Sparte stort på «omvendt» anbudsprosess

Sparte stort på «omvendt» anbudsprosess

Da Geomatikk skulle bytte økonomisystem, kastet ikke økonomiavdelingen bort tid til å spesifisere sine eksisterende prosesser – de begynte heller å lete etter den beste måten å gjøre regnskap på. Den fant de hos KPMG.

Kontaktperson

Partner

KPMG i Norge

Kontakt

Relatert innhold

Norskeide Geomatikk AS kan spore sin opprinnelse tilbake til Televerkets kartavdeling. Opprinnelig jobbet de med digitalisering av kart, gjenfinning av kabler og koordinering av graveaktivitet for landets største kommuner, men etter at de i senere år har utviklet stadig flere ben å stå på, er dette blitt et konsern som i Norge har 250 ansatte fordelt på 4 selskaper. Da de i 2013 så skulle skifte økonomisystem, gikk de litt annerledes til verks:

– I slike situasjoner kjører mange selskaper omfattende anbudsprosesser hvor de utarbeider grundige spesifikasjoner for hvordan selskapets økonomifunksjon sitter og jobber i dag. Vi valgte heller å høre med aktører i markedet som kunne vite mer om hvordan man burde jobbe for å utnytte nye verktøy og ta i bruk standardiserte prosesser på best mulig vis, sier administrerende direktør Knut Bratsberg i Geomatikk AS.

Økonomifunksjonen til Geomatikk-sjef Knut Bratsberg (t.v.) har fått store besparelser og gode, standardiserte prosesser fra Marius Berg og KPMG Accounting.

Ivrig på ny teknologi

Bratsberg er opptatt av at Geomatikk skal utnytte ny teknologi i produktene de leverer til kundene. Ett av selskapene i konsernet, Geomatikk Survey, driver med landmåling og har nylig tatt i bruk lasermåling fra droner, og hele konsernet holder på med å flytte mange av løsningene sine ut på mobile plattformer. Det var derfor ikke noe langt sprang til KPMG og et Xledger-basert økonomisystem i den digitale skyen.

– Vi la opp til en prosess hvor det ble kjørt pilot på ett av selskapene i konsernet, slik at vi kunne lære og finne best oppskrift for Geomatikk, forteller Marius Berg, partner i KPMG og leder for selskapets accounting-tjenester.

– I denne piloten standardiserte vi prosesser og etablerte en digitalisering av økonomifunksjonens oppgaver, og deretter ble dette systemet rullet ut på resten av organisasjonen, sier han.

Geomatikks økonomifunksjon utfører nå alle regnskapsoppgaver selv i det nye systemet, men har mulighet til å trekke på KPMGs kapasitet ved behov. Over det siste tiåret har selskapet doblet omsetningen, men det nye systemet har bidratt til at det ikke var nødvendig å erstatte to av de fem ansatte i økonomiavdelingen da de gikk over i pensjonistenes rekker – selv om det kreves stadig mer av økonomiavdelingen.

I 2015 endret Geomatikk til brukerbetaling av en rekke tjenester, noe som førte til en tre- til firedobling av fakturavolumet fra ett kvartal til det neste – uten at verken ansatte eller system knirket i sammenføyningene. Geomatikk-sjefen er klokkeklar på at dette neppe kunne skjedd like sømløst uten fleksibiliteten i Xledger.
 

Økonomifunksjonen behøver fleksibilitet

– Vi er ingen liten bedrift nå, men vi er likevel for små til å ha en tradisjonell ERP-løsning. Da måtte vi hyret inn programmerere hver gang leverandøren gjorde en oppgradering eller vi skulle ekspandere i et nytt marked eller geografi, og det hadde rett og slett ikke vært økonomisk forsvarlig for oss. Nå merker vi knapt oppdateringene, og systemet er ikke til hinder for ekspansjoner eller endringer, sier han.

Samtidig mener Bratsberg at organisasjonen får mer ut av det nye systemet enn sitt gamle. Tidligere var det noen få som behersket systemet, men med dagens brukervennlighet kan alle gå inn og hente det de trenger – vel å merke av det de har tilgang til. Systemet har nemlig også en del konfigurasjoner, for eksempel et rolle-oppsett, som gjør at man kan åpne opp med sikkerheten ivaretatt.

– Ledere og ansatte har tilgang til all informasjon, og den oppdateres fra mange ulike steder. De som har adgang innenfor bedriften må også ha de riktige tilganger – i KPMGs installasjon av Xledger fungerer systemet akkurat slik det er naturlig at det bør gjøre, slår Bratsberg fast.
 

Håndterer kompleksiteten godt

For KPMG Accounting har Geomatikk vært en spennende kunde å bryne seg på: en kompleks organisasjon, hvor utbyttet av ny teknologi har vært stort.

– De er representert 8 steder i Norge, og har i tillegg 7-8 utestasjoneringspunkter, og på alle disse stedene jobber det veldig
selvstendige ansatte. De utfører flere av sine oppgaver i Geomatikks egne,
moderne produksjonssystemer, og setter derfor pris på at det er tilsvarende
fleksibilitet i Xledger slik KPMG leverer det, sier Berg.

– Hele moderniseringen av Geomatikks økonomiprosesser har skjedd trinnvis, hvor hvert skritt bygger på det forrige samtidig som løsningen
har håndtert alle utfordringer som har dukket opp underveis. Det gir store
fordeler å ha et system som er «software as a service» heller enn ett som står installert i en boks på et serverrom i kjelleren, han videre.

– I Geomatikk kjenner vi den situasjonen godt fra da vi var eid av Bravida, skyter Bratsberg inn.

– Et slikt system ville kostet oss minst 20 millioner – her har vi sluppet unna med en tiendedel, konkluderer han.

Ta kontakt

 

Forespørsel

 

Send inn

KPMGs nye digitale plattform

KPMGs nye digitale plattform