Så blir bytet av ekonomisystem en framgång

Så blir bytet av ekonomisystem en framgång

Även för mindre företag finns en rad fördelar med de nya möjligheter som erbjuds av affärssystem. Tidsbesparing, effektivisering och sänkta kostnader är några av de fördelar bytet kan föra med sig. Vid införandet gäller det att undvika onödiga fallgropar.

Kontakta oss

Kontakt

Relaterat innehåll

Så blir bytet av ekonomisystem

Att byta ekonomisystem är en stor investering och tar dessutom mycket resurser i anspråk, faktorer som är än mer tydliga för mindre företag. Samtidigt har även dessa företag behov av mer fullödiga affärssystem och statistik visar att användandet ökar i små och mellanstora företag. När det väl är dags för ett byte gäller det att göra rätt från början undvika de fallgropar som finns.

Skäl till att byta ut ekonomisystemet

När det gäller funktionalitet har en stor andel av de större företagen redan infört en rad automatiserade flöden mot leverantörer och kunder. De mindre företagen har många gånger inte kommit så långt, men även dessa har många gånger mycket att tjäna på detta i form av minskad arbetsbelastning och/eller frigörande av resurser till värdeskapande verksamhet.

Även det lilla företaget kan dra nytta av att ekonomifunktionen blir en stödfunktion åt verksamheten och hjälper till med proaktiv uppföljning, analys och stöttar med beslutsunderlag vilket kan ställa krav på ett mer avancerat affärssystem.

Sammanlänkade flöden mellan leverantör och kunder ger bättre kunskap om leveranser samt bättre och snabbare förståelse om kundens behov, vilket bidrar till ökad kundnöjdhet och bättre relationer med kunden.

En positiv bieffekt av införande av ett affärssystem kan vara ökad kunskap om affärsprocesserna vilket kan bidra till en ökad förståelse för vilka förändringar i verksamheten som krävs för att vara fortsatt konkurrenskraftiga.

Bättre lagerkontroll och minskade inventariekostnader liksom att kostnaderna för support och underhåll av äldre system håller på att skena i höjden är ytterligare anledningar till att man väljer att se sig om efter ett affärssystem.

Kritiska framgångsfaktorer för ett lyckat affärssystemprojekt

Det finns en rad problem som kan uppstå vid införande av ett affärssystem, men alla dessa kan härledas till ett fåtal faktorer. Nedan faktorer är viktiga för att undvika problem:

  • Engagemang och förståelse från ledning
  • En tydlig kravbild 
  • Noga planerat och genomfört projekt 
  • Organisatorisk förankring
Trots stor medvetenhet om dessa faktorer uppstår problem i en betydande andel av alla implementationsprojekt och statistik visar att över 50% av alla affärssystem projekt blir dyrare än beräknat och dessutom försenade.
 
För att undvika fallgroparna krävs rätt kompetens och förståelse kring vikten av att inte tumma på dessa kritiska framgångsfaktorer.
 
En tydlig kravbild framtagen genom noggrann analys av nuvarande och framtida behov är tidsödande och kostsamt, men en god investering. Framför allt mindre företag med begränsade resurser lägger alltför liten möda på detta. Ett bra alternativ är då att begränsa sig till de krav som är viktigast för företaget.
 
En långsiktig och strategisk syn på företagets processer är också av stor vikt för ett lyckat resultat. Det bör vara en självklarhet att företaget undersöker vad ett affärssystem kostar över tid där, förutom initiala kostnader även inkluderat licenser, uppgraderingar, service och support.
 
Implementeringsfasen är den mest kritiska fasen i ett affärssystemsprojekt och det är där skillnaden mellan ett ”lyckat” och ett ”misslyckat” projekt uppstår. Byte av affärssystem innebär med nödvändighet en rad förändringar som påverkar hela organisationen och ibland även externa parter. God erfarenhet och djup förståelse för förändringsarbete är väsentligt under införandet. Kontinuerlig uppföljning, tydlig kommunikation och struktur samt inte minst utbildning är oerhört viktigt för framgång.
 
En hel del forskning visar också att ett nära samarbete mellan extern expertis och interna resurser är en nyckelfaktor för ett lyckat projekt. Extern kompetens spelar ofta en avgörande roll för projektstruktur och riskhantering.

Kundanpassat eller standardsystem

Det är helt tydligt att ett standardsystem är billigare i införskaffande. Frågan är dock om man får ut maximalt värde av ett sådant. Enligt undersökningar är graden av anpassning en viktig nyckel till framgång där man antingen anpassar systemet till företagets organisation och processer eller vice versa.

I de flesta fall måste såväl organisationen som systemet anpassas, men man bör i största möjliga mån minimera anpassningarna av systemet till de affärsprocesser som upplevs som unika och som kan ge företaget konkurrensfördelar.

Val av leverantör

Val av leverantör är en väsentlig faktor för ett lyckat projekt, med lägre kostnader som resultat. Det är lätt att inledas att tro att användandet av leverantörens projektmodell är en garanti för att införandet blir framgångsrikt. Problemet med detta är att denna projektmodell oftast har fokus på systemleveransen och inte effekten av systeminförandet.

Andra viktiga aspekter vid val av leverantör är att försäkra sig om att man får tillgång till leverantörens seniora kompetens liksom att man får tillgång till referenskunder och mer allmänt att man noga går igenom avtalet.

Andra frågor att ta ställning till

Framförallt mindre företag bör också utvärdera om man ska titta på ett system ’i molnet’. Där visar undersökningar bland mindre företag att fördelarna ofta upplevs betydligt fler än nackdelarna där sänkta kostnader, tidsbesparande, effektiviserar arbetet, enkelt att dela information och ökad mobilitet är fördelar medan upplevda nackdelar är att molnbaserade affärssystem standardiserade samt och en rädsla för säkerheten (t ex vad som händer om leverantören de skulle gå i konkurs). Skäl att välja ett affärssystem i molnet kan vara små personalresurser, litet kapital och begränsad kunskap.

I samband med byte av affärssystem bör man även ställa sig frågan: Hantera själv eller outsourca? – Fler och fler verksamheter väljer att outsourca hela eller delar av sin administration eller lönehantering som inte har med kärnverksamheten att göra.

Sammanfattning

Även mindre företag har ofta nytta av ett mer avancerat affärssystem. Frågan för de flesta är inte om utan när tidpunkten är mogen för ett byte. För ett lyckat affärsystemsprojekt måste ett antal faktorer vara på plats där företagsledningens fulla engagemang och förståelse är en initial förutsättning. Med gedigen kravanalys, en väl beprövad projektstruktur som följs i detalj och där förankring i hela organisationen säkras finns alla förutsättningar att gå i mål i enlighet med budget.

KPMG kan stötta ditt företag under alla faser vid införande av ett affärssystem, från behovsanalys och upphandling till införande och uppföljning. Vi har lång erfarenhet, kunskap om många olika affärssystem och väl beprövad metodik för alla viktiga steg i processen. Vill du veta mer? Kontakta ditt närmaste KPMG-kontor.

Kontakta oss

 

Offertförfrågan

 

Skicka

KPMG: s nya digitala plattform

KPMG: s nya digitala plattform