Hukuk Süreçlerinde İç Denetim

Hukuk Süreçlerinde İç Denetim

Şirketlerde hukuk süreçleri denetiminin sağladığı faydalar değerlendiriliyor.

İlgili içerik

Günümüz dünyasının sürekli ve daha da çok zorlaşan rekabet koşullarında, şirketler risklerini asgari düzeye indirmeye, bu amaçla kontrol noktaları belirlemeye ve bu kontrol noktalarının etkinliğinin denetlenmesine daha çok önem veriyorlar.    

Yalnızca finansal denetimler vasıtasıyla finansal kayıp riskinin minimize edilmesi anlayışı yerine; operasyonel risklerin, yasal risklerin ve itibar risklerinin de minimize edilmesi ve risk faktörünün bir bütün olarak ele alınması anlayışı daha fazla öne çıkıyor. Bu noktada hukuk, insan kaynakları, satın alma gibi destek hizmetlerin denetlenmesi ile maliyetler azaltılıp operasyonel ve yasal riskler ile itibar riskleri minimize edilebiliyor ve operasyonel verimlilik sağlanabiliyor. Finansal riskler kadar yasal risklerin ve itibar risklerinin minimize edilmesi ve kurumsal yönetim anlayışının gelişimini desteklemesi açısından hukuk süreçlerinin öncelik kazanan alanlardan biri olduğunu görüyoruz. 

Hukukun; borçlar hukuku, ticaret hukuku, ceza hukuku, iş hukuku vb. gibi çok çeşitli ve ayrı ayrı uzmanlık gerektiren alanlardan oluşması sebebiyle, şirketlerin hukuk birimlerinin, alanında uzman çalışan sayısı bakımından çoğunlukla yetersiz kaldığını ve hukuk süreçlerini aynı zamanda hukuk büroları veya avukatlardan hizmet alımı yoluyla yürüttüklerini görüyoruz. Böylece, hukuk süreçleri dediğimizde resme yalnızca hukuk birimi tarafından yürütülen süreçler ile hukuk birimi çalışanlarını çizmiyor, tedarikçi süreçleri ve tedarikçilerle şirket arasındaki ilişkileri de ekliyoruz.  

Bu bakımdan hukuk süreçlerinin denetimi şirketlere;

  • Hukuk süreçlerinin operasyonel açıdan daha verimli ve sistematik hale getirilmesi,
  • Dış kaynak kullanımı yoluyla yürütülen süreçlerde fayda-maliyet analizi yapılması,
  • Sistemsel geliştirmelerle zaman ve maliyetten tasarruf edilmesi,
  • Onay ve yetki mekanizmalarının kontrolü ile yetkisiz işlemlerden ve böylece finansal ve yasal risklerden kaçınılması,
  • Anahtar performans göstergelerinin (KPI) belirlenmesi ve değerlendirilmesi ve bu şekilde hukuk birimlerine daha objektif ve gerçekçi hedefler verilerek performans değerlendirmelerinin daha sağlıklı yapılması gibi faydalar sağlıyor.

Şirketlerde etkin ve yeterli bir iç kontrol ortamının varlığından bahsedebilmek için, bazı temel bileşenlerin mevcut olması gerekir. Bu temel bileşenlerin başında organizasyon yapısı, yazılı şekilde dokümante edilmiş görev tanımları ile politika ve prosedürler, belirlenmiş süreçler ile rol ve sorumluluklar ve objektif ve belirli kriterlere dayandırılmış bir performans değerlendirme sistemi gelmektedir. Dış kaynak kullanılarak yürütülen süreçlerin etkinliği de yine bu bileşenler dikkate alınarak ayrıca değerlendirilmelidir. Bu noktada hukuk süreçleri denetimini 2 başlığa ayırmak mümkün: 

  • Şirketlerin hukuk birimleri tarafından yürütülen süreçlerin denetimi
  • Dış kaynak kullanılarak yürütülen hukuk süreçlerinin denetimi

Şirketlerin Hukuk Birimleri Tarafından Yürütülen Süreçlerin Denetimi

Şirketlerin hukuk birimleri tarafından yürütülen süreçlerde öncelik, hukuk biriminin organizasyonda nerede konumlandırıldığının ve şirket üst yönetiminin hukuk biriminden beklentilerinin belirlenmesidir. Hukuk biriminin konumu ve amacının belirlenmesi sonrasında hukuk birimi çalışanlarının görev tanımlarının ve hukuk süreçlerine ilişkin prosedürlerin oluşturulmuş olmasına dikkat edilmelidir. Hukuk süreçlerine ilişkin prosedürlerin her bir süreç bazında, kontrol tanımlarını, birimlere ve çalışanlara düşen rol ve sorumlulukları içerecek şekilde hazırlanmış olması gerekmektedir. Bu noktada devreye hukuk süreçlerinin belirlenmesi giriyor. Şirketin faaliyet alanına göre değişiklik göstermekle birlikte, her şirket ve kurum için ortak olabilecek hukuk süreçlerini 4 temel başlıkta toplamak mümkün:        

  • Sözleşme yönetimi süreci: Sözleşme onay ve takip mekanizmaları ile kurumun hak ve yükümlülüklerinin doğru ve zamanında yönetilmesinin takibi 
  • Masraf yönetimi süreci: Avukat ve dava masrafları onay ve takip mekanizmaları 
  • Dava yönetimi süreci: Dava takip süreçleri, icra takipleri, temyiz ve uzlaşma süreçleri 
  • Mütalaa süreci: Hukuk birimi tarafından verilen görüşlerin kayıt ve takibi  

Bahsi geçen süreçlerin yanı sıra şirketin faaliyet alanına göre başka hangi süreçlerin hukuk birimi tarafından yürütüleceği de ayrıca belirlenmelidir. Hangi süreçlerde dış kaynak kullanılacağı ve dış kaynak kullanılarak yürütülen süreçlerde şirketin hukuk biriminin rol ve sorumluluğunun ne olacağı belirlenmiş ve prosedürler vasıtasıyla yazılı şekilde dokümante edilmiş olmalıdır.  

Hukuk biriminin performans değerlendirme kriterlerinin de, anahtar performans göstergeleri (KPI) aracılığı ile yazılı şekilde dokümante edilmesi, hukuk biriminin ve çalışanlarının hedeflerinin de kriterler baz alınarak belirlenebilmesi ve denetlenebilmesi açısından faydalı olacaktır. Hukuk, soyut ve sonucu öngörülemeyen bir alan olduğundan, sayısal ve objektif kriterler belirlemek kolay olmamakla birlikte, süreçlerin otomatize edilmiş ve sistematik şekilde kayıt altına alınmış olması bu problemin çözümünde yardımcı olacaktır. Ülkemizde dava yönetimi süreçlerinde UYAP (Ulusal Yargı Ağı Projesi) sistemi ve sözleşme yönetimi süreçlerinde sözleşme yönetim modülleri, hukuk süreçlerinin otomasyonuna ilişkin kullanılabilecek araçlardır. 

Şirketlerin hukuk birimleri tarafından yürütülen süreçlerin denetiminde, yukarıda bahsi geçen süreçlerde kontrollerin etkin olup olmadığı, yazılı ve güncel bir prosedüre dayandırılıp dayandırılmadığı, şirket kaynaklarının bu süreçlerde efektif kullanılıp kullanılmadığı, bilgi teknolojileri kullanılarak operasyonel verimlilik sağlanabilecek alanların mevcut olup olmadığı, var olan bilgi teknolojilerinin etkin kullanılıp kullanılmadığı, performans değerlendirme sisteminin doğru ve etkili yürütülüp yürütülmediğine ilişkin bir kontrol listesi hazırlanarak süreç denetimi gerçekleştirilir.

Dış Kaynak Kullanılarak Yürütülen Hukuk Süreçlerinin Denetimi

Dış kaynak kullanılarak yürütülen hukuk süreçlerinde, şirketlerin hukuk birimleri tarafından yürütülen süreçlerden farklı olarak, anlaşmalı avukatlar ile şirket arasında imzalanan sözleşmeler, vekaletnameler, anlaşmalı avukatların masrafları, anlaşmalı avukatlar tarafından verilen görüşler ve yürütülen dava süreçleri ve anlaşmalı avukatların işe alım ve performans kriterleri gibi hususlar devreye giriyor.Anlaşmalı avukatların süreçleri şirket adına vekaleten yürütmeleri de, hukuk büroları veya avukatlar ile bahsi geçen hususlar düzenlenirken şirketin diğer tedarikçilerine uygulanan kuralların uygulanamayacağı ve dolayısıyla denetiminin de tedarikçi denetimi gibi yapılamayacağı anlamına geliyor.

Anlaşmalı hukuk büroları veya avukatlar tarafından yürütülen süreçlerin denetiminde dikkat edilmesi gereken kontrol noktalarını 5 ana başlıkta toplayabiliriz:  

  • Masraf kontrolleri: Dava masrafları ile seyahat, yemek, ulaşım gibi masrafların kontrolü 
  • Ücret kontrolleri: Anlaşmalı avukatlara verilen ücretlerin barolar tarafından her sene ilan edilen tavsiye edilen asgari vekalet ücreti ile uyumunun kontrolü
  • Sözleşme ve vekaletname kontrolü: Anlaşmalı avukatlar ile şirket arasında imzalanan sözleşmelerin ve vekaletnamelerin yapılan işin amacına uygunluğunun ve kapsayıcılığının kontrolü
  • İşe alım ve performans kontrolü: Hukuk büroları ve avukatlar ile anlaşma yapılması öncesinde avukatların sahip olmaları gereken niteliklerin belirlenmesinin, objektif ve yeterli performans değerlendirme kriterlerinin belirlenmesinin, vekaletnamelerin hangi durumlarda feshedileceğinin belirlenmesinin kontrolü
  • Dava takibi kontrolü: Anlaşmalı avukatlar tarafından takip edilen dava süreçlerinin doğruluğunun ve etkinliğinin kontrolü 

Gerek şirketlerin hukuk birimleri tarafından yürütülen süreçlerde, gerekse dış kaynak kullanılarak yürütülen süreçlerdeki dava takibi süreçleri denetlenirken hukuk alanında uzmanlık gerekeceğinden hukukçu desteği ve danışmanlığına başvurmakta fayda olacaktır. 

Yukarıda bahsi geçen durumların haricinde; şirketler şirket çalışanı olmayan avukatlardan yalnızca danışmanlık hizmeti alıyor da olabilirler. Bu durumda şirketin hukuk biriminin danışmanlık sürecinde nerede konumlandırıldığı, danışmanlık hizmetinin bir sözleşmeye bağlanmış olması, sözleşme şartları, danışman tarafından verilen görüşlerin yazılı kayıt altına alınması hususları kontrol edilmelidir. 

Hukuk süreçlerinin denetimine yalnızca hukuki davalar açısından bakılmamalı; hukuk süreçleri tüm finansal ve operasyonel riskleri göz önünde bulunduracak şekilde, organizasyonu ile, kullanılan prosedürler, görev tanımları, sözleşmeler, vekaletnameler ve diğer dokümanları ile, performans takibi ile, şirketin hukuk müşavirleri, danışmanları, anlaşmalı avukatları ile bir bütün olarak ele alınmalı ve denetimin kapsamı tüm bunlar göz önünde bulundurularak oluşturulmalıdır.

Bize ulaşın

 

Teklif talebi

 

Gönder

KPMG’nin yeni dijital platformu

KPMG International, yeni ve ilişkili içeriklere uygun, deneyiminizi geliştiren son teknoloji bir dijital platform geliştirdi.