Kartlegger økonomifunksjonen for å redusere risiko | KPMG | NO
close
Share with your friends

Kartlegger økonomifunksjonen for å redusere risiko

Kartlegger økonomifunksjonen for å redusere risiko

Bedrifter reduserer risiko på mange måter; sertifisering, revisjon eller helsesjekk for de ansatte. Hvorfor ikke da “ta tempen” på økonomiavdelingen innimellom? El-grossist Berggård Amundsen benyttet KPMG Accounting til en slik undersøkelse.

1000

Kontaktpersoner

Relatert innhold

Det er mange tiltak et selskap kan benytte for å redusere risiko. Noen sikrer kvalitet gjennom å ISO-sertifisere prosesser eller produksjonslinjer. Mange sørger for sine ansatte ved å sende dem til regelmessige helsekontroller hos lege eller autorisert helsepersonell. Alle må få årsregnskapet kontrollert og godkjent av revisor.

Kanskje blir ikke alle slike tiltak innført eksplisitt for å redusere risiko, men de bidrar unektelig til stabilitet og forutsigbarhet for selskapet på hvert sitt vis.

– Økonomiavdelingen har en veldig sentral funksjon i de fleste virksomheter, man kan nesten sammenligne den med et hjerte. Det må pumpe og gå samme hva, og hvis det ikke fungerer optimalt, vil ikke resten av kroppen kunne konkurrere i OL uansett hvor sterk den er, sier Taher Karim, director i KPMG Accounting.

CFO Kim Dragland (t.v.) i el-grossisten Berggård Dragland er én av dem som har hatt nytte av en økonomigjennomgang fra KPMG Accounting og director Taher Karim. (Foto: Alex Asensi/KPMG)

Detaljert gjennomgang

Karim og hans kolleger i KPMG Accounting jobber til daglig med drift og forbedringsprosjekter i økonomifunksjonene i en rekke norske bedrifter. I enkelte av forbedringsprosjektene kommer de inn når behovet er akutt, gjerne etter at vanskelige beslutninger har vært utsatt altfor lenge.

– Svært mange oppgaver som en økonomiavdelinger utfører, blir bedre når de klarer å etablere gode rutiner og finne smarte måter å gjøre ting på. Men slike løsninger går det også an å “stivne” i, og vi ser ofte at det rett og slett kan være farlig for virksomheten, sier han.

Nå er det slett ikke bare kriser som gjør at KPMG Accounting trekkes inn. Noen ganger ønsker virksomheter en tilstandsrapport eller oversikt over økonomiavdelingen – gjerne etter å ha hentet inn en ny økonomidirektør med store ambisjoner. Når KPMG kartlegger finansfunksjoner i slike sammenhenger, vurderer de virksomhetens systemer og ansattes kompetanse opp mot optimal ressursbruk.

– KPMG er systemuavhengige, og vi kan derfor gi innspill ikke bare på hvor godt virksomheten bruker sine eksisterende systemer, men også på hvilke systemer som ville gitt optimalt hensiktsmessig ressursutnyttelse. Har de for eksempel implementert systemer for automatisk avstemming, og fungerer disse optimalt? Vår kartlegging omfatter også “purchase-to-pay”-vurderinger, inkludert gjennomgang av betalingsrutiner og kvalitetssikring av disse, sier Karim.

– For kundene våre handler dette mye om risiko. De vil vite mer om hvilke type finansielle risikoer selskapet er eksponert for, og hva konsekvensene kan være hvis noe skjer. For andre handler det også om hvorvidt avdelingens effektivitet og digitaliseringsgrad er på nivå med selskaper det er naturlig å sammenligne seg med, og vi har erfaring fra så mange slike prosjekter at vi kan tilby en god benchmark. Dermed kan vi ikke bare peke på hvor forbedringspotensialet ligger, vi kan også foreslå konkrete tiltak mot problemene, sier han.

Anonym milliardbedrift på kundelisten

Ett av selskapene som har benyttet KPMG Accounting til en slik gjennomgang, er elektro-engrosselskapet Berggård Amundsen. Da lokalavisen i Follo omtalte selskapets 2016-regnskap, kalte de dem “milliardbedriften du aldri har hørt om”. Finansdirektør Kim Dragland medgir at det nok kan være en riktig beskrivelse - selskapet omsatte for rundt 1,7 milliarder kroner i 2016, og har litt over 200 ansatte - men han understreker at det heller ikke er tilfeldig at det er sånn:

– Kundene våre er elektrikere, elektrisitetsverk og industribedrifter. Vi selger ikke til forbukere, og er derfor ikke avhengig av å ha noen merkevare ute hos dem, forteller Dragland.

Da gjør han vel å merke et lite unntak for selskapets VIP-konsept, kalt Norgeseliten, som er en kjede med 2.200 fagutdannede elektrikere i 180 medlemsbedrifter rundt i landet.

Nyttig med ekstern gjennomgang

I Berggård Amundsen overtok nylig Dragland ansvaret for en klassisk økonomiavdeling på ni personer, og brakte med seg en ambisjon om å utvikle avdelingen til å kunne levere langt mer for bedriften. Med blant annet dette som bakteppe, fikk Karim og KPMG i oppgave å gjøre en kartlegging.

– Vi valgte å bruke KPMG til dette fordi vi både trengte en risikovurdering på overordnet nivå, og fordi jeg trengte litt mer input når det gjaldt økonomiavdelingen. Vi gjorde dette i to trinn – først gjorde vi selv en overordnet analyse for å vise styret omtrent hvor landet lå, og deretter ønsket jeg å få eksterne krefter til å se nærmere på enheten min, sier han.

Dragland legger til at det var nyttig å supplere egne undersøkelser med KPMGs eksterne blikk på ting, de gjorde sin analyse med et metodeverk og en struktur som Berggård Amundsen selv har brukt som en mal for sine egne prosjekter siden.

Strammere kreditt

Karim forteller at analysene for eksempel avdekket at selskapet burde stramme inn kredittrutinene, blant annet på avstemming mot inkassobyrået. Dette tok Dragland umiddelbart tak i.

– I kjølvannet av analysen har vi gjort ganske mange ting på kreditt-siden. Kundefordringer er vår største balansepost, og det å ha kontroll på dette er et ganske stort område. Vi sender ut 500.000 fakturaer i året, og med 60 dagers kredittid kan det altså gå en stund før man merker det hvis noe er galt med dem. For å redusere risikoen her, har vi tatt et par av grepene som KPMG anbefalte etter analysen, herunder å kontakte kundene kort tid etter forfall, sier han.

– Dette er noe vi med hell har engasjert avdelingskontorene i. Alle avdelingsledere og selgere får nå jevnlig en Excel-liste hvor de kan drille seg ned på kunder og fakturaer, og for regninger som ikke er betalt fem dager etter forfall, har de stående ordre om kontakte sine kunder for å høre hvor landet ligger. Dette er et av de viktigste likviditetstiltakene vi har introdusert, og vi har allerede sett effekten av det, sier Dragland.

– Ja, etter slike kartlegginger er det alltid viktig å komme raskt på banen med oppfølging av foreslåtte tiltak, slår Karim fast. 

Han understreker at fleksibiliteten i KPMGs modell gir kunder et bred utfall av muligheter og stor grad av valgfrihet i hvilke tjenester man vil benytte seg av.

– Vi har organisasjonen, kompetansen og apparatet til å levere nærmest hele spekteret av de relevante tjenestene her, og så bestemmer kundene selv hva de vil benytte seg av, basert på hva de selv har av kompetanse og ressurser. Det er erfaringene fra nettopp dette apparatet som setter oss i stand til å gjøre gode kartlegginger av økonomifunksjoner, men det er opp til kundene å prioritere hvordan de vil benytte oss, avslutter Karim.

Ta kontakt

 

Forespørsel

 

Send inn