Vägen till effektivare bokslut

Vägen till effektivare bokslut

Företag med effektiva bokslut kan uppnå många positiva effekter. För att komma dit, finns ett antal nyckelfaktorer att jobba med. Med enkla åtgärder kan bokslutsprocessen bli snabbare och säkrare, samt förbättra informationens kvalitet.

Kontakt

Rådgivare

KPMG i Sverige

Kontakt

Relaterat innehåll

Tänk dig följande scenario. Det är dags att lämna ekonomisk rapport för att kunna se hur verksamheten går och ta viktiga beslut. Tiden är knapp och går snabbt åt till att stämma av bokföringen, leta avvikelser och fel, rätta och periodisera för att kunna presentera ett rättvisande resultat. Och det är ”samma visa” varje månad eller kvartal. Känns det igen?

Det finns både lösningar, erfarenhet och best practice som går att använda för att kunna åtgärda situationen och få en betydligt bättre tillvaro.
 

Nyckeln till effektivare bokslut

Grundfilosofin med Effektivare bokslut handlar om att vid varje periodavslut ha ett så enhetligt och strukturerat arbetssätt som möjligt. Att göra ”rätt arbetsuppgift” vid ”rätt tillfälle” och att det är tydligt vem som är ansvarig för uppgiften.

Med bokslut avser vi här både kortperiodiska bokslut, som månad eller kvartal, och årsbokslutet. En framgångsfaktor är att göra nyckelarbetsuppgifterna varje gång. Det som skiljer sig åt är i vilken form ett bokslut dokumenteras och rapporteras eller att det tillkommer vissa arbetsuppgifter, rapporter vid ett årsbokslut.
 

Fokus på rätt sak

För att lägga rätt fokus på vad man vill uppnå med en
förändring är att ställa sig frågan ”Varför?”. Svaret på frågan gör det lättare
att bestämma sig för lämpliga åtgärder och lättare kunna prioritera. Bakgrunden och anledningen till en förändring kan t ex vara:

  • Ledningen har behov av snabbare intern information
  • Förbättrad tillförlitlighet och kvalitet ger ökat förtroende för den ekonomiska informationen
  • Kostnadsbesparingar
  • Regelklimat och fokus på intern kontroll

Men många gånger samverkar dessa. Genom ett antal åtgärder förbättras kvalitén och informationen blir säkrare och kommer fram snabbare men också att arbetsklimatet blir bättre, personberoendet minskar, det ger mer tid för analys och framåtriktat arbete.
 

Hur kan man gå tillväga?

Utgå från hela bokslutsprocessen men ha också de löpande ekonomiprocesserna i åtanke t ex kundfaktura- och leverantörsfakturaprocessen. Ställ er ett antal enkla frågor:

  • Vad görs?
  • Varför görs det?
  • Hur ofta görs det?
  • Hur görs det?
  • När görs det?
  • Vem gör det?

Utifrån detta funderar ni på om något kan göras tidigare, automatiseras, om det rätt detaljeringsnivå, behöver det göras, kan någon annan göra det tidigare, effektivare etc.

Utgå från ett processperspektiv utifrån hela verksamheten, inte bara ekonomifunktionen. Bokslutet och rapporteringen är en konsekvens av affärs- och verksamhetshändelser och den ekonomiska och finansiella informationen ska visa hur verksamheten går.
 

Företag som lyckats

De som anses har lyckats bäst utifrån filosofin med Effektiva bokslut kännetecknas av:

  • Efterlevnad och disciplin – ”vi lever som vi lär”
  • Kvalité – rätt från början
  • Gemensamt arbetssätt och metodik:
    - Ser hela processen
    - Tydliga roller och ansvar – många inblandade
    - Instruktioner och tidplaner
  • Löpande kortperiodisk rapportering
  • Fokuserar på väsentligheter
  • Använder IT-stöd effektivt:
    - Undviker sidoordnade lösningar t ex Excel
    - Ökat kompetensen av IT-stöd

Effekterna både i arbetet men också i hela organisationen är oftast väldigt positiva. Den ökade kvalitén har också fått andra positiva effekter, helhetssynen i företaget har ökat och man inser att bokslutsprocessen rör många i företaget.
 

Sammanfattning – nyckelfaktorer för att lyckas

  • Utgå hela tiden från processerna och involvera alla berörda i företaget
  • Skapa ett gemensamt arbetssätt med tydliga instruktioner och tidplaner där roller och ansvar framgår
  • Fokusera initialt på väsentligheter för att snabbt visa på förbättring och arbeta sedan successivt med ständiga förbättringar
     

Kontakta oss

 

Offertförfrågan

 

Skicka

KPMG: s nya digitala plattform

KPMG International har skapat en toppmodern digital plattform som förbättrar din upplevelse, optimerad för att upptäcka nytt och relaterat innehåll.