Förmåner

Förmåner

Vad gäller vid resor, representation & gåvor.

Vad gäller vid resor, representation & gåvor.

Vad gäller när du bjuder in till resor, representation eller ger bort en gåva?

Den senaste tiden har massmedias granskning av bolag, både inom den privata och offentliga sektorn, fullkomligt exploderat vad gäller resor och representationer. Det rör både den skattemässiga hanteringen av bolagets avdragsrätt, frågan om förmånsbeskattning och den etiska aspekten. En felhantering kan påverka förtroendet för bolaget och skada varumärket, vilket i sig kan bli mycket mer kostsamt än det förlorade avdraget. Den massmediala uppmärksamheten kan även öka risken för en skatterevision vilket kan medföra omprövningsbeslut med skattetillägg och kostnadsränta vilket också kan bli väldigt kostsamt.


Två former av representation

Det finns två former av representation, intern och extern representation. Den interna representationen riktar sig mot bolagets personal eller uppdragstagare exempelvis styrelseledamöter. Exempel på intern representation är informationsmöten, personalfester och vissa former av representation mot koncernföretag. Den externa representationen kan vara måltider, teaterbesök, golfspel etc. i anslutning till affärsförhandlingar. Det kan även vara representation i PR-syfte som jubileer och invigningar. Representationsgåvor är ytterligare exempel på avdragsgill extern representation, för vilka avdrag medges med 180 kr exkl. moms under förutsättning att gåvan överlämnas till kunden under representationstillfället.


Utgiften måste ha ett omedelbart samband med verksamheten

Vad är syftet med representationen? Finns det omedelbara sambandet mellan kostnaden för representationen och den verksamhet som bedrivs? Är middagen i direkt anslutning till affärsförhandlingen? Är det samma personer som deltog på mötet som medverkar på middagen?
 

Dokumentera

  • syftet med representationen
  • vilka deltog, namn och företag
  • kostnaderna med kvitton och datum


Om representationsgåva

  • se till att gåvan överlämnas till kund vid själva representationstillfället, annars är det en icke avdragsgill kostnad.


Om representation sker ofta mot samma kund finns risk för muta.


Studie och konferensresor

Säkerställ att 75 % (sex timmar per heldag och 30 timmar per vecka) av tiden uppgår till kvalitativ arbetstid som är till nytta för företaget/verksamheten. Teambuilding är inte kvalitativ arbetstid och ska ske utöver ovan tidsramar.


Upprätta en detaljerad agenda där varje programpunkt framgår med innehåll och tider. Dokumentera programmet med kostnader per programpunkt och deltagarlista. Om studie och konferensresan förläggs utomlands ska de affärsmässiga anledningarna till det dokumenteras. Till exempel att moderbolaget finns i det landet eller att det är kostnadseffektivt.


Gåvor till de anställda

Huvudregeln är att alla gåvor som en anställd får av sin arbetsgivare är skattepliktig. Men det finns undantag.
 

  • Julgåvor – max 450 kr inkl. moms.
  • Jubileumsgåva – då företaget firar 25, 50, 75 och 100 år, max 1350 kr inkl. moms.
  • Minnesgåva – får ges om den anställde fyller 50 el 60 år, firar 25 år i företaget eller vid anställningens slut. Man får ge maximalt 2 minnesgåvor under en anställning och den anställde måste varit varaktigt anställd i sex år. En av de två minnesgåvorna måste ges när den anställde avslutar sin anställning. Gåvan får max kosta 15 000 kr inkl. moms.


Ovan belopp (julgåva, jubileumsgåva och minnesgåva) är gränsbelopp dvs. om de överskrids ska hela beloppet förmånsbeskattas.


Utöver dessa gåvor kan en gåva av enklare slag och mindre värde ges inom begreppet personalvårdsförmån till exempel när någon anställd fyller år eller gifter sig. Det kan exempelvis vara en enklare bukett blommor. Ett krav är dock att denna gåva ges till alla anställda som exempel fyller år.


Skattelagstiftningen inom området förmåner är svårt

Om en anställd tillhandahållits en förmån ska arbetsgivaren pröva om bolaget har rätt till avdrag för förmånens kostnad och om rätt föreligger att lyfta av den ingående mervärdesskatten. Därefter ska bolagets uppbördsfrågor hanteras rätt. Utgör förmånen underlag för preliminärt skatteavdrag samt redovisning av arbetsgivaravgifter? Föreligger skyldighet att lämna kontrolluppgift? Den anställde ska ta ställning till om deklarationsskyldighet föreligger samt om förmånen ska värderas enligt kontrolluppgift eller på annat sätt.
 

Vi kan;

  • besvara frågeställningar gällande regelverket.
  • se över företagets befintliga rutiner kring representation.
  • ta fram förslag till policydokument med tydliga processer för din verksamhet.
  • utbilda medarbetare/chefer/befattningshavare som hanterar frågorna.


Kontakta oss gärna så hjälper vi dig!

Kontakta oss

 

Offertförfrågan

 

Skicka

Kontakt

Gåvor till anställda och kunder

Om viktig gränsdragning vid hantering av gåvor.

 
Läs mer