Global ticaret dendiğinde akla ilk gelen 5 başlık gümrük işlemleri, masraflar, vergiler, kurallar/uyum ve risklerdir. BT uygulamaları, etkin risk yönetiminin yanı sıra, rekabette ciddi avantajlar da sağlıyor. Ayrıca maliyetleri azaltmak, fiyat ve "landed cost" planlamalarını sağlamak, şeffaflık, iç denetim, kamu ile iletişim ve risk yönetiminde BT uygulamaları kullanılıyor. CEO/CFO’dan başlayarak tüm yönetimin ortak kaygıları vardır. Bunlardan birkaçı aşağıda şekilde sıralanabilir:

• Tedarikçilerden alınan ürünler siparişe uygun mu?
• Taşıma ve sigorta işlemleri zamanında düzenlendi mi?
• Gümrük işlemleriyle ilgili gümrük müşaviri, taşıyıcı firma vb. taraflara bilgi verildi mi?
• İthalat masrafları ve vergileri ile vergilemeye esas konular hakkında görüş öngörüldü mü?
• Gümrük ve diğer vergi beyanları doğru ve eksiksiz yapıldı mı?
• Tüm bu işlemlerdeki masraflar minimize edildi mi?

Herkesin özellikle son soruya daha çok yoğunlaşması işten bile değil.

Peki tüm bunları sizin için yapan ve kolaylaştıran biri olsaydı, iyi olmaz mıydı?

Günümüzde bilişim teknolojileri hayatımızın her alanında kolaylık sağlıyor. ERP sistemleri hayatımıza girmeden önce muhasebe kayıtları, yevmiye defterleri, bordrolama işlemleri nasıl tutulurdu hatırlar mısınız? Günde milyon adet üretim yapan, 2 bin kişi çalıştıran bir fabrikanın hâlâ eski usulde bu işlemlerini yürütmesi mümkün olabilir mi?

Biraz gecikmiş gibi görünse de bu otomasyon işlemleri artık tedarik zinciri alanında da yavaş yavaş kendini göstermeye başlıyor. Türkiye için GSMH'nin yüzde 60’ından daha fazla tutarda gümrük işlemi gerçekleştiğini düşünürsek aksi beklenemezdi zaten.

Üstelik bu tür programların birden fazla işlevi de oluyor. Gelin bunlara kısaca bir göz gezdirelim:

• Bilgi ve teknoloji birleşiyor ve vergi, muhasebe ve finans hizmetleri yeni bir boyut kazanıyor.
• Transfer fiyatlaması, vergileme, analiz, raporlama gibi karmaşık süreçler kolaylaşıyor ve hızlanıyor.
• Uluslararası uygulamalara, diğer ülkelerde olan mevzuatlara ve değişikliklere direk erişim olanağı sunuyor. Örneğin AB üyesi bir ülkede oluşacak vergiyi ilgili vergi dairesine nasıl beyan edebileceğinizi bu uygulamalardan öğrenebiliyorsunuz.
• İthalat süresince maliyetleri önceden öngörebiliyor, alternatifleri sıralayabiliyor ve planlanan ile gerçekleşen arasındaki farkı, nedenleriyle beraber ortaya çıkararak sonraki operasyonlarda bunları düzeltme imkânı sağlıyor.

Halihazırda işlem hacmi yüksek olan firmalarda belirli programlar kullanılıyor. Ancak bunların pek çoğu sadece işlemlerin takibi ve operasyon geçmişinin tutulmasına yönelik olup, güncellemeler manuel olarak yapılıyor. Herhangi bir mevzuat güncelleme veritabanı bulunmadığı gibi yeni ürünlere yönelik işlemler de yine manuel olarak belirleniyor. Her uygulama değişikliğinde de bu durum hem ilgili departmanlarda hem de IT bölümlerinde iş yükü yarattığı gibi uyumlu hale getirmek için de belirli bir süre gerekiyor. Hata riskinin arttığı bu tür uygulamalar artık güncelliğini yitiriyor ve firmalar işlemleri standardize edecek, yanlışlık ve bağlı riskleri minimize edecek, işgücünü bu işlemlerle atıl durumdan aktif duruma taşıyacak yeni yaklaşımlara sıcak bakıyorlar. Arşiv odaklı ve sadece geçmişin kaydı ile ilgilenen değil, bilgiyi ve işlemleri geleceğe yönelik olarak yönetme odaklı bir yaklaşım hızla yayılıyor.

Bilişim teknolojileri sadece kullananlar açısından değil, sorumlu oldukları kurumlar açısından da önem taşıyor. Bunun yanında bu kurumların da bu teknolojileri etkin olarak kullandığı bir gerçek.

Gereklilikler doğrultusunda özel olarak hazırlanabilen raporlarla otomatik olarak hazırlanan beyannameler rutin bir sisteme girince yanlış olma riski azalıyor ve bu kapsamda vergi idarelerinin de eksiklik/yanlışlık tespit çalışmaları, bunların firmalara bildirimi, firmaların geri dönüşü vb. süreçleri iyileşiyor.

Dış ticaret özeline baktığımızda ise konu farklı pencerelerde farklı kolaylıklar açıyor. Örneğin vergileme ve ithalat kontrollerinin belirlendiği gümrük tarife pozisyonlarını belirlemekten, menşe ülke bazında vergilerinin ve ithalat kontrollerinin önceden bilinmesine imkân tanıyan sistemlerin yerleşmesi, ithalat esnasında oluşabilecek muhtemel kontrolleri ve süreçleri uzatan, kırmızı hatta düşme gibi riskleri de ortadan kaldırıyor. Bu pencerede kamu açısından da en önemli husus zaman kazandırıcı işlemlerin artması oluyor.
Diğer bir pencere ise gümrük incelemelerinde kendini gösteriyor. Potansiyel gümrük incelemelerinde gümrük idarelerinin inceleme konusuna göre farklı talepleri oluyor. Standardize edilmiş sistemlerde ilgili kurumlara verilen bildirimlerde tam uyumun olması, hem etkinlik açısından hem zaman hem de itibar açısından kazanç sağlıyor. Bununla beraber diğer önemli bir konu ise, tüm işlemlerde şeffaflık olarak ortaya çıkıyor.

Bilindiği gibi gümrük işlemlerinin kolaylaştırılması amacıyla uygulamaya konan Yetkilendirilmiş Yükümlü Statüsü (YYS, uluslararası adıyla Authorized Economic Operator, AEO), gümrük yükümlülüklerini yerine getiren, kayıt sistemi düzenli ve izlenebilir olan, mali yeterlilik, emniyet ve güvenlik standartlarına sahip bulunan, kendi oto kontrolünü yapabilen güvenilir firmalara gümrük işlemlerinde birtakım kolaylık ve imtiyazlar tanıyan ve uluslararası geçerliliği olan bir ayrıcalık. Bu kapsamda şeffaflık sağlayan bu tür programların kullanılması, YYS belgesi alma/belgenin devamlılığını sağlama açısından da oldukça önemli bir rol alıyor.

Dolayısı ile, BT sadece şirketlerin iç süreçleri için değil, kamu otoritesinin beklentileri ve uyum gereklilikleri açısından da önem taşıyor.

Tüm profesyonel alanlarda olduğu gibi “danışmanlık” konusu burada da önem kazanıyor. Bilişim teknolojileri yabancı menşeli uygulamalar olup, bunların lokalizasyonunun yapılması konusunda da teknolojiye sahip olan firmalar, konusunda uzman danışmanlarla çalışmayı tercih ediyor.

Her ülkenin kendi uygulamalarına göre bu programlar şekilleniyor. Türk gümrük sisteminin gereklilikleri göz önüne alındığında bu kapsamdaki danışmanlık, işin büyük bir kısmını kapsıyor. Her ne kadar Avrupa Birliği ile olan ilişkiler sebebiyle müktesebata uyumluluk gösteren alanlar olsa da; özellikle dış ticaret işlemlerinde Türkiye özelinde pek çok uyulması gereken konu ve uyulmadığında da ciddi yaptırımlar bulunuyor. Bu sebeple programların kurulum aşamasında tüm gerekliliklerin düşünülerek mevcut ve olası tüm riskler dikkate alınarak kurgulanması gerekiyor.

Kurulumdan sonra güncelliğin takibi, değişen iş planlarına göre sistemin şekillendirilmesi ve iç denetimin ve kontrollerin düzenli yapılması gibi fazların devamlılığı bekleniyor.

Bu noktada, gerek lokal gümrük uygulamalarını gerek global ticaret uygulamalarını ve gerekse BT tecrübesini bir potada eriten şirkete özgü projelerin yönetimi ve bunun üst yönetim tarafından takip edilmesi büyük önem kazanıyor.

BT uygulamalarını gümrük ve dış ticaret süreçlerine entegre eden şirketlerin uyum, risk yönetimi ve rekabet avantajı konularında öne çıkacağını tahmin etmek güç değil.