče o zaměstnání

Informační memorandum pro uchazeče o zaměstnání

Poslední aktualizace 24. května 2018

Vážení uchazeči,

děkujeme za projevený zájem o práci v našich společnostech:

KPMG Česká republika, s.r.o., IČO: 00553115, se sídlem Pobřežní 648/1a, 18600 Praha 8-Karlín, Česká republika, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, odd. C, vložka 326,

KPMG Česká republika Audit, s.r.o., IČO: 49619187, se sídlem Pobřežní 648/1a, 18600 Praha 8-Karlín, Česká republika, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, odd. C, vložka 24185,

KPMG Legal, s.r.o., IČO: 24733598, se sídlem Pobřežní 648/1a, 18600 Praha 8-Karlín,Česká republika, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, odd. C, vložka 169791,

KPMG Advisory, s.r.o., IČO: 27570193, se sídlem Pobřežní 648/1a, 18600 Praha 8-Karlín, Česká republika, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, odd. C, vložka 113192 (dale jen “my”).


V tomto informačním memorandu naleznete informace o tom, jakým způsobem zpracováváme Vaše osobní údaje v souvislosti s výběrovým řízením, zejména o kategoriích zpracovávaných osobních údajů, rozsahu a účelu, pro který jsou zpracovávány, o zdroji, ze kterého jsou Vaše osobní údaje získávány a o osobách, kterým jsou Vaše osobní údaje předávány. Naleznete zde také informace o Vašich právech v oblasti zpracování osobních údajů. Pokud ve výběrovém řízení uspějete, dostane od nás spolu s nabídkou na uzavření pracovní smlouvy též informační memorandum o zpracování osobních údajů pro zaměstnance.

Osobní údaje zpracováváme v souladu s právními předpisy na ochranu osobních údajů, zejména s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR“), a dále v souladu s našimi vnitřními předpisy a zásadami.

Plně si uvědomujeme důležitost ochrany osobních údajů a soukromí uchazečů o zaměstnání. Při zpracování osobních údajů proto postupujeme vždy tak, abychom:

a) zpracovávali aktuální a přesné údaje, a to pouze v rozsahu nezbytném pro naplnění účelu zpracování;
b) zpracovávali osobní údaje pouze po nezbytně dlouhou dobu pro naplnění účelu zpracování;
c) maximálně zabezpečili Vaše osobní údaje, a to zejména přijetím vhodných opatření, která Vaše osobní údaje ochrání před jakýmkoli neoprávněným přístupem;
d) v co největší míře zachovali Vaše soukromí, proto vždy řádně posuzujeme, zda určité zpracování je nezbytné, a zda nepřiměřeně nezasahuje do Vašich práv a svobod.

Více informací o zpracování osobních údajů v rámci výběrového řízení Vám poskytne HR oddělení. Můžete nás kontaktovat:
Emailem: kpmg@kpmg.cz
Telefonicky: +420 222 123 111
Poštou: Pobřežní 648/1a, 18600 Praha 8-Karlín, Česká republika

1. Kategorie osobních údajů

Zpracováváme následující kategorie Vašich osobních údajů:

  • Identifikační a adresní údaje: akademický titul, jméno, příjmení, adresa, datum narození, státní příslušnost, a další relevantní osobní údaje;
  • Kontaktní údaje: e-mail, telefonní číslo, korespondenční adresa a další relevantní osobní údaje
  • Údaje související s nabízenou pracovní pozicí: název pracovní pozice a kvalifikační požadavky na danou pracovní pozici
  • Profesní údaje: předchozí zaměstnavatelé, zkušenosti a pracovní pozice, dosažené vzdělání, certifikáty, diplomy a osvědčení, osobní charakteristiky, další údaje obsažené v životopisu a získané při pracovním pohovoru
  • Podobizna: veškeré osobní údaje zjistitelné ze zachycené podobizny na fotografii (je-li součástí životopisu)
  • Kamerové záznamy z kamer umístěných v prostorech našich závodů (pokud je uchazeč v rámci výběrového řízení navštíví)
  • Údaje o zdravotním stavu: informace o invaliditě a další relevantní osobní údaje.
     

2. Jak Vaše osobní údaje získáváme?

Vaše osobní údaje získáváme zejména od Vás, a to za účelem výběru vhodného uchazeče a následně přípravy pracovní smlouvy nebo dohody o práci konané mimo pracovní poměr. V takovém případě Vás vždy informujeme o tom, zda je poskytnutí osobního údaje zákonným nebo smluvním požadavkem, nebo požadavkem, který je nutné uvést do smlouvy, a zda máte povinnost osobní údaje poskytnout, a o možných důsledcích neposkytnutí osobních údajů (zpravidla nemáte povinnost údaje poskytnout, ale v případě jejich neposkytnutí není možné pracovní smlouvu či dohodu řádně uzavřít).

V některých případech získáváme osobní údaje od třetích osob (například od našich zaměstnanců, Vašich předchozích zaměstnavatelů či od personální agentury) nebo z veřejně přístupných zdrojů, zejména:

  • z obchodního rejstříku
  • ze živnostenského rejstříku
  • z portálu jobs.cz; nebo
  • z profesních/sociálních sítí, např. Facebook či LinkedIn
  • z vyhledavačů jako např. Google.

3. Pro jaké účely a z jakého titulu zpracováváme Vaše osobní údaje?

Dovolujeme si Vás informovat, že Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro daný účel a po dobu, která je nezbytná pro splnění daného účelu, tj. zpravidla po dobu trvání výběrového řízení, pokud nám nedáte svůj souhlas k dalšímu zpracování.

Vaše osobní údaje zpracováváme:

a) pro účely výběru vhodného uchazeče a uzavření pracovní smlouvy nebo dohody o práci konané mimo pracovní poměr (jednání o smlouvě);
b) pro účely našich oprávněných zájmů.

Ad a) Jednání o smlouvě

Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem posouzení, zda Váš profil vyhovuje pracovní pozici, o kterou se ucházíte a také proto, abychom Vás informovali o podmínkách práce u nás a mohli s Vámi ohledně výběrového řízení komunikovat. Jinak řečeno, Vaše osobní údaje zpracováváme pro účely jednání o uzavření a případného uzavření pracovní smlouvy, dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce. Poskytnutí osobních údajů je tedy smluvním požadavkem. Pro tyto účely jsou zpracovávány následující kategorie osobních údajů: identifikační a adresní údaje, kontaktní údaje, údaje související s nabízenou pracovní pozicí, profesní údaje, podobizna a údaje o zdravotním stavu.

Vaše osobní údaje pro výše uvedený účel zpracováváme po dobu trvání výběrového řízení na danou pracovní pozici. Pokud s Vámi bude uzavřena pracovní smlouva či dohoda o práci konané mimo pracovní poměr, zpracováváme Vaše osobní údaje po dobu trvání dané smlouvy či dohody, a to v rozsahu a za podmínek dle informačního memoranda pro zaměstnance.

Ad b) Naše oprávněné zájmy

Mnohdy není použití Vašich osobních údajů nezbytné k samotnému jednání o smlouvě. I přesto takové osobní údaje zpracováváme např. z bezpečnostních důvodů nebo pro ochranu jiných našich oprávněných zájmů. Na základě těchto oprávněných zájmů zpracováváme Vaše osobní údaje pouze za předpokladu, že Vaše zájmy a základní práva a svobody nepřevažují náš oprávněný zájem. Před zahájením zpracování vždy důkladně poměřujeme Vaše zájmy s těmi našimi. Pokud se zpracováním nesouhlasíte, máte právo vznést námitku a my provedeme nové posouzení, a případně osobní údaje přestaneme zpracovávat. Pro tyto účely jsou zpracovávány následující kategorie osobních údajů: identifikační a adresní údaje, kontaktní údaje, kamerové záznamy a údaje o záznamech v rejstříku trestů.

Jedná se o následující oprávněné zájmy:

  • Ochrana majetku, života a zdraví osob vstupujících do našich objektů. Za tímto účelem jsou v prostorech našich závodů nainstalovány kamerové systémy a je vedena evidence návštěv. O umístění kamer jste vždy informováni prostřednictvím cedulí s piktogramem u všech vstupů do sledovaného prostoru. Kamerové záznamy jsou uchovávány nejdéle po dobu 3 týdnů. V případě nutnosti mohou být kamerové záznamy předány orgánům činným v trestním řízení. Mimo tento účel nejsou kamerové záznamy nijak zpracovávány ani jinak využívány. Evidenci návštěv uchováváme po dobu 2 let.
  • Prověření Vámi poskytnutých informací a dokumentů, obhajoba našich právních nároků. Tyto osobní údaje uchováváme nejdéle po dobu trvání běhu promlčecích nebo prekluzivních lhůt a nadto po dobu maximálně jednoho roku, abychom se stihli případně dozvědět o zahájení sporu ze strany uchazeče o zaměstnání. V případě zahájení soudního nebo jiného obdobného řízení zpracováváme dále osobní údaje po dobu tohoto řízení.
     

4. Komu Vaše osobní údaje zpřístupňujeme?

Vaše osobní údaje zpracováváme jakožto správce osobních údajů. To znamená, že určujeme účely, pro které Vaše osobní údaje shromažďujeme, a stanovujeme prostředky jejich zpracování. V případě, že Vám pracovní pohovor u nás zprostředkoval Úřad práce České republiky, zasíláme mu zpět informace o tom, zda s Vámi byla uzavřena smlouva či nikoliv. V případě, že Vám pracovní pohovor u nás zprostředkovala personální agentura, je tato personální agentura zpravidla zpracovatelem Vašich osobních údajů. V takovém případě uzavíráme s danou personální agenturou smlouvu o zpracování osobních údajů tak, aby ochrana Vašich osobních údajů byla zaručena v maximální možné míře.

Pro zpracování Vašich osobních údajů využíváme též služeb dalších externích zpracovatelů. Využíváme následující kategorie zpracovatelů: provozovatelé webových stránek, provozovatelé mailingových nástrojů. Se všemi těmito zpracovateli jsme též uzavřeli smlouvy o zpracování osobních údajů tak, aby ochrana Vašich osobních údajů byla zaručena v maximální možné míře.

V ojedinělých případech můžeme být povinni poskytnout Vaše osobní údaje třetím stranám pro plnění našich právních povinností. Jedná se zejména o případy poskytování osobních údajů orgánům činným v trestním, přestupkovém či správním řízení v případě, že jsme požádáni o součinnost (například vydání záznamů z našeho kamerového systému).
 

5. Jak Vaše osobní údaje zpracováváme?

Plně si uvědomujeme důležitost ochrany osobních údajů a soukromí uchazečů o zaměstnání. Při zpracování osobních údajů postupujeme vždy tak, aby Vaše osobní údaje byly zabezpečeny v maximální možné míře a nemohly být zneužity.

Zpracování Vašich osobních údajů může být jak manuální, tak automatizované. Automatizované zpracování probíhá v našich informačních systémech, případně v informačních systémech našich zpracovatelů. Vaše osobní údaje jsou zpracovávány především našimi pověřenými zaměstnanci a zpracovateli, jak je uvedeno v předchozí kapitole. Učinili jsme taková opatření, aby k Vašim osobním údajům měli přístup pouze zaměstnanci a zpracovatelé, kteří se podílejí na jejich zpracování, a také aby tito zaměstnanci a zpracovatelé zachovávali mlčenlivost o veškerých skutečnostech, údajích a datech (osobních či jiných), o nichž se dozvěděli při výkonu své práce.

Se všemi našimi zpracovateli Vašich osobních údajů vždy uzavíráme písemnou smlouvu upravující zpracování osobních údajů, která obsahuje stejné záruky pro zpracování osobních údajů, jaké jsou dodržovány v naší společnosti.

Dále bychom Vás rádi informovali, že neprovádíme žádné rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování.

6. Jaká máte práva v oblasti ochrany osobních údajů?

Vaše údaje zpracováváme zcela transparentním způsobem. Kdykoliv během zpracování Vašich osobních údajů můžete využít následujících práv:

a) Právo na přístup k Vašim osobním údajům a na pořízení kopie osobních údajů, které zpracováváme.
b) Právo na opravu a doplnění Vašich osobních údajů v případě, že zjistíte, že o Vás zpracováváme nesprávné nebo nepřesné osobní údaje.
c) Právo na výmaz Vašich osobních údajů (resp. právo být zapomenut). Na Vaši žádost můžeme za určitých, právními předpisy stanovených podmínek vymazat Vaše osobní údaje. Upozorňujeme Vás, že Vaše osobní údaje naopak nemohou být vymazány, pokud je jejich zpracování nezbytné.
d) Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů. Na Vaši žádost můžeme za určitých, právními předpisy stanovených, podmínek omezit nakládání s Vašimi osobními údaji. Pokud uplatníte Vaše právo na omezení zpracování a bude naplněna některá z těchto podmínek, provedeme v našich systémech záznam, že se na dané údaje vztahuje omezení, a takové údaje nebudeme zpravidla aktivně dále zpracovávat. Pokud pominou důvody pro omezení zpracování, omezení zpracování Vašich osobních údajů zrušíme. O tom Vás budeme předem informovat.
e) Právo na přenositelnost. V případě, že zpracováváme Vaše osobní údaje na základě Vašeho souhlasu nebo pro účely plnění smlouvy a zároveň je zpracování automatizované, máte právo získat takové Vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném strojově čitelném formátu a předat je jinému správci.
f) Pokud se domníváte, že došlo k porušení povinností stanovených právními předpisy na ochranu osobních údajů, zejména GDPR, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů nebo u jiného úřadu členského státu Evropské unie, který je pověřen dozorem nad dodržování povinností stanovených GDPR.

Máte rovněž právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, pokud jsou osobní údaje zpracovány pro účel oprávněných zájmů správce či třetí strany. V případě, že vznesete námitku, nebudeme zpracovávat Vaše osobní údaje do té doby, dokud neprokážeme závažné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

V případě uplatnění jakéhokoliv výše uvedeného práva Vás bez zbytečného odkladu písemně informujeme o způsobu vyřízení Vaší žádosti.

7. Aktualizace

Toto informační memorandum průběžně kontrolujeme a můžeme jej příležitostně měnit (především aby byl dodržen soulad s právními předpisy a postupy ochrany osobních údajů). Aktualizované verze budou vždy k dispozici na našich webových stránkách.

 

Spojte se s námi