Så väljer du rätt affärssystem

Så väljer du rätt affärssystem

Att välja affärssystem är för de flesta organisationer ett mycket viktigt beslut och det kan leda till problem och stora kostnader om det blir fel. KPMG har utvecklat en metodik för upphandling av affärssystem och kan ge dig goda råd i valprocessen.

Relaterat innehåll

Marknaden för affärssystem kan vid en första anblick ha vissa likheter vid en djungel. Bara på den svenska marknaden finns över 30 olika affärssystem representerade med olika styrkor och svagheter. Dessutom gör den snabba utvecklingen inom internetbaserade lösningar att det inom kort kommer finnas ännu fler system tillgängliga bara några musklick bort.

Att välja affärssystem är för de flesta organisationer ett mycket viktigt beslut och det kan leda till problem och stora kostnader om det blir fel. Det krävs därför en omfattande och djupgående utvärdering för att säkerställa att rätt system väljs. En sådan utvärdering blir dock i det närmaste omöjlig om den ska omfatta alla system på marknaden.

Faktorer för att hitta rätt system

Som tur är behövs sällan utvärderingar av mer än 3-4 system i en upphandling. Genom att titta på några få kriterier kan en erfaren affärssystemsrådgivare oftast tala om vilka 3-4 system som bör bjudas in till upphandlingen. Dessa kriterier är:

  • bransch som företaget arbetar inom
  • omfattning på företagets verksamhet i form av antal bolag, antal verksamhetsställen, antal anställda, omsättning, samt vilka länder företaget är verksamt i
  • nyckelfunktioner för företaget och komplexiteten i deras värdekedja

Under upphandlingen är det vanligt att systemleverantörerna får en omfattande kravspecifikation att basera sitt anbud på. Detta är tidskrävande både för leverantören och för kunden. Dessutom är det sällan några stora skillnader mellan leverantörernas svar i kravspecifikationerna eftersom de inte är tillräckligt detaljerade för att identifiera skillnaderna mellan systemen.

KPMG har därför utvecklat metodiken för upphandling av affärssystem till en mer workshopbaserad process med mer dialog mellan kund och leverantör. Metoden går ut på att genom en serie workshops mejsla fram den lösning som passar kunden bäst, genom att vara öppen och diskutera olika aspekter av såväl systemet som kundens arbetssätt.

Under workshoparna går vi igenom såväl verksamhetsprocesser som IT-miljö för att få en djup och heltäckande bild av de alternativa systemen och leverantörerna. Varje workshop dokumenteras av leverantören som på så sätt stegvis skapar sitt lösningsförslag och sin offert.

Det interaktiva arbetssättet innebär att både kunden och leverantören lär sig mycket mer om varandra och därmed står inför en mycket mindre osäkerhet vid avtalstecknandet. Det borgar i sin tur för färre överraskningar och ett smidigare implementationsprojekt.

Råd inför upphandling

  • Inför projektet, ta tid att verkligen svara på frågan varför ni upphandlar ett nytt system och vad vill ni uppnå. Det är viktigt att definiera mätbara mål som fungerar som ledstänger genom upphandling och implementation.
  • Vid utvärderingen är det viktigt att inte bara titta på systemet utan att även utvärdera konsulterna som ska implementera systemet. Konsulterna måste kunna förstå både er affär och hur systemet konfigureras för att stödja den affären optimalt.
  • Utforma ett eget avtal istället för att använda leverantörens avtal. Leverantören ser vid avtalstecknandet naturligtvis främst till sitt eget intresse men är ofta sämre på att tillgodose kundens intressen i avtalet. Genom att låta en jurist skapa ett specifikt leveransavtal för er, kan ni säkerställa en jämvikt mellan era och leverantörens intressen. Att utarbeta ett eget avtal innebär naturligtvis en kostnad och investeringen i projektet bör vara på en halv miljon eller mer för att det ska vara motiverat.
  • Under implementationen av systemet är det viktigt att vara tydlig med vad som ska göras och hålla sig till den beslutade omfattningen. Det är bättre att börja med en mindre del och bli klar, än att börja stort och aldrig komma i mål. Under projektet kommer det nästan alltid upp förslag på tillägg och förändringar som kan göras, men var väldigt restriktiv med vilka av dessa förslag som accepteras. Dessa förslag är ofta bättre att ta omhand på ett strukturerat sätt i en senare fas snarare än att göra förändringar i det pågående projektet.
  • Slutligen är det bra att efter avslutat projekt genomföra en effektanalys för att se om målen med projektet uppnåtts, eller om det behövs en extra insats. Det är även värdefullt att ta vara på erfarenheterna från projektet på ett strukturerat sätt.

Att upphandla och implementera ett nytt affärssystem kan vara både kostsamt och komplext men det finns hjälp att hämta hos våra erfarna konsulter. Ta gärna kontakt med oss för att diskutera er situation.

Kontakta oss

 

Offertförfrågan

 

Skicka

KPMG: s nya digitala plattform

KPMG: s nya digitala plattform