IT-upphandling – på ett modernt och nytänkande sätt

IT-upphandling – på ett modernt och nytänkande sä...

KPMG har nyligen hjälpt Västerås stad att omorganisera IT och upphandla IT-drift. Carl Rönnerstam, expert inom strategisk IT, förändringsledning och outsourcing på KPMG Advisory, berättar om hur just denna outsourcing sticker ut från mängden.

Kontakta oss

Head of Management Consulting

KPMG i Sverige

Kontakt

Relaterat innehåll

– "Tack vare att projektet har varit så noggrant i kravställning och upphandlingsprocess, alltså vad vi vill att leverantören ska kunna leverera och hur anbudsförfarandet skett, lyckades vi undvika överprövningar. Det är annars ganska vanligt att någon av leverantörerna överklagar, vilket ofta blir kostsamt, drar ut på tiden och får konsekvenser för verksamheten", säger Carl Rönnerstam från KPMG Advisory.

Carl var under cirka 1,5 år ansvarig för arbetet med strategi, omorganisation och upphandling av IT-drift för Västerås stad. CGI, före detta Logica, tar över de flesta IT-tjänster som Västerås stad fram till nu utfört i egen regi: IT-infrastruktur, IT-arbetsplats, applikationsdrift, servicedesk, utskriftstjänster och resurskonsulter.

En av årets största affärer
Avtalet med CGI är värt några hundra miljoner och löper på fem år med möjlighet till två års förlängning.

– "Västerås stads strategi blev att söka en flexibel konsumtionsbaserad pris- och affärsmodell.  Kommunen betalar därför bara för den IT som faktiskt används. Flexibilitet och kompetens rankades högt i anbudsutvärderingen tillsammans med informationssäkerhet och miljöaspekter. Omställningen innebär bland annat att kommunens ekonomiska villkor ändras, från att ha majoriteten av kostnaderna fasta och låsta i investeringar, till huvudsakligen rörliga kostnader. Staden och i slutändan skattebetalarna får mycket och modern IT på fördelaktiga villkor, utan att det blir dyrare. Avtalet är därmed väldigt fördelaktigt för Västerås stad", säger Carl Rönnerstam.

– "Den här upphandlingen är verkligen modern och nytänkande. Istället för att på traditionellt vis städa upp allt inför en klassisk externalisering så presenterade Västerås stad exakt hur verksamheten såg ut och begärde ett fastpris för övertagande av nuvarande drift. Anbudsgivarna konkurrerade om villkor och priser för den nya transformerade driften. Målbilden för den nya driftmiljön beskrevs tillsammans med krav på kompetens avseende verksamhetsutveckling. Det är ett nytt sätt att agera på och många kommuner och offentliga verksamheter gör redan studiebesök och arrangerar konferenser för att ta del av Västerås stads framgång." 

Snabbare, billigare och säkrare drift
Medarbetare, som är vanliga slutanvändare av IT-tjänster, kommer troligen inte att märka någon skillnad jämfört med idag. Chefer som planerar för verksamheter kan däremot uppleva stor skillnad.

– "Flexibiliteten och prismodellen innebär att det blir enklare, snabbare och billigare för verksamheter att till exempel lägga till IT-arbetsplatser och applikationer. Verksamheter kan gå upp eller ned i volym, utan att behöva hantera den komplexitet som stora investeringar och avskrivningar innebär för ekonomistyrningen. Det här underlättar även införandet av ny teknik i och med att Västerås stad själva slipper investera i tekniklösningar eller riskabla och kostsamma utvecklingsprojekt. CGI har påbörjat en flytt av driften till egna drifthallar och en ny modern plattform. Det gör att säkerheten för hela IT-infrastrukturen förbättras avsevärt."

Ny strategisk organisation för IT-styrning
Det har även varit viktigt att få till en bra lösning för de medarbetare som går över från Västerås stad till den nya leverantören.

I Carl Rönnerstams uppdrag har ingått att ta fram den nya IT-ledningsfunktionen inom Västerås stad, en beställarfunktion motsvarande ett CIO Office. Enheten kallas Infrastruktur och Tjänsteförvaltning och har uppdraget att förvalta både kommunens gemensamma IT-infrastruktur samt avtalen med externa leverantörer och de tjänster som ingår.

Det innebär till exempel att se till att Västerås stad har en bra relation till CGI, att rätt IT levereras och faktureras samt att IT-verksamheten hela tiden utvecklas. Västerås stad har sökt och fått en partner inom IT med tydligt uppdrag att bidra till verksamhetsutvecklingen utifrån sina tjänsteområden. Kommunens egen IT-organisation minskades från 50 till 16 medarbetare i samband med verksamhetsövergång och kompetensväxling mot strategisk kompetens inom styrning, ledning och kontraktsförvaltning.

KPMG utsågs under 2012 till ”A Leader in IT Organisation Redesign” av Forrester Research.

– "Det är speciellt roligt att få arbeta med stora omställningar som innebär nya möjligheter för verksamheter" säger Carl Rönnerstam.

”Kommunen får nu ovanligt goda förutsättningar”
– "Kommunens medarbetare har gjort ett kanonjobb och uppdragsgivarna i form av stadsledningen har agerat som professionella beställare. Västerås stad har anledning att vara stolta", säger Carl Rönnerstam. "Enligt en beräkning uppges kommunen dessutom halvera sina utsläpp för driften jämfört med innan."

Flera olika media har uppmärksammat framgången och i slutet av mars är Carl inbjuden till årets Sourcingdagar, som arrangeras av Institutet för Informationsteknologi, för att tillsammans med kunden berätta om framgångsfaktorerna. I den pressrelease som Västerås stad publicerade ut samma dag som tilldelningsbeslutet annonserades uttryckte sig Carl Rönnerstam så här:

– ”Det har varit fantastiskt roligt att leda strategiarbetet för upphandlingen och transformationen, framtagningen av den nya IT-organisationen och genomförandet av anbudsprocessen. Kommunen får nu ovanligt goda förutsättningar att realisera önskade effekter på ett långsiktigt hållbart sätt med utgångspunkt i verksamhetens behov. Tack vare föredömliga insatser från Stadens projektmedarbetare har vi, trots graden av kvalificerad flerdimensionell komplexitet mycket väl lyckats uppfylla alla mål inom givna ramar.”

Kontakta oss

 

Offertförfrågan

 

Skicka

KPMG: s nya digitala plattform

KPMG: s nya digitala plattform