Nye krav til kassasystem | KPMG | NO

Nye krav til kassasystem

Nye krav til kassasystem

Det ble i juni 2015 kunngjort et nytt regelverk for kassasystem for å redusere risikoen for unndragelse av skatt og merverdiavgift ved kontantsalg. Dette trådte i kraft fra 1. januar 2017 for systemleverandørene med overgangsordning til 1. januar 2019 for bokføringspliktige.

1000

Kontaktperson

Advokat/ Director

KPMG in Norway

Kontakt

Relatert innhold

Bakgrunnen for eget regelverk for kassasystem er at ulike kontroller har avdekket at kassasystem i dag er satt opp på en slik måte at det er mulig å skjule kontantsalg. I den forbindelse er det også avdekket at enkelte leverandører av kassasystem aktivt viser sine kunder hvordan det er mulig å unngå at salg blir registrert i systemet. I dag er det manglende regulering av krav til funksjonene og oppbyggingen av kassasystem, noe som gjør det vanskelig å utføre kontroller av kassasystem.

Det nye regelverket stiller krav til kassasystem, herunder regler om påbudte og forbudte funksjoner, kvittering og rapporter og sikring av elektronisk journal. Kassasystemleverandører kan ved brudd på de nye kravene bli ilagt daglig løpende tvangsmulkt og overtredelsesgebyr.

Overgangsordning for bokføringspliktige

Regelverket trådte i kraft fra og med 1. januar 2017 for systemleverandørene, mens det er gitt en overgangsordning for de bokføringspliktige frem til 1. januar 2019. De nye kravene vil medføre at bokføringspliktige enten må anskaffe nye godkjente system eller godkjente oppgraderinger som gir kassasystemet de funksjoner det skal ha. Det er i tillegg til det nye regelverket også innført SAF-T Cash register, dvs. krav om at elektronisk journal oversendes skattemyndighetene i et elektronisk standardformat ved bokettersyn og avgrensende kontroller. Her gjelder også fristene nevnt ovenfor for henholdsvis systemleverandør og den bokføringspliktige.

Krav til kassasystemet

Et kassasystem skal være innrettet slik at det er enkelt å vurdere om det er i samsvar med kravene gitt i medhold av loven. Opplysninger om modell, type og versjon av kassasystem, med ID-nummeret til kassasystemet, skal være lett tilgjengelig.

En systembeskrivelse av oppbyggingen av kassasystemet og alle funksjonene i systemet skal foreligge, og beskrivelsen skal følge med kassasystemet ved salg, utleie eller utlån. Dessuten skal det fremgå hvordan kassasystemet kan kontrolleres. Hvis systemet oppbevarer dokumentasjon av bokførte opplysninger, kan dette av hensynet til enkel kontroll medføre at systembeskrivelsen må dokumentere kontrollsporet, herunder hvordan systemgenererte poster skal etterprøves. Ved endring av et system, skal systemleverandøren enten lage et tillegg til systembeskrivelsen eller en helt ny systembeskrivelse.

Kassasystemet skal ha en integrert kassaskuff med mindre systemet har funksjoner for å registrere kontantsalg på den enkelte operatør og salget ikke blir registrert fra faste kassapunkt eller det ved kassapunktet ikke er mulig å betale med sedler og mynter.

Videre skal kassasystemet ved hvert enkelt kassapunkt ha en skriver som kan produsere salgskvittering, returkvittering, kopikvittering, pro forma kvittering, utleveringskvittering, elektronisk journal, Z-rapport og X-rapport, jf. kassasystemforskriften § 2-3. Videre er det krav om at hvert kassapunkt har eksportfunksjon slik at opplysningene i elektronisk journal kan overføres til eksternt lagringsmedium.

Språket som benyttes i systembeskrivelse, programvare, programmeringsverktøy, programmeringsmanual, kvitteringer, X-rapport og Z-rapport, samt i registrering av kontinuerlig bruk, må enten være på norsk, svensk, dansk eller engelsk.

Det er stilt spesifikke krav til et kassasystems funksjoner, og disse omfatter funksjonene registrering av vekselkasse, registrering av betaling av ulike typer betalingsmiddel, klokke med norsk normaltid med justering for sommertid, klart skille mellom positive og negative beløp på alle kvitteringer, rapporter og i elektronisk journal, samt at et kassasystem til bruk for flere bokføringspliktige skal kunne særskilt registrere all kontinuerlig bruk for hver enkelt bokføringspliktig.

Forbudte funksjoner

Dessuten er det i kassasystemforskriften § 2-6 særskilt angitt hvilke funksjoner et kassasystem ikke skal ha. Programvaren i systemet skal ikke ha flere funksjoner enn det som fremgår av systembeskrivelsen fra leverandøren, og skal ikke kunne kobles sammen med utrustning eller programvare som gjør det mulig å endre eller slette elektronisk journal, ikke ha funksjoner som gir mulighet til å ta bort, endre eller legge til opplysninger i registreringene, det skal ikke være mulig å registrere salg uten at systemet skriver ut en salgskvittering, det skal ikke være mulig å skrive ut mer enn en kopikvittering, det skal ikke være mulig å foreta registreringer i systemet når integrert kassaskuff er åpen, det skal ikke være mulig å foreta registreringer i systemet hvis lagringsminnet er fullt, det skal ikke være mulig å merke spesifikke varer eller tjenester slik at de kan holdes utenfor X- og Z-rapport, og hvis systemet kobles sammen med en ikke-automatisk vekt, skal ikke systemet kunne påvirke de måletekniske egenskapene.

Opprinnelig var det også et forbud mot en treningsfunksjon for bruken av systemet, men dette ble endret i forskriften i juli 2016. Det er således tillatt med en treningsfunksjon hvor det skrives ut treningskvittering, dvs. utskrift fra systemet for treningsformål med samme slags opplysninger som i en ordinær salgskvittering. Treningskvitteringen må tydelig være merket med "Treningskvittering – IKKE KVITTERING FOR KJØP", og fonten på den markerte teksten skal være minst 50 % større enn den teksten som angir beløp. Vær oppmerksom på at treningskvitteringer ikke skal være en del av samme nummerserie som salgskvitteringer. X- og Z-rapporten skal vise antall treningskvitteringer og beløp.

Krav til dokumentasjon

For øvrig stilles det en rekke krav, herunder innholdskrav, knyttet til elektronisk journal, rapporter og øvrige typer kvitteringer.

Systemleverandøren skal gi skattekontoret nødvendig bistand til innsyn i kassasystemet, inkludert mulighet til innen en nærmere angitt frist å kreve utlevert vederlagsfritt programvare, servicenøkler, servicemanual, programmeringsverktøy og programmeringsmanual for kassasystemet. Dessuten skal leverandøren levere en produkterklæring til skattekontoret om at kassasystemet oppfyller kravene i lov om kassasystem med forskrift. Erklæringen skal leveres elektronisk og underskrives ved bruk av kvalifisert sertifikatløsning eller med fødselsnummer og organisasjonsnummer med bruk av PIN-kode (Skattedirektoratet vil angi måte for dette) som gir fullmakt til å godkjenne erklæringen. Det er krav om at slik erklæring må leveres før kassasystemet blir tilbudt til salg, utleie og utlån, og produkterklæringen skal oppdateres ved nye versjoner av systemet, herunder ved oppdatering som påvirker systemets funksjonalitet eller oppbygging. Samme produkterklæringen skal følge med kassasystemet ved salg, utleie og utlån.

Dersom leverandøren avdekker mangler ved systemet i relasjon til de krav som stilles, plikter leverandøren uten ugrunnet opphold å melde ifra om dette til skattekontoret og utbedre mangelen eller trekke kassasystemet fra markedet. Hvis skattekontoret avdekker eller blir oppmerksom på at et kassasystem har mangler i relasjon til regelverket, kan leverandøren bli gitt en frist for å utbedre mangelen eller trekke kassasystemet fra markedet. Ved tilbakekalling av kassasystemet fra markedet plikter leverandøren uten ugrunnet opphold å melde fra om dette til sine kunder.

Skattekontoret kan ilegge systemleverandøren daglig løpende tvangsmulkt dersom gitte frister for korrigering mv. ikke overholdes. Dessuten kan skattekontoret ilegge leverandøren et overtredelsesgebyr når det ikke leveres produkterklæring eller kassasystemet ikke oppfyller kravene i loven med forskrift med mindre det uten ugrunnet opphold foretas utbedringer/ retting eller kassasystemet trekkes fra markedet.

De nye kravene til kassasystem vil gjelde alle bransjer med kontantsalg med unntak av drosjenæringen som har plikt til å bruke taksameter. Formålet med de nye reglene er å øke skatteinntektene ved å fjerne muligheter til å unndra omsetning fra beskatning og merverdiavgift. Lignende regelverk er tidligere innført med brukbare erfaringer i Sverige. I hovedsak vil de nye reglene påføre leverandører et direkte ansvar for hvilke systemer som leveres, mens de bokføringspliktige må benytte slike godkjente systemer, herunder betale for utskiftinger eller oppgraderinger av kassasystemene sine innen 1. januar 2019.

For mer informasjon, kontakt:

Thor Inge Skogrand
E-post: thor.skogrand@kpmg.no
Telefon: +47 4063 9269

KPMG Law bistår ved spørsmål til det nye regelverket. Les mer om KPMGs tjenester innen skatt og avgift.

Innføring av SAF-T i Norge

Innføring av SAF-T i Norge

Det forventes at det med virkning fra 1. januar 2018 vil bli obligatorisk for bokføringspliktige å bruke SAF-T i Norge.

Ta kontakt

 

Forespørsel

 

Send inn