Agile portfoliomanagement - Domeinstrategie |
close
Share with your friends

Domeinstrategie: dé sleutel tot funding binnen agile portfoliomanagement

Agile portfoliomanagement - Domeinstrategie

Agile portfoliomanagement in de praktijk serie

Gerelateerde content

Wanneer organisaties de overstap maken naar een meer agile manier van werken, werkt de traditionele manier van projectportfoliomanagement niet meer. De grote vraag is: hoe verdeel je het beschikbare budget en de capaciteit? En wat moet daar allemaal in meegenomen worden?

Uitdaging 1: Hoe kom je tot een goede verdeling van budget en capaciteit?

Een belangrijke eerste stap is het opknippen van de organisatie in logische `domeinen', ook wel `value streams' genoemd. Een domein kan bijvoorbeeld zijn `betalingsverkeer', `autoverzekeringen', kinderspeelgoed' of `klachten & retouren'. Zo'n verdeling maakt het mogelijk om het mandaat en de autonomie voor het selecteren van de juiste initiatieven binnen het domein te beleggen. Het portfoliomanagement dat op organisatiebreed (top)niveau plaatsvindt wordt hiervoor veel lichter.

Een cruciale beslissing betreft de verdeling van budget over domeinen. Dat wordt nog meer een strategische beslissing dan voorheen, omdat er een directe link ontstaat tussen strategische prioriteiten en budgetverdeling. Bovendien vraagt de verdeling om een middellangetermijnvisie op de domeinen om de domeinteams enigszins stabiel te houden. Hierbij kan men ook denken aan expliciete opdrachten voor de domeinen met bijvoorbeeld een bepaalde focusverdeling over de drie horizonnen: run - change - innovate. Bepaalde domeinen zullen immers meer moeten investeren in optimalisatie, terwijl voor andere juist een meer innovatieve inslag nodig zal zijn. Deze zul je vervolgens ook terugzien in de samenstelling van het domein.

Bepaal eerst de omvang van het totale change budget

De eerste vraag betreft het bepalen van de omvang van het change budget. In een agile context met domeinen of value streams zal deze beslissing nog steeds genomen moeten worden. En ook hier zal het bepalen van het totale change budget veelal een verantwoordelijkheid van de board zijn. Dit vraagt een goede (strategische) inschatting van de board: hoeveel change achten zij nodig in de komende jaren en welke totale budgetruimte is er, ofwel de `change appetite'? Naast de eigen visie heeft de board input nodig van de verschillende domeinen om een goed beeld te krijgen van wat er per domein nodig is om de strategie te realiseren, maar ook van wat er nog meer aan veranderuitdagingen ligt.

Domeinstrategie als basis voor de verdeling over domeinen

In onze ogen is de domeinstrategie dé sleutel voor de verdeling. Elk domein levert hierin de informatie aan die de board nodig heeft om tot een goede en onderbouwde verdeling te komen. In een domeinstrategie wordt de veranderambitie voor een domein uitgewerkt in een domeinvisie en wordt (op hoofdlijnen) bepaald wat het vraagt om deze visie te realiseren (epics) én wat het zou moeten opleveren (business value). Dit resulteert in een inschatting van de veranderopgave per domein en is belangrijke input voor besluiten over het totale change budget en de budgetverdeling over de domeinen. En voor die besluitvorming is het van belang om wat langer vooruit te kunnen kijken, om ook tot een verdeling te komen met teams die voor langere tijd stabiel kunnen zijn. Door de domeinstrategieën in samenhang te bekijken wordt organisatiebreed een optimale verdeling gemaakt van de budgetten, in aansluiting op de strategie.

Accepteren van onzekerheid door een langere planhorizon, die meerdere keren per jaar wordt bijgesteld

We zijn ons ervan bewust dat deze domeinstrategie maar ten dele planbaar is en dat het moeilijk is te zeggen wat er binnen zo'n domein de komende één tot twee jaar precies gaat gebeuren. Wel zou een domeineigenaar inzicht moeten kunnen geven in hoeveel verandering er binnen een domein wordt voorzien in de komende jaren, bijvoorbeeld op basis van marktontwikkelingen, de organisatiestrategie (bijvoorbeeld groeidoelstellingen voor dat specifieke domein) of de beoogde vervanging van bepaalde systemen. Of wellicht weet je op basis van ervaring dat je in een bepaalde turbulente markt twee teams nodig hebt om te kunnen inspelen op marktkansen, zonder nu al te weten welke dat zijn. En dat moet je wel begroten. Dit expliciet maken draagt bij aan de transparantie die belangrijk is voor portfoliomanagement. Zowel voor het team, dat dan weet wat belangrijk is, als voor de portfolioboard die de domeinen met elkaar vergelijkt en besluit over verdeling over de domeinen.

Die transparantie komt gedurende het jaar ook weer terug in de periodieke review en bijstelling van de portfolio op basis van de prestaties en de voortgang per domein.

Denk ook in what-if's en scenario's

Op basis van de domeinstrategieën kan bepaald worden welke domeinen hoeveel budget/teams tot hun beschikking krijgen in de komende tijd. Door te werken met scenario's van wat er naar verwachting meer of minder mogelijk wordt bij hoger/lager budget kunnen hierin ook goede afwegingen worden gemaakt om tot een goede verdeling te komen van het beschikbare change budget.

Tot slot

Het is essentieel te onderkennen dat álle change binnen de domeinen wordt gerealiseerd en dat hier dus voldoende capaciteit voor benodigd is om tot juiste keuzes te kunnen komen. Het opstellen van een domeinstrategie is in onze ogen essentieel om tot een goede inschatting van de benodigde veranderinspanning per domein te kunnen komen. Zonder domeinstrategie is het risico groot dat de verdeling van capaciteit over domeinen arbitrair wordt. Met de domeinstrategieën kan een meer strategische discussie gevoerd worden om tot een goede verdeling te komen. De kunst is vervolgens de balans te vinden tussen vasthouden aan deze verdeling om per domein stabiele teams te hebben die op een agile manier de business value op dat domein optimaliseren, én tegelijkertijd open te staan voor eventuele herverdeling van capaciteit mochten veranderingen in omgeving of strategie dat vereisen.

Deze blog is onderdeel van een serie blogs over agile portfoliomanagement. We zien dat organisaties de overstap moeten en willen maken naar een meer agile manier van portfoliomanagement om de voordelen van agile optimaal te kunnen benutten. In de praktijk zien we organisaties hierbij worstelen met een aantal uitdagingen. Deze blogserie verkent die uitdagingen. Deze blog over funding is de tweede blog in de serie.

Neem contact met ons op

 

Offerteaanvraag (RFP)

 

Bevestig