Vägen till lyckade projekt

Vägen till lyckade projekt

Utmaningen att lyckas med projekt blir mer och mer komplex och vikten av att hantera och involvera medarbetare, partners och experter i hela förändringen blir allt större. Vår erfarenhet är att det går att komma långt genom att fokusera på vissa områden.

Kontakt

Relaterat innehåll

Studier pekar på att mer än hälften av de projekt som genomförs misslyckas. Det handlar om förseningar, överskridna budgetar och inte uppnådda mål. Panorama Consulting visade i en studie 2010* att hela 41% av större projekt misslyckas med att ens realisera hälften av de mål de satt upp.

Vår erfarenhet av att granska både stora och små projekt understryker tyvärr riktigheten i denna studie. Utmaningen att lyckas blir mer och mer komplex i takt med globalisering, förändrade regelverk och mycket snabb teknologisk utveckling. Det gäller att snabbt se helheten och att göra rätt från början. För att klara detta räcker det inte med att bara luta sig mot klassisk projektmetodik. Vikten av att hantera och involvera medarbetare, partners och experter i hela förändringen blir allt större.

Förändringshantering har stor betydelse
Alla organisationer bedriver små och stora projekt för att åstadkomma förändringar som av olika anledningar inte drivs inom linjearbetet. I de vanligaste grundkurserna kring projektledning får man lära sig hur viktigt det är att balansera tid, kostnad och kvalitet för att säkerställa ett lyckat projekt.

Vi skulle här vilja belysa hur viktigt det är hantera människors förväntan relativt projekt och att strukturerat ta sig an förändringshantering. Vi som skall vara mottagare av projektets leveranser är alla människor och vi människor är alla av naturen skeptiska till förändring. Vi går igenom samma faser när vi ställs inför förändring. Det som varierar är hur fort vi tar oss igenom de olika förändringsfaserna.

Vi brukar börja med att förneka för oss själva att förändringen kan vara bra. En del reagerar med ilska, medan andra kan känna oro. I nästa steg börjar vi förhandla med oss själva och kanske med vår omgivning. Vad betyder förändringen för mig i praktiken? Kan jag dra någon nytta av den? Vi börjar sedan anpassa oss till att acceptera förändringen, men innan vi gör det fullt ut brukar vi på olika sätt testa om förändringen är verklig. När vi passerat dessa steg är vi redo att fullt ut ta till oss förändringen och bidra till att andra också kan göra det. Ju fortare ett projekt kan få sina olika intressentgrupper att fullt ut anamma grundtanken med projektet desto mer effektivt kan projektet bedrivas och förutsättningarna för att lyckas ökar.

Arbetssätt för hantering av förändringsresan
Ett strukturerat och genomtänkt arbetssätt för att hantera människors egen förändringsresa är därför en av de viktigaste framgångsfaktorerna för lyckade projekt. Allt som oftast innefattar olika metodstöd ett par punkter kring kommunikation men inte så mycket mer. Vår erfarenhet är att det går att komma långt genom att arbete med följande områden:

Vision
Börja med att skapa en vision för hur verkligheten kommer att se ut när förändringen är genomförd. Hur kommer människor i olika roller agera och vad är det som faktiskt förändrats (processer, organisation, teknik)?

Påverkan på målgruppen
Jobba sedan vidare med en analys av hur olika målgrupper kommer påverkas av förändringen och försök identifiera de största skillnaderna mot idag.

Varför!
Med dessa två aktiviteter som grund är vi redo att bygga ett av de viktigaste redskapen för lyckad förändringsledning – Historien om varför! Varför är projektet bra för vår organisation, vilka nyttor ger förändringen för olika avdelningar och för olika individer. Här gäller det även att vara ärlig med eventuella risker och negativa förändringar som kan förutses.

Budskapsspridning
Historien om varför behöver sedan kunna berättas på olika sätt och i olika kanaler för att rätt budskap skall nå ut till rätt intressentgrupp. Budskapet behöver vara levande och väl kopplat till projektets olika faser. Dessutom är det viktigt att kommunikationen speglar de synpunkter som medarbetare och ledning haft på projektet för att inte underminera förtroendet. Synpunkterna kan samlas in på många olika sätt men enklare enkätundersökningar med jämna mellanrum kan hjälpa till att fånga upp hur en organisation uppfattar ett projekt och göra det mätbart över tid.

Målsättning
Till sist är det också vår rekommendation att sätta mål för förändringshanteringen och att regelbundet avrapportera mot dessa i styrgruppen. I alltför många projekt som vi av olika anledningar granskat har vi sett att just förändringshantering, utbildningar och kommunikation hör till de områden som först får stryk när budgeten börjar kännas utmanande. Vi hävdar dock att detta rent av kan vara kontraproduktivt och skulle vilja slå ett slag för att alla grundkurser kring projektledningen i framtiden handlar om tid, kostnad, kvalitet och människa i förändring.
Vi hjälper dig gärna i dina funderingar innan ett projekt ska startas. Ett strukturerat och genomtänkt arbetssätt skapar bättre förutsättningar för lyckade projekt.

_______________________

* "2010 Organizational Change Management Report", Panorama Consulting Solutions, http://panorama-consulting.com/

Kontakta oss

 

Offertförfrågan

 

Skicka

KPMG: s nya digitala plattform

KPMG: s nya digitala plattform