Cultuur: achilleshiel van strategisch inkoopmanagement | KPMG | NL

Cultuur: de achilleshiel van strategisch inkoopmanagement

Cultuur: achilleshiel van strategisch inkoopmanagement

Om bij te dragen aan het concurrentievoordeel van de organisatie moet de CPO voornamelijk vertrouwen op twee routes: het implementeren van strategische verandering en het aangaan van strategische inkooprelaties met leveranciers. In beide gevallen speelt organisatiecultuur een doorslaggevende rol in het succes van het genomen initiatief. Hoewel meer dan 70% van strategische inkooprelaties faalt, hebben inkopers geen methode om de impact van cultuurverschillen te meten tijdens het inkoopproces. Men veronderstelt doorgaans dat het effectief managen van cultuuraspecten een kwestie van gevoel blijft. Een kostbare misvatting, zo blijkt uit het onderzoek dat wij recent uitvoerden.

1000

Gerelateerde content

Bezint eer ge begint

Bij het inkopen van complexe projecten of zeer specifieke goederen of diensten speelt de inkoopfunctie een belangrijke rol in het sluiten en managen van contracten. Wij vroegen ons af in hoeverre inkoop tijdens dit proces inspeelt op de invloed van bedrijfscultuur op de kwaliteit van de levering. Problematisch blijkt dat zowel inkopende als verkopende partijen elkaars organisatiecultuur voortdurend verkeerd beoordelen. Zo zagen wij in de praktijk hoe bij een grootschalige IT-uitbesteding pas tijdens de transitie de ware aard van beide partijen naar boven kwam. Enerzijds een sterk hiërarchische, compliance-gedreven klantorganisatie: de controlecultuur. Anderzijds een leverancier met een sterke prestatiecultuur, die alleen excelleert wanneer de autonomie en wendbaarheid van teams geborgd blijft. Na enkele weken van samenwerking stonden de zorgvuldig vastgelegde partnership-principes al zwaar onder druk, nog voor het operationeel afnemen van diensten kon beginnen. De hooggespannen verwachting ten aanzien van toekomstige innovatie kwam plotseling in een ander licht. Simpelweg het vijfjaarcontract ontbinden zou een financiële strop van enkele miljoenen betekenen.

Eerst cultuur, of eerst strategie?

Het zijn de diepe wortels van waarden en gebruiken die elke organisatie richting geven in het nemen van besluiten, maar tegelijkertijd een rem op verandering vormen. Zo hielpen wij de inkooporganisatie van een Nederlands industrieconcern dat moeilijkheden ondervond in de transitie naar een categoriemanagementstructuur. Het inkoopteam was volledig ingesteld op een leveranciersbenadering in plaats van op een marktbenadering. Daarbij ging de organisatie gebukt onder sterke verzuiling van de verschillende bedrijfsonderdelen, wat écht geïntegreerd werken vrijwel onmogelijk maakte. Het implementeren van verandering kost dan veel tijd, vaak niet vanwege onvoldoende begrip voor strategische doelstellingen, maar juist vanwege cultuur.

Natuurlijk zijn cultuuraspecten ook bij grensoverschrijdende inkoopsituaties van invloed op het succes. Neem als voorbeeld een vervoersbedrijf dat zich genoodzaakt zag haar onderhoudsactiviteiten over te brengen naar Oost-Europese leveranciers om kosten te verlagen. Op sales-niveau bleken de contacten goed te onderhouden. Op operationeel niveau ging er echter van alles mis en leidden structurele kwaliteits-, communicatie- en orderbevestigingsproblemen ertoe dat de kosten snel opliepen. Van meerdere leveranciers moest weer afscheid worden genomen.

Een strategische relatie garandeert nog geen operationeel succes

In andere gevallen verschilt het succes van de relatie sterk tussen strategisch en operationeel niveau. Bij het vormgeven van de nieuwe inkooporganisatie besloot een Nederlandse financiële instelling strikt onderscheid te maken tussen strategische en operationele interacties met leveranciers. Zo werd de strategische relatie met een buitenlands softwarebedrijf onderhouden door het management van beide organisaties periodiek bijeen te laten komen. Tijdens deze sessies werd met succes gesproken over gedeelde visies en belangen. In de praktijk is de leveranciersorganisatie echter nooit in staat geweest om deze belangen te operationaliseren; daarvoor was de cultuur te commercieel.

Laat het gevoel achterwege; cultuur meet je met diagnostische tools

De voorbeelden laten zien dat de gevolgen van cultuur pas laat in het inkoopproces zichtbaar worden. We zien ook dat cultuuraspecten doorslaggevender worden naar mate de levering van goederen en diensten complexer en internationaler wordt. Helaas zien we telkens weer dat selectietrajecten en contracten niet zijn ingericht om te voorkomen dat de waarde van inkooprelaties verloren gaat als gevolg van culturele mismatches. De inkoopfunctie blijkt hier een belangrijke verantwoordelijkheid in de vorm van feitelijke analyse en voorbereiding te laten liggen. Dit hoeft niet zo te zijn; cultuur laat zich meten en analyseren, ook vroeg in het inkoopproces. Alles wat dit vergt zijn de juiste tools (en een kleine verandering).

Op vrijdag 22 september verschijnt in inkoopvakblad Deal! een
uitgebreid artikel naar aanleiding van dit onderzoek.

Contact

Auteur van deze blog is Sebastian Tijl, consultant KPMG Procurement & Supply Chain

Neem contact met ons op

 

Offerteaanvraag (RFP)

 

Bevestig