Навіщо компаніям корпоративна гаряча лінія | KPMG | UA
close
Share with your friends

Навіщо компаніям корпоративна гаряча лінія

Навіщо компаніям корпоративна гаряча лінія

За статистикою, в середньому компанія втрачає близько 5% своєї виручки через внутрішнє злодійство і шахрайство.

1000

Директор, управління ризиками

KPMG в Україні

Контакт

За цією темою

Джерело: НВБізнес

Найчастіше, співробітники знають про те, що колега поводиться не порядно або що в робочому процесі виникла серйозна проблема, проте не повідомляють про це.

Рішення "тримати язик за зубами" часто пов'язано зі страхом втратити роботу або зіпсувати відносини з начальством. Підсумком такої ситуації можуть стати не тільки фінансові збитки через шахрайство, але й підвищена плинність персоналу, неналагоджені робочі процеси, падіння рівня доходів і багато іншого. Що робити в такій ситуації?

Одним з найбільш ефективних рішень може стати створення анонімного каналу прямої комунікації від низу до верху – співробітників з топ-менеджментом компанії. У всьому світі таким каналом є корпоративна гаряча лінія. Важливо, що такий інструмент дозволить отримувати інформацію не тільки про випадки шахрайства, а й про стан бізнес-процесів у компанії.

Особливо актуально це для бізнесу, що має розгалужену регіональну мережу і великий штат співробітників, коли проконтролювати конфлікт інтересів або нечесність керівництва на місцях або складно, або занадто витратно. Крім того, анонімні повідомлення іноді є практично єдиним способом виявити шахрайство топ-менеджерів.

Сьогодні багато українських компаній в таких питаннях віддають перевагу службі безпеки, яка традиційно має своїх інформаторів у "трудовому колективі". Однак, як показує наш досвід, часто департаменти безпеки, будучи самі учасниками внутрішнього контролю, не розкривають значну частку інформації про кризові та проблемні ситуації керівництву.

Причини цього бувають найрізноманітніші. Іноді служба безпеки просто не вважає за потрібне залучати менеджмент у вирішення проблеми, покладаючись на свої сили. Але буває і так, що це відбувається через занадто запущену проблему, яка не була своєчасно врегульована співробітниками, що відповідають за безпеку. І таким чином, вони намагаються приховати неефективність своєї роботи.

Правила роботи гарячої лінії

У практиці бувають випадки, коли на стадії запуску гаряча лінія зустрічає підтримку й ентузіазм співробітників, однак через якийсь час перетворюється на формальний канал зв'язку. Щоб цього не сталося, необхідно дотримуватися ряду простих правил.

По-перше, дуже важливий "меседж" топ-менеджменту про те, що гаряча лінія є анонімною, і відстежити автора повідомлення неможливо. По-друге, співробітникам важливо знати, що навіть якщо вони поскаржаться на свого безпосереднього керівника, їх не покарають. По-третє, вони повинні бути впевнені, що компанія дотримується принципу "нульової толерантності" до шахрайства і корупції, що рівно застосовується до всіх рівнів – від топ-менеджера до лінійного фахівця. І нарешті, працівники повинні знати, що за їх скаргою підуть відповідні дії компанії, наприклад, внутрішнє розслідування ситуації.

З цією метою компанії варто завчасно створити безперервно діючу комісію з внутрішніх розслідувань. У число постійних учасників такої комісії можуть увійти співробітники фінансової та юридичної служби, HR департаменту та служби безпеки. На тимчасовій основі – співробітники, що спеціалізуються на вузьких бізнес або виробничих процесах, з якими пов'язане можливе порушення.

Щоб забезпечити ефективність гарячої лінії також важливо створити незалежний наглядовий орган, який буде відслідковувати якість опрацювання повідомлень, що надходять на гарячу лінію: чи прийняті вони в роботу, на якому етапі перебуває вирішення тієї чи іншої проблеми, хто відповідальний і так далі.

Коли гарячу лінію варто віддати на аутсорсинг

У випадку з гарячою лінією рішення віддати цю функцію на аутсорсинг буде залежати від того, які цілі ставить перед собою компанія і наскільки готова інвестувати в цю технологію. Наприклад, якщо топ-менеджмент зацікавлений в отриманні даних гарячої лінії в неспотвореному незалежним оператором вигляді, то аутсорсинг ефективно вирішує це завдання. Передача цієї функції підряднику також дозволить суттєво здешевити цей процес і забезпечити професійну комунікацію диспетчера з співробітниками. Відповідно, не потрібно проводити навчання персоналу і вчитися на своїх помилках.

Однак буває, що компанія приймає рішення в силу конфіденційності, побажань керівництва і/або власника, організовувати гарячу лінію внутрішніми силами. В такому випадку компаніям слід звернути увагу на ризики втрати частини інформації і дотримання незалежності в обробці і проведенні розслідувань.

Незалежно від того, чи є гаряча лінія внутрішнім ресурсом або передана на аутсорсинг, періодично слід проводити незалежну оцінку ефективності її роботи і вносити відповідні зміни у внутрішні практики компанії. Наведу приклад. За результатами дослідження, в середньому на місяць, залежно від галузі, на гарячу лінію надходить близько 20 дзвінків. Якщо у вашій компанії цей рівень значно нижче – це привід проаналізувати можливі причини недовіри співробітників до гарячої лінії і вжити відповідних заходів.

KPMG у соцмережах

 

Запит про послуги KPMG

 

Відправити