Tydlighet kan skapa gott skydd mot oegentligheter

Tydlighet kan skapa gott skydd mot oegentligheter

Korruption och bedrägerier kan förekomma i alla typer av organisationer, men genom att ta ett helhetsgrepp kan detta ofta förhindras innan de händer. Arbete i förebyggande syfte kan vara både billigare och enklare för dig som företagare. 

Relaterat innehåll

Frågor om korruption och bedrägerier är en mycket aktuell fråga i dagens samhälle. Vi kan i media läsa om olika bedrägerier, korruptionshärvor och mutskandaler varje vecka. Det finns studier som säger att så mycket som 5 % av ett bolags årliga intäkter försvinner genom olika sorters bedrägerier.(1) 


Det vi läser om är ofta stora internationella bolag. Men bedrägerier och oegentligheter drabbar även små och medelstora företag. I flera av de företag som drabbas ser vi tyvärr allt för ofta också exempel på bristande intern kontroll eftersom man anser sig ha en stark företagskultur som bygger på tillit och förtroende.


Frågan är då hur företag kan skydda sig mot bedrägerier, utan att skapa en miljö av misstro och misstänksamhet mellan medarbetare och utan att lägga oproportionellt mycket kraft på övervakning?


Strategi för skydd mot bedrägerier
KPMG Forensic arbetar bland annat med utredningar kring oegentligheter, men också med att skapa ett skydd mot bedrägerier. Vi har analyserat vad som gör vissa företag mer framgångsrika i att förhindra oegentligheter, vilken kultur de skapat, vilka kontroller och rutiner som finns, men framförallt hur de skapat en helhet i arbetet. Detta ligger till grund för vår strategi att Förhindra, Upptäcka och Åtgärda oegentligheter.


Förhindra
Att drabbas av ett bedrägeri kostar pengar. Dels genom den direkta ekonomiska skadan, men även genom att kraft och resurser går åt till att utreda och hantera bedrägeriet och dess effekter.


Den emotionella aspekten skall inte heller bortses ifrån, personer som råkat ut för bedrägerier upplever inte sällan känslan av svek och ilska. Mycket tid och eneregi går åt att hantera det inträffade.


Innan kontroller skapas, analyser genomförs och policys fastställs är det viktigt för organisationen att ta ett steg tillbaka för att titta närmare på hur ägare och ledning agerar och vilka signaler de sänder ut till anställda och affärspartners. Detta beteende utgör en del av företagets kultur.


Att skapa eller förändra en kultur beskrivs många gånger som svårt. Att vara tydlig i att stöld inte accepteras är enkelt, men för att nå mer effekt gäller det att också visa i olika handlingar vad man menar. Genom att våga ta upp ämnet i diskussion med företagets medarbetare, skriva om det i sin personalhandbok eller i ett anställningskontrakt, så har ägare och/eller ledningen inlett processen att förmedla företagets värderingar.


Tala om, och skriv ner, vilka förväntningar som finns på medarbetarna samt vilka konsekvenser som följer om regler inte efterlevs. Att sedan följa upp detta kontinuerligt, vid möten, visar att detta är något som prioriteras och i förlängningen kontrolleras.

 

Flera företag väljer också att ta fram ett separat regelverk kring oegentligheter som belyser bolagets regler för exempelvis representation, mottagande och givande av gåvor, hantering av tredje parter samt personalens skyldigheter och rättigheter.


Vid sidan av att göra alla medvetna om vilken grundinställning ägare och ledning har, så är det viktigt att också kartlägga vilka oegentlighetsrisker företaget står inför. Många företagare berättar att ”vi är lyckligtvis förskonade från bedrägerier”, och därför har de inte sett skäl i att lägga resurser på en djupare analys över sina risker. Genom att sätta sig ner och diskutera och analysera vilka risker bolaget faktiskt står inför, är det lättare att identifierar sina styrkor och svagheter. Det är en god början för att i förlängningen bättre kunna skydda sitt bolag.


Denna kartläggning blir sedan början till ett förbättringsarbete. De risker som först skall bearbetas väljs ut, förändringarna följas upp för att se att riskerna faktiskt minskar. Prioriteringsordningen kan vara viktig men helhetssynen är avgörande. Därefter börjar processen givetvis om – det är trots allt en föränderlig värld vi lever i…


Upptäcka
Trots kartläggning och analys kan konstateras att ca en tredjedel av alla oegentligheter upptäcks genom tips från anställd eller extern part. (2) Detta visar enligt vår uppfattning ytterligare på vikten att våga tala om bedrägerier, att skapa en miljö där personalen faktiskt ifrågasätter och lyfter olika frågeställningar. Arbeta med dina medarbetare genom att utbilda dem i frågor som exempelvis mutor, korruption, lagstiftning och företagets värderingar, men skapa också kanaler för dina anställda att kunna meddela sig. Våra erfarenheter talar för att en kanal där en medarbetare kan rapportera anonymt är mer effektiv än då du inte kan vara det.


Olika kontroller är självklart en nödvändighet för att upptäcka oegentligheter, och de fungerar även förebyggande om någon anställd skulle vara frestad att försöka stjäla. Den anställde är ju medveten om att kontroller sker. Effektiva kontroller baseras på den riskanalys som gjorts. Att kommunicera ut resultatet, visar på att aktiv uppföljning sker.


Att förändra kontrollerna och vara oförutsägbar försvårar ytterligare för en potentiell bedragare att kringgå dem. För att exemplifiera kan en VD som attesterar inte bara förlita sig på följesedeln till en inleverans utan också, på stickprovsbasis, be lagret redovisa ett saldo på en produkt, utanför normal rapporteringsperiod.


Andra exempel på föränderliga kontroller kan vara att frångå vanliga rutiner till exempel när en faktura ska bekräftas. Eller att kontrollera belopp som ligger nära, men under, satta befogenhetsgränser och att göra en analys av utgående betalningar. 


Åtgärda
Alla goda förberedelser till trots är bedrägerier en medveten handling där någon lägger ner energi för att kunna kringgå kontroller och inte drar sig för att ljuga. Därför behövs också en beredskap för om det värsta skulle hända. Gå igenom hanteringen, skapa checklistor och var noga med att ansvar och roller är tydliga och accepterade. Tänk på frågeställningar som exempelvis vem får uttala sig för media, hur kommunicerar vi internt, vem kontaktar banken, vem säkerhetskopierar e-mail och tar in en eventuell förövares dator etc. Desto mer förberedelser du gör, ju mindre skada om det värsta skulle inträffa.


Om ägare, styrelse och ledning tar ett helhetsgrepp och är tydliga kan fler bedrägerier förhindras innan de händer. Arbete i förebyggande syfte blir både billigare och enklare än att hantera ett faktiskt bedrägeri, något som kostar pengar, energi och kanske kostsamma varumärkesskador. Därför rekommenderar KPMG att alla bolag, oavsett storlek, lägger vikt vid arbetet att minska sina risker för att drabbas av bedrägerier.


Bedrägerier utförs inte enbart av personer med särskild läggning eller historik av tidigare brott. (3) Vi har tyvärr erfarenheter där mångåriga trotjänare med högsta förtroende inom företaget har hamnat i situationer som fått dem att begå fullständigt oförutsägbara handlingar mot sin arbetsgivare.


Kontakta oss gärna för mer information.

 

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 

(1) ACFE Association of Certified Fraud Examiners,  Report to the nations, 2010 Global Fraud Study

(2) KPMG analysis of global patterns of fraud, Who is the typical fraudster? KPMG LLP, 2011.

(3) KPMG analysis of global patterns of fraud, Who is the typical fraudster? KPMG LLP, 2011.

Kontakta oss

 

Offertförfrågan

 

Skicka

KPMG: s nya digitala plattform

KPMG: s nya digitala plattform