Spara kvittot | KPMG | SE

Spara kvittot

Spara kvittot

Vad gäller om en anställd har gjort ett utlägg för företagets räkning och begär ersättning via en reseräkning? Räcker det med att den anställde fotar eller skannar kvittot eller måste kvittot i pappersform lämnas in och arkiveras av företaget?

1000

Kontakt

Redovisningsspecialist

KPMG i Sverige

Kontakt

Relaterat innehåll

Grunden i bokföringslagen är att räkenskapsinformation som ett företag tar emot från någon annan ska sparas i den form som den togs emot. Det innebär att:

- Om företaget fått en leverantörsfaktura på papper, ska den sparas på papper.
- Om fakturan kommit till företaget i elektronisk form, ska den sparas i elektronisk form.

Men vad innebär det för kvitton - till exempel om en medarbetare betalar och sedan begär ersättning? Hur ska ett utläggskvitto från en anställd arkiveras?

Det som är avgörande för i vilken form ett kvitto som en anställd tar emot ska bevaras, är när det anses ha inträffat en affärshändelse i det bokföringsskyldiga företaget. Detta får bedömas utifrån den anställdes roll i den affärstransaktion som genererat kvittot, alltså om den anställde agerat i affärstransaktionen för egen räkning eller för företagets räkning. I det senare fallet – när den anställde således har gjort ett utlägg för företagets räkning – har affärshändelsen i företaget inträffat redan vid affärstransaktionen. (Fotnot 1)

Kvitto för företagets räkning ska sparas som det först togs emot

Om den anställde agerat för företagets räkning är det en affärshändelse i företaget och kvittot ska sparas i den form som den anställde tog emot det.

Som exempel på när den anställde agerat för företagets räkning anger BFN:

  • att det ingår i anställningen att ingå den aktuella affärstransaktionen, 
  • att det finns en överenskommelse mellan den anställde och arbetsgivaren att ingå affärstransaktionen, eller 
  • att transaktionen rör något som företaget normalt betalar och ersätter den anställde för.

Om den anställde vid tjänsteresa tar emot ett hotellkvitto är det troligtvis en transaktion som företaget normalt ersätter den anställde för. Då anses den anställde ha tagit emot kvittot för företagets räkning. Togs kvittot emot i pappersform ska det sparas i pappersform av företaget. Togs kvittot emot i elektronisk form ska det sparas i elektronisk form.

Det saknar betydelse om den anställde har betalat med egna medel eller med ett kort som han eller hon är betalningsskyldig för.  

Hur länge ska kvittot arkiveras?

Företaget ska alltså arkivera kvittot i den ursprungliga formen. Men i bokföringslagen finns det möjlighet att överföra räkenskapsinformation från en form till en annan, till exempel genom att skanna ett papperskvitto. I det fallet räcker det med att företaget sparar papperskvittot de första tre åren och därefter bara sparar den skannade kopian de resterande fyra åren. Den totala arkiveringstiden enligt bokföringslagen är sju år.

Utöver bokföringslagen behöver företaget ta hänsyn till hur bland annat momslagstiftningen påverkar arkiveringskravet.
 

Sammanfattning

I de allra flesta fall anses alltså affärshändelsen ha uppstått i företaget när den anställde tog emot kvittot. Det är då i samma form som den anställde tog emot kvittot som företaget ska arkivera det. Om den anställde tog emot kvittot i pappersform ska det alltså även arkiveras i pappersform av företaget.

På KPMG hjälper vi dig gärna att göra rätt. Kontakta ditt närmaste KPMG-kontor för mer information.

........................

Fotnot 1: Brevsvar från BFN om verifikationer när anställda betalar 5 april 2017

ekonomi + effektivt + elektroniskt + enkelt = eService

ekonomi + effektivt + elektroniskt + enkelt = eService

Med eService från KPMG får du en modern digital lösning för din ekonomihantering.

Kontakta oss

 

Offertförfrågan

 

Skicka