Ny lov og forskrift om kassasystem

Ny lov og forskrift om kassasystem

Det er kunngjort nytt regelverk for kassasystem for å redusere risikoen for unndragelse av skatt og merverdiavgift ved kontantsalg.

Forfatter

Advokat/ Director

KPMG in Norway

Kontakt

Relatert innhold

Kassasystem - bankkort

Bakgrunnen for eget regelverk for kassasystem er at ulike kontroller har avdekket at kassasystem i dag er satt opp på en slik måte at det er mulig å skjule kontantsalg. I den forbindelse er det også avdekket at enkelte leverandører av kassasystem aktivt viser sine kunder hvordan det er mulig å unngå at salg blir registrert i systemet. I dag er det manglende regulering av krav til funksjonene og oppbyggingen av kassasystem, noe som gjør det vanskelig å utføre kontroller av kassasystem.

Det nye regelverket stiller krav til kassasystem, herunder regler om påbudte og forbudte funksjoner, kvittering og rapporter og sikring av elektronisk journal. Leverandører kan ved brudd på de nye kravene bli ilagt daglig løpende tvangsmulkt og overtredelsesgebyr.

Regelverket for kassasystem omfatter lov om kassasystem med forskrift. Imidlertid trer regelverket i kraft først fra og med 1. januar 2017 med overgangsordning for de bokføringspliktige frem til 2019. De nye kravene vil medføre at bokføringspliktige enten må anskaffe nye godkjente system eller godkjente oppgraderinger.

Det følger av kassasystemloven § 3 at følgende krav stilles til et kassasystem:

  • Systemet skal være innrettet slik at det er enkelt å vurdere om det er i samsvar med kravene gitt i medhold av loven. Opplysninger om modell, type og versjon av kassasystem, med ID-nummeret til kassasystemet, skal være lett tilgjengelig. 
  • En systembeskrivelse av oppbyggingen av kassasystemet og alle funksjonene i systemet skal foreligge, og beskrivelsen skal følge med kassasystemet ved salg, utleie eller utlån. Dessuten skal det fremgå hvordan kassasystemet kan kontrolleres, jf. forskrift om kassasystem § 2-1 første ledd. Hvis systemet oppbevarer dokumentasjon av bokførte opplysninger, kan dette av hensynet til enkel kontroll medføre at systembeskrivelsen må dokumentere kontrollsporet, herunder hvordan systemgenererte poster skal etterprøves. Ved endring av et system, skal det lages enten et tillegg til systembeskrivelsen eller en helt ny systembeskrivelse, jf. forskriften § 2-1 annet ledd.
  • Kassasystemet skal ha en integrert kassaskuff med mindre systemet har funksjoner for å registrere kontantsalg på den enkelte operatør og salget ikke blir registrert fra faste kassapunkt eller det ved kassapunktet ikke er mulig å betale med sedler og mynter, jf. kassasystemforskriften § 2-2.
  • Systemet skal ved hvert enkelt kassapunkt ha en skriver som kan produsere kvittering, returkvittering, kopikvittering, pro forma kvittering, utleveringskvittering, elektronisk journal, Z-rapport og X-rapport, jf. kassasystemforskriften § 2-3. Videre er det krav om at hvert kassapunkt har eksportfunksjon slik at opplysningene i elektronisk journal kan overføres til eksternt lagringsmedium.
  • Det er krav om å benytte norsk, svensk, dansk eller engelsk som språk i systembeskrivelse, programvare, programmeringsverktøy, programmeringsmanual, kvitteringer, X-rapport og Z-rapport, samt i registrering av kontinuerlig bruk, jf. kassasystemforskriften § 2-4.
  • Kassasystemet må ha funksjoner som omfatter registrering av vekselkasse, registrering av betaling av ulike typer betalingsmiddel, klokke med norsk normaltid med justering for sommertid, klart skille mellom positive og negative beløp på alle kvitteringer, rapporter og i elektronisk journal, samt at et kassasystem til bruk for flere bokføringspliktige skal kunne særskilt registrere all kontinuerlig bruk for hver enkelt bokføringspliktig, jf. kassasystemforskriften § 2-5.
  • I kassasystemforskriften § 2-6 er det særskilt angitt hvilke funksjoner systemet ikke skal ha. Som eksempel, kan nevnes at programvaren i systemet ikke skal ha flere funksjoner enn det som fremgår av systembeskrivelsen, ikke skal kunne kobles sammen med utrustning eller programvare som gjør det mulig å endre eller slette elektronisk journal, ikke ha funksjoner som gir mulighet til å ta bort, endre eller legge til opplysninger i registreringene, det skal ikke være mulig å registrere salg uten at systemet skriver ut en salgskvittering og systemet skal ikke ha en særskilt funksjon for treningsbruk mv.
  • Det stilles en rekke krav, herunder innholdskrav, knyttet til elektronisk journal, rapporter og kvitteringer, jf. kassasystemforskriften §§ 2-7 og 2-8. Blant annet kan det nevnes at det er stilt krav til tydelig merking med store bokstaver av spesifikk betegnelse eller ordlyd i ulike kvitteringer.

Etter kassasystemloven § 4 skal leverandøren gi skattekontoret nødvendig bistand til innsyn i kassasystemet inkludert mulighet til innen en nærmere angitt frist å kreve utlevert vederlagsfritt programvare, servicenøkler, servicemanual, programmeringsverktøy og programmeringsmanual for kassasystemet.

Videre følger det av lovens § 5 at leverandøren skal levere en produkterklæring til skattekontoret om at kassasystemet oppfyller kravene i lovens § 3 og kravene gitt i forskrift. Erklæringen skal etter kassasystemforskriften § 3-1 leveres elektronisk og underskrives ved bruk av kvalifisert sertifikatløsning eller med fødselsnummer og organisasjonsnummer med bruk av PIN-kode (Skattedirektoratet vil angi måte for dette) som gir fullmakt til å godkjenne erklæringen. Det er krav om at slik erklæring må leveres før kassasystemet blir tilbudt til salg, utleie og utlån, og produkterklæringen skal oppdateres ved nye versjoner av systemet, herunder ved oppdatering som påvirker systemets funksjonalitet eller oppbygging, jf. forskriften om kassasystem § 1-3. Samme produkterklæringen skal følge med kassasystemet ved salg, utleie og utlån.Dersom leverandøren avdekker mangler ved systemet i relasjon til de krav som stilles, plikter leverandøren uten ugrunnet opphold å melde ifra om dette til skattekontoret og utbedre mangelen eller trekke kassasystemet fra markedet, jf. kassasystemloven § 6. Hvis skattekontoret avdekker eller blir oppmerksom på at et kassasystem har mangler i relasjon til regelverket, kan leverandøren bli gitt en frist for å utbedre mangelen eller trekke kassasystemet fra markedet. Ved tilbakekalling av kassasystemet fra markedet plikter leverandøren uten ugrunnet opphold å melde fra om dette til sine kunder, jf. kassasystemforskriften § 3-2.

Skattekontoret kan i henhold til lovens § 7 ilegge leverandøren daglig løpende tvangsmulkt dersom fristene nevnt ovenfor ikke overholdes, jf. §§ 4 og 6. Tvangsmulkten representerer ett rettsgebyr per dag (kr. 1 075 per 1. januar 2016) ved manglende oppfyllelse av fristen for å utlevere programvare, servicenøkler mv., mens den utgjør ti rettsgebyr per dag (kr. 10 250) ved manglende utbedring eller unnlatelse av å trekke et mangelfullt kassasystem fra markedet. Tvangsmulkten kan samlet sett ikke overstige mer enn 1 million kroner. Vedtak om tvangsmulkt blir sendt rekommandert til hvert av medlemmene i styret i selskap, forening mv., og styremedlemmene er solidarisk ansvarlig med enheten for betaling av tvangsmulkten.

Dessuten kan skattekontoret ilegge leverandøren av kassasystem et overtredelsesgebyr når det ikke leveres produkterklæring (§ 5) eller kassasystemet ikke oppfyller kravene gitt i lovens § 3 eller i kassasystemforskriften med mindre det uten ugrunnet opphold foretas utbedringer/ retting eller kassasystemet trekkes fra markedet, jf. kassasystemloven § 8. Et overtredelsesgebyr utgjør i utgangspunktet 30 rettsgebyr (kr. 30 750), men kan ved påvisning av ytterligere feil i samme type kassasystem innen 12 måneder etter første ileggelse av gebyr, settes til 60 rettsgebyr (kr. 61 500).

Både vedtak om tvangsmulkt og om overtredelsesgebyr har en klagefrist på tre uker.

Disse kravene vil gjelde alle bransjer med kontantsalg med unntak av drosjenæringen, som har plikt til å bruke taksameter.

Som nevnt innledningsvis, er formålet med de nye reglene å øke skatteinntektene ved å fjerne muligheten for funksjoner i kassasystem som gir mulighet til å unndra omsetning fra beskatning og merverdiavgift. Lignende regelverk er tidligere innført med brukbare erfaringer i Sverige. I hovedsak vil de nye reglene påføre leverandører et direkte ansvar for hvilke systemer som leveres, mens de bokføringspliktige må benytte slike godkjente systemer, herunder betale for utskiftinger eller oppgraderinger av kassasystemene sine. 

Ved spørsmål til det nye regelverket, kan KPMG Law bistå.

Ta kontakt

 

Forespørsel

 

Send inn

KPMGs nye digitale plattform

KPMG International har skapt en fremtidsrettet digital plattform som forbedrer din opplevelse av nettstedet.

 
Les mer