Roper varsko om gamle økonomisystemer

Roper varsko om gamle økonomisystemer

I mange bedrifter holdes foreldede økonomisystemer eller dårlig implementerte ERP-løsninger kunstig i live. – I en tid hvor omstillingsevne og dataanalyse er avgjørende for å henge med, er dette en teknologisk gjeldspost som vil koste virksomheten dyrt, sier Marius Berg, partner i KPMG Accounting.

Partner

KPMG i Norge

Kontakt

Relatert innhold

Har din bedrift utsatt å investere i nytt økonomisystem? Kanskje besluttet at den ERP-løsningen selskapet implementerte for fem år siden skal få leve litt til, selv om den egentlig har vist seg å ha stadig flere irriterende mangler?

Dere er ikke alene. Fenomenet er så utbredt blant norske bedrifter at det har fått et eget navn: Teknologisk gjeld.

Gapet mellom gammel og ny

– Teknologisk gjeld er hva det koster selskapet å ta reisen fra dagens økonomifunksjon og ERP-system over til en moderne, digital skyløsning kombinert med effektive økonomiprosesser, sier Marius Berg. Han er partner i KPMGs Accounting-virksomhet, og svært engasjert i dette spørsmålet.

Hans engasjement bunner i at de aller fleste virksomheter nå er helt avhengige av å kunne endre virksomheten sin raskt for å møte trusler fra nye og eksisterende aktører. I en nylig gjennomført internasjonal KPMG-undersøkelse mente over 40 prosent av de spurte toppsjefene at deres virksomhet vil bli vesentlig endret bare i de kommende tre årene. Det er en stor utfordring for mange av dem, siden de ikke har løsninger og virksomhetssystemer som kan henge med på denne reisen.

– Mange bedrifter har økonomisystemer som hemmer virksomheten deres i større eller mindre grad. Årsaken til et ikke-fungerende ERP-system er ofte at selskapet har tenkt at de må lage skreddersøm og mange spesialtilpasninger for at de skal være konkurransedyktige i sin virksomhet. Når de så må oppgradere ERP-systemet, påløper det store kostander ved å vedlikeholde spesialtilpasningene og skreddersømmen for bedriften, sier Berg.

Mange bedrifter ender opp med å ha systemkonsulenter innleid på heltid, og må bruke millioner på å opprettholde driften av løsningen. Dette er en situasjon som vil bli vanskeligere og vanskeligere for virksomheten, hvor stadige endringer og oppgraderinger gjør at selskapet vil mangle intern kompetanse til å ta kontroll over situasjonen.

­– Noen virksomheter har også balanseført store investeringer i et ERP-system som nå ikke fungerer, eller har investert i en feil løsning. Dersom de skal "skrote" slike løsninger, må hele balanseposten og investeringen føres som tap. Dette kan ha så store konsekvenser for ledelsen at de fortsetter med et system som ikke støtter virksomhetens fremtidige strategi, sier Berg.

Ikke bare gjør dette at bedriftene enklere kan bli utkonkurrert av nye, mer omstillingsdyktige aktører; det kan også påvirke bedriftens verdi – i hvert fall dersom virksomheten er i en situasjon der de blir kjøpt opp av et profesjonelt miljø.

– Vi ser nå at økonomisystemet er ett av forholdene som profesjonelle oppkjøpere vurderer nøye når de går igjennom organisasjonen til selskaper de ønsker å kjøpe. De anser det som lettere å skifte ut ledelsen enn å skifte ut virksomhetssystemet. Sub-optimale økonomifunksjoner kan med andre ord drive ned prisen som de beste kjøperne er interessert i å betale, sier Berg.

Uheldig på flere vis

Internett og ny teknologi har åpnet for å utvikle gode økonomisystemer i skyen. De siste fem årene har det kommet gode skybaserte ERP-løsninger på markedet med god funksjonalitet i Norge for mellomstore og små virksomheter. I tillegg kommer de store ERP- aktørene etter med skybaserte løsninger for de store virksomhetene.

En skybasert løsning har ferdig designede og standardiserte økonomiprosesser, og disse standardprosessene dekker rundt 90 prosent av behovene til de fleste bedrifter. Virksomheter som kan tilpasse seg slik at de klarer seg med standardprosessene, vil kunne halvere driftskostnadene på ERP-systemet.

– Med skybaserte løsninger tar regnskapsbyråene nå over rollen som systemleverandørene hadde før. De leverer både skyløsningen og regnskapstjenester pakket sammen til ett produkt, og bedriftene får en leverandør som tar et totalansvar for hele leveransen, sier Berg.

Han forteller at disse nye løsningene også gir virksomhetene mulighet for en ny arbeidsdeling med sin leverandør av regnskapstjenester. Nå kan de tjene som backup for din økonomifunksjon, eller de kan påta seg hele økonomifunksjonen dersom din virksomhet ønsker å sette dette arbeidet ut.

– Det er veldig liten tvil om at dette er fremtidens måte å handle økonomitjenester på. Analysebyråenes undersøkelser viser at den samlede kostnaden gjerne ligger rundt 77 prosent lavere enn tradisjonelle økonomisystemer, men i tillegg får bedriften enklere og bedre innsikt i egne tall, slår Berg fast.

Spørsmålene å stille

Som sagt er det mange som kanskje ikke tenker så mye over om deres virksomhet hemmes av et umoderne forretningssystem, men en slik manglende bevissthet kan koste mye konkurransekraft. Så hvordan skal en virksomhet kunne vite om økonomifunksjonen er effektiv nok, og om ERP-systemet er tilstrekkelig skalerbart, endringsdyktig og rustet til å møte en fremtid med store endringer?

– Det er seks spørsmål som står sentralt her. Hvis din bedrift blir svar skyldig på ett eller flere av disse, er det et signal om at økonomisystemet kan være til hinder for bedriftens utvikling, eller kanskje til og med en risiko for virksomhetens kontinuitet. Da er det sannsynligvis på tide å bytte til en løsning som heller kan være en katalysator for fremtidig omstilling, slår Berg fast.
 

  1. Er økonomisystemet knyttet sterkt opp mot én eller to personer? Kan andre enkelt holde systemet i gang dersom disse plutselig blir syke eller forsvinner?
  2. Har økonomisystemet noen gang vært til hinder for noe virksomheten har ønsket å gjøre? Er systemet forberedt til å passe inn i bedriftens utviklingsstrategi?
  3. Gir dagens system deg tilstrekkelig tilgang på virksomheters styringsdata og regnskap med oppdaterte tall tilgjengelige når du trenger det uten at noen må trekke ut data og lage større oppstillinger?
  4. Inneholder økonomisystemet spesialtilpasninger til din bedrift? Hvilken verdi tilfører disse spesialtilpasningene egentlig, og kunne de vært erstattet med standardiserte rutiner?
  5. Kan dere benytte en ren skyløsning som ERP-system, eller er dere avhengig av å måtte blande ny og gammel teknologi?
  6. Har dere beregnet kostanden ved dagens ERP-system og dagens økonomifunksjon. Har dere kalkulert besparelsen ved å benytte en skyløsning som automatiserer økonomiprosessene?

For mer informasjon, kontakt:

Marius Berg, Head of Accounting
E-post: marius.berg@kpmg.no
Telefon: +47 4063 7349

Les mer om KPMGs regnskaps- og økonomitjenester her.  

Ta kontakt

 

Forespørsel

 

Send inn

KPMGs nye digitale plattform

KPMG International har skapt en fremtidsrettet digital plattform som forbedrer din opplevelse av nettstedet.

 
Les mer