Stap 2: Creëer overzicht in uw IFRS 16 lease-gegevens | KPMG | NL

Stap 2: Creëer overzicht en inzicht in uw IFRS 16 lease-gegevens

Stap 2: Creëer overzicht in uw IFRS 16 lease-gegevens

Om te voldoen aan IFRS 16 moeten lease-gegevens worden verzameld uit honderden zo niet duizenden contracten. Hoe creëer je overzicht in deze lease-data?

1000

Contact

Gerelateerde content

In de eerste stap hebben we behandeld hoe leasecontracten volgens IFRS 16 geïdentificeerd moeten worden. In stap 2 gaan de handen echt uit de mouwen: nu moeten alle contracten worden doorgespit op zoek naar de benodigde leasegegevens. Het uiteindelijke doel is het verzamelen en verrijken van alle leasedata die nodig is om de leaseverplichtingen en bijbehorende right-of-use assets te kunnen berekenen volgens de nieuwe standaard.

Een projectmanagementvraagstuk

Stap 2 is daarmee meer een projectmanagementvraagstuk dan een accountingvraagstuk. Bij veel bedrijven zal het al snel gaan om honderden tot wel duizenden leasecontracten. De vraag is of de benodigde data eenvoudig handmatig uit documenten gehaald kan worden en of bedrijven hier zelf de capaciteit voor hebben, of dat ondersteuning benodigd is. Bij grote hoeveelheden aan leasecontracten kan het tevens een efficiënt alternatief zijn om via een geautomatiseerde oplossing de benodigde data uit de leasecontracten te extraheren.

Het doel voor ogen

Met zogeheten OCR-software (Optical Character Recognition) kan data-extractie van deze contracten worden gedaan op basis van de relevante zoektermen. Met dergelijke tools is weliswaar de bulk van de leasecontracten te verwerken, maar dat zal nooit foutloos en volledig kunnen gebeuren. Dat heeft niet alleen te maken met de bijna eindeloze variatie aan formats voor het vastleggen van een datum of met het feit dat er nog handgeschreven contracten met lang verdwenen valuta kunnen opduiken. Belangrijker is dat een deel van de data in veel gevallen verrijkt moet worden met informatie uit de business.

Veel input uit veel verschillende functies

Neem bijvoorbeeld bepalingen voor de verlenging of vroegtijdige opzegging van vastgoedcontracten. De waarschijnlijkheid waarmee deze contracten worden verlengd dan wel opgezegd is van invloed op de leaseverplichting. Bij het bepalen van deze verplichtingen kan de keus bijvoorbeeld zijn geen gebruik te maken van een contractuele verlengingsoptie voor verlieslatende vestigingen binnen een retailorganisatie, terwijl voor winstgevende locaties wordt aangenomen dat wel gebruik zal worden gemaakt van deze verlengingsoptie. Het kan ook zijn dat verlieslatende locaties om strategische redenen wel worden aangehouden. Om deze beoordeling te kunnen maken is input nodig van andere afdelingen zoals sales, marketing, inkoop, etc. Het bepalen van de leaseverplichting vergt veel werk en de bijdrage en betrokkenheid van allerlei onderdelen uit de organisatie.

Slimme accounting software

Tijdens het verzamelen van de data is het belangrijk het doel voor ogen te houden. De gegevens die op deze manier uit de contracten worden gehaald, dienen straks immers als input voor de 'lease accounting software’ die uiteindelijk berekent wat er in de jaarrekening moet komen. Het is daarom belangrijk om voorafgaand aan deze exercitie vast te stellen welke datavelden benodigd zijn, om te voorkomen dat naderhand nog allerlei handmatige correcties en aanvullingen moeten worden doorgevoerd. Ook KPMG heeft een accounting software-oplossing die ervoor zorgt dat u voldoet aan IFRS 16: de KPMG Leasing Tool.

Centraal of decentraal

Een van de belangrijkste projectmanagementvraagstukken in deze stap is de keuze voor een centrale of decentrale aanpak. In een centrale aanpak worden alle leasecontracten vanuit de wereldwijde organisatie verzameld en door het projectteam op het hoofdkantoor verwerkt; bij een decentrale aanpak krijgen lokale teams de kennis en de training aangereikt om de verwerking ter plekke te doen. In de praktijk zien we beide varianten, en zelfs een hybride aanpak, voorkomen.

Welke aanpak de voorkeur geniet, kan afhangen van verschillende factoren. Hoe groot is de leaseportfolio, hoe goed is de leaseadministratie al op orde, en in hoeverre is de reportingstructuur al gestandaardiseerd en gestroomlijnd? De ervaring leert dat de beschikbare data met betrekking tot de leaseverplichtingen in veel bedrijven niet altijd volledig is. Grotere ondernemingen hebben vaak een reportingstructuur uitgerold waarin de lokale werkmaatschappij een 'reporting pack' naar het hoofdkantoor sturen waarin alleen de resultante van alle operationele leaseverplichtingen is opgenomen. Op centraal niveau is dan alleen die informatie bekend; de benodigde details (zoals verlengingsopties, restwaardegaranties en jaarlijkse prijsverhogingen) staan in het contract dat in bezit is van de lokale OpCo.  

... of als een commerciële kans

Een andere overweging bij de inrichting van het project is de vraag of bedrijven de implementatie van IFRS 16 willen aangrijpen om een efficiency slag te maken in leasemanagement. Vooral voor inkopers biedt dat kansen om de contracten uit verschillende landen en bedrijfsonderdelen te vergelijken. Het overzicht en de detailinformatie die daaruit voortkomen kunnen een goede uitgangspositie opleveren om te gaan heronderhandelen en uniforme, betere voorwaarden te bedingen waardoor een kostenbesparing gerealiseerd kan worden.

De boodschap naar de buitenwereld

Met het inzicht in de toekomstige leaseverplichtingen is het zaak te bepalen hoe daarover te rapporteren in de aanloop naar de invoering van IFRS 16. Verschillende stakeholders moeten geïnformeerd worden over de implicaties van IFRS 16. Dit zal ook onderwerp zijn van de volgende stap.

 

De volgende stap

De derde stap in ons zesstappenplan betreft de gevolgen voor de financieringsovereenkomsten die uw bedrijf heeft gesloten met banken en andere verstrekkers van vreemd vermogen.

 

Ruben Rog, Partner Capital Markets and Accounting Advisory Services, KPMG
Janpiter Nijp, Assistant Manager Capital Markets Accounting Advisory Services, KPMG

Neem contact met ons op

 

Offerteaanvraag (RFP)

 

Bevestig