Praktisk nytta av nödvändig arkivplan

Praktisk nytta av nödvändig arkivplan

Lagen kräver att de flesta företag har en arkivplan som gör det lätt att hitta all räkenskapsinformation. Utöver att leva upp till lagkrav kan man också ha en del direkt nytta av att upprätta en ordentlig sådan plan.

Kontakt

Redovisningsspecialist

KPMG i Sverige

Kontakt

Relaterat innehåll

dekorbild

I en tidigare artikel har vi beskrivit reglerna vad gäller hur kvitton och leverantörsfakturor ska sparas. Där slogs fast att dessa ska finnas sparade i sitt ursprungliga format (på papper eller elektroniskt) i minst tre års tid, därefter kan företaget spara det i något annat format oavsett hur man tog emot det från början. När det sjunde året efter utgången av det kalenderår som räkenskapsåret avslutades har passerat, behöver man inte längre spara något.

Faktum är dock att Bokföringslagen1 i många fall ställer ytterligare krav som aktualiseras när företag nuförtiden får räkenskapsinformation på flera olika sätt – på papper, som ibland scannas in, eller digitalt via e-post, hämtning på en webbplats eller något specifikt system. För att räkenskaperna ska vara ordnade, åtkomliga och överskådliga för utomstående måste företaget beskriva i en arkivplan hur allt detta kan hittas.

 

1 Bokföringslag (1999:1078)

Ett levande dokument

– I en arkivplan ska det framgå vad som arkiveras, var detta finns och hur arkivet är uppbyggt. Det var oftast lätt att upprätta en sådan plan så länge allt fanns på papper. Man skrev helt enkelt ned att ”i bokhyllan finns årets verifikationspärmar och i arkivet tidigare års”, sedan var det klart, berättar Maria Albanese, redovisningsspecialist på KPMG.

I och med att kvitton och leverantörsfakturor ska sparas i det format som de togs emot från början blir det en knivigare uppgift i dagens bara delvis digitaliserade värld.

– Det är svårt att komma med generella råd om hur man bäst går till väga för att upprätta en arkivplan. Man får gå igenom hur processer och transaktioner ser ut i det enskilda fallet och upprätta lämpliga strukturer och dokument utifrån det. Något som är viktigt är att göra planen till ett levande dokument som återspeglar förändringar i den verkliga världen, till exempel om man byter ut system eller inför ett nytt sätt att ta emot fakturor på, fortsätter hon.
 

Få bättre koll på processer

KPMG kan vara ett stöd i arbetet med att ta fram processbeskrivningar och kvalitetssäkra arkivplanen, så att företaget är tryggt i att man uppfyller lagen och har med allt som är relevant.

– Många kan säkert tycka att upprättandet av en arkivplan inte låter särskilt aptitligt och mest är något som företag gör för att lagen tvingar dem till det. Men faktum är att det också går att dra praktisk nytta av detta åliggande, slår Maria Albanese fast.

Genom att göra en ordentlig genomgång av hur man hanterar räkenskapsinformationen får företaget bättre koll på sina processer och kan identifiera var det finns potential för förbättring och effektivisering. Att ha detta på pränt kan också underlätta när nya medarbetare ska sättas in i jobbet. Överlämningar om någon till exempel slutar på kort varsel kan gå smidigare.

– Slutligen är det utmärkt att ha ordentlig koll inför ett byte av redovisningssystem. När man vet exakt hur man har gjort tidigare, så vet man också hur det kan förbättras, avslutar hon.
 

Stöd från KPMG

Vill du veta mer? Kontakta ditt närmaste kontor så berättar vi mer!

Kontakta oss

 

Offertförfrågan

 

Skicka

KPMG: s nya digitala plattform

KPMG: s nya digitala plattform