Kasta kvitton och fakturor?

Kasta kvitton och fakturor?

Att använda scanningslösningar för leverantörsfakturor och kvitton blir allt vanligare bland företag idag. En återkommande fråga är därför om man kan kasta original efter att man sparat om dem i ett annat format. Vad gäller ur ett redovisningsperspektiv?

Relaterat innehåll

En vanlig fråga från företag och företagare är om man behöver arkivera och spara alla leverantörsfakturor och kvitton som företaget tar emot. Många företag använder sig av olika scanningslösningar för sina leverantörsfakturor och hanterar därmed leverantörsfakturorna elektroniskt efter att de mottagit dem. Måste man då spara originalen efter man scannat?


Ur ett redovisningsperspektiv
När det gäller hanteringen ur ett redovisningsperspektiv är utgångspunkten Bokföringslagen 1) och den vägledning 2) som Bokföringsnämnden gett ut som skall tillämpas av alla företag som är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen (med några undantag).


Enligt BFL anges att ”räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan skall bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget”. I Bokföringsnämndens rekommendation anges att ”med räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan avses information som har kommit till företaget från en motpart i en affärshändelse som ett led i affärshändelsen”.


Pappersformat eller digitalt
Detta innebär i grunden att om företaget har genomfört en affärstransaktion och därefter mottagit en leverantörsfaktura i pappersformat så skall fakturan arkiveras i pappersformat oberoende av om den därefter scannas in ett attestsystem och arkiveras där.


Om företaget tar emot sina leverantörsfakturor elektroniskt via till exempel pdf, csv, eller XLM så skall arkivering därmed ske elektroniskt. Om man skriver ut fakturorna efter att man mottagit dem elektroniskt, kan företaget då kasta originalet? Grundregeln i BFL gäller oberoende av vad företaget väljer att göra efter mottagande, det vill säga att även om företaget väljer att skriva ut fakturorna i pappersformat efter mottagandet, så är det den elektroniska arkiveringen som är lagstiftad.


Slutsatsen är därmed att ursprunget på mottaget materialet styr arkiveringsformatet.


Hur länge skall materialet arkiveras?
Enl BFL skall materialet bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår som räkenskapsåret avslutades. För bolag med brutna räkenskapsår innebär det i praktiken att materialet kommer att sparas något längre än sju år beroende på bokslutsdagen.


Om material, på ett betryggande sätt, överförts till något annat format (till exempel från pappersformat till elektroniskt format) kan ursprungsmaterialet förstöras från och med det fjärde året efter utgången av de kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det innebär att företaget inte kan kasta sina originalhandlingar under de tre första åren, men att det ursprungliga materialet kan förstöras under det fjärde året (om det då finns arkiverat på något annat sätt).

 

Sammanfattning och undantag
Generellt kan man säga att materialet skall arkiveras i sju år i mottaget format, men om överföring sker till annat format kan originalet kastas efter tre år och det nya formatet sparas i ytterligare fyra år. Dock finns det en del situationer som man behöver se upp med som inte är lika tydliga.


Vad gäller till exempel när en anställd gör ett utlägg (inköp, resa etc.), betalar med privata medel och därefter lämnar in en reseräkning eller utläggsräkning. Vad skall då arkiveras och hur? Grunden är att företaget skall arkivera materialet i mottaget format. Om den anställde lämnar in ett utläggskvitto i pappersformat är det således det formatet som företaget skall arkivera kvittot i. Det finns dock flera aspekter att tänka på i det individuella fallet, så företaget bör stämma av med sin rådgivare för att säkerställa en korrekt hantering.


Om den anställde använder någon form av app för att fotografera kvittot och skickar in utläggsredovisningen elektroniskt, vad gäller då? Återigen så ser vi att i BFL anges att företaget skall arkivera underlagen i det format som de mottagit materialet. Om den anställde gör utläggsredovisning elektroniskt, är det i det formatet som arkiveringen skall se. Där finns dock alltid en risk för misstolkningar varför en konsultation med rådgivaren är att fördra.


Andra specifika situationer som kan vara bra att se upp med är då en anställd gör utlägg och betalar med ett privat bankkort, men där företaget har det slutliga betalningsansvaret om den anställde inte betalar.


I inledningen tog vi upp att hanteringen i artikeln belyser frågeställningen ur ett redovisningsperspektiv. Men vad säger övrig lagstiftning? Utöver BLF kan du behöva ta hänsyn till hur bland annat momslagstiftningen påverkar arkiveringskravet.

 

Kontakta oss med dina frågor
Som framgår av frågorna ovan finns det flera olika aspekter att ta hänsyn till och det är svårt att ge en heltäckande karta för alla situationer. Ställer du själv liknande frågor om hanteringen av kvitton och fakturor, kontakta ditt närmaste KPMG-kontor. Vi svarar utifrån dina specifika förutsättningar.



1) Bokföringslag (1999:1078)
2) Bokföringsnämndens allmänna råd BFNAR 2013:2
 

Kontakta oss

 

Offertförfrågan

 

Skicka

KPMG: s nya digitala plattform

KPMG: s nya digitala plattform