Sparar ditt företag mer eller mindre papper och datafiler än vad det gjorde för tio år sedan? Många upplever att mängden information som ett företag tar emot och själva producerar bara ökar. För att följa gällande lag och regelverk, kunna hitta i materialet i efterhand och skapa goda förutsättningar för dig som företagare gäller det att strukturera det på ett bra sätt och att spara rätt saker. Att arkivera information som inte behövs sparas, kan skapa kostnader för onödigt stora arkiv.

Vad ska sparas?
När det gäller bokföringsmaterial är mycket strukturerat utifrån bokföringssystemets uppbyggnad. I ett enkelt system finns allt på ett ställe och i mer avancerade system är informationen strukturerad utifrån olika försystem t.ex. kundreskontra och anläggningsregister som sedan fogas samman huvudboken.

Men räkenskapsinformation är inte bara bokföringen i form av huvudbok, reskontror och verifikationer. Hit hör också årsredovisning, specifikationer till årsredovisningen, avtal, beslutsprotokoll, företagsinteckningsbrev och andra uppgifter som behövs för att förstå bokföringen. Den informationen är inte alltid sparad på samma strukturerade sätt.

Det är inte alltid enkelt att veta vad som behöver sparas och vad som inte behöver sparas. Och sparas det som ska under rätt tid och på rätt plats?

Bokföringsnämnden har kommit med ett nytt allmänt råd om bokföring (BFNAR 2013:2). Reglerna om arkivering finns i Bokföringslagen och i detta regelverk. Vi har gjort en genomgång av vad det är som gäller.

Spara i rätt tid
Grundregeln i bokföringslagen är att företagets räkenskapsinformation ska sparas i sju år. Men det kan finnas andra skäl att spara bokföringen eller delar av den under en längre period.

T.ex. kan avtal behöva sparas i mer än sju år från att de undertecknades (framförallt om det är avtal som fortfarande används). Preskriptionsregler på fordringar och skulder kan också göra det lämpligt att spara räkenskapsmaterial längre tid.  Även vissa personalhandlingar kan behöva sparas längre. Här kan det finnas anledning att strukturera materialet på ett sådant sätt att det enkelt går att dela på det som kan kastas efter sju år och det som bör sparas längre.

Spara i rätt form
Räkenskapsinformationen kan vara i olika form t.ex. i pappersform och i elektronisk form. När det gäller räkenskapsinformation som har tagits emot från någon annan ska det sparas i det skick som det hade när det erhölls. Räkenskapsinformation som företaget själv upprättar ska sparas i det skick materialet fick när det sammanställdes.

Företaget kan välja att överföra material från en form till en annan t.ex. genom att skanna in en faktura som företaget fått på papper. Det ursprungliga pappret måste då alltid sparas i tre år (det får förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår som då räkenskapsåret avslutades).

Många använder idag skanning för t.ex. leverantörsfakturor och här finns möjlighet att kasta pappersfakturorna tidigare än vad många gör idag, vilket kan leda till att kostnaderna för arkivering minskar.

Spara på rätt plats
Utgångspunkten är att all räkenskapsinformation ska sparas i Sverige. För räkenskapsinformation på papper finns inte något undantag från denna regel. Material på papper kan dock tillfälligt få föras ut ifrån Sverige för att t.ex. dokumentet behövs för bokföring utomlands eller för att skatt ska återkrävas utomlands.

Under vissa förutsättningar får räkenskapsinformation i elektronisk form förvaras utomlands, t.ex. kan det bokföringsprogram som företaget använder finnas på en server utomlands. Platsen för förvaringen ska då anmälas till Skatteverket.

Spara hos rätt person
I en juridisk person är det den juridiska personen som sådan som ansvarar för att arkiveringsskyldigheten följs. Ytterst är det den eller de fysiska personer som företräder företaget som är ansvariga. Om andelarna i en juridisk person säljs är utgångspunkten att räkenskapsinformationen följer med företaget dvs. den juridiska personen.

Arkiverar du rätt saker?
Vi på KPMG hjälper dig gärna med att se till att du är ”arkiveringseffektiv” och sparar det du behöver på rätt sätt. Kontakta ditt närmaste KPMG-kontor så kan vi tillsammans se till att du inte har onödigt höga kostnader för arkivering.