Bluffakturor och andra bedrägerier – hur skyddar du ditt företag?

Bluffakturor och andra bedrägerier – hur skyddar ...

Den gångna sommaren har vi kunnat läsa ett flertal artiklar om svenska företag som råkat ut för bluffakturor. Bedrägerier kan förekomma i alla typer av företag, men genom att ta ett helhetsgrepp kan detta ofta förhindras innan det inträffar.

Relaterat innehåll

Bluffakturor och falska beställare, vanliga bedrägerier även hos mindre företag

Det vi läser om är ofta stora internationella bolag, men bedrägerier och oegentligheter drabbar även små och medelstora företag. Inte minst drabbas dessa bolag av bedrägerier som bluffakturor och falska beställare. Ofta handlar det om bristande intern kontroll och bristande kunskap i hur man ska agera vid en incident.


Bluffakturor
Den gångna sommaren har vi kunnat läsa ett flertal artiklar om svenska företag som råkat ut för bluffakturor. Som företagare bör man ställa sig frågan om man har en lämplig rutin på för att minimera risken att tex en bluffaktura ”slinker” igenom hanteringen. En faktura som betalas, eller ett avtal som ingås, kan skapa många problem och kosta mycket pengar. En näringsidkare har ingen ångerrätt när denne har ingått ett avtal, och utebliven betalning kan lätt leda till en betalningsanmärkning hos kronofogden, oavsett om dina krav är legitima eller ej.


Falska beställare

Ett annat bedrägeri som blivit allt vanligare är falska beställare, ett bedrägeri som kräver mer kunskap, planering och logistik för att genomföra vilket indikerar att brottet är organiserat. En person ringer till ett företag och utger sig för att vara en redan befintlig kund. Många företag är uppmärksamma och har kontroller på plats när en ny kund registeraras men inte för hantering av befintliga kunder. Personen hälsar artigt och ber att få lägga en beställning. Beställningen i sig är inte avvikande, men det är däremot leveransplatsen. Personen ursäktar sig för besväret men ber att få godset levererat till ny plats, något som godkänns. Godset lämnar fabriken och därefter skickas en faktura till kunden. Kunden återkopplar givetvis så fort den fått fakturan och bestrider köpet då någon sådan beställning aldrig har lagts och att de inte har mottagit någon leverans, och varorna är såklart spårlöst borta.

 

Informera, utbilda och supportera din personal
Både bluffakturor och denna senare typ av bedrägeri går att stoppa. Men det kräver en väl fungerande rutin och kunskap hos de anställda.

 

Rusta din organisation
Hur skall man då gå tillväga för att undvika att bli utsatt för ett bedrägeri? Det finns många olika kontroller och rutiner du kan införliva vilka tillsammans bildar ett bra skydd. Exempel på några är:

 

  1. Ha uppdaterade och detaljerade uppgifter kring dina leverantörer och kunder. Denna information skall användas för att ställa kontrollfrågor till den som kontaktar er och för att jämföra de uppgifter beställaren ger dig.
  2. Gör kontroller på internet, tex vid beställningar så att kunden har en anläggning eller liknande dit leveransen skall gå. Kontrollera nya uppgifter.
  3. Utbilda din personal kring vilka bedrägerier som ni kan råka ut för, skapa en miljö där man kontrollerar och ifrågasätter. Ta inte för givet att din personal säger ifrån om du inte visar att det är ok att göra det.
  4. Var minst två personer som attesterar kostnader och gör inga utbetalningar under tidspress, detta minskar risken att fel begås.
  5. Skicka orderbekräftelse till kunden.

 

Om olyckan skulle vara framme

Om olyckan skulle vara framme trots alla kontroller och vidtagna åtgärder finns det mycket att vinna på att vara förberedd och ha en färdig plan på hur man agerar vid bedrägliga situationer. Undersökningar visar att företag som är beredda och har diskuterat igenom en handlingsplan vid bedrägerier drabbas mildare, både ekonomiskt och administrativt, av det inträffade. Källa: Unfinished Business: Is Fraud Risk Management used to its full potential? KPMG

 

Identifiera risker och skapa lämpliga rutiner
Bedrägerier kan förekomma i alla typer av företag, men genom att ta ett helhetsgrepp kan detta ofta förhindras innan det inträffar. Det finns studier som säger att så mycket som 5 % av ett bolags årliga intäkter försvinner genom olika sorters bedrägerier. Att arbeta i förebyggande syfte är ofta både billigare och enklare för dig som företagare. KPMG kan hjälpa dig att identifiera dina risker och skapa lämpliga rutiner för att minimera dessa risker. Vi kan också utbilda din personal och hjälpa dig som företagare att skapa en kultur som förhindrar oegentligheter.

Kontakta oss

 

Offertförfrågan

 

Skicka

KPMG: s nya digitala plattform

KPMG: s nya digitala plattform