Legacy ICT bij de overheid: big bang of small steps? | KPMG | NL

Legacy ICT bij de overheid: big bang of small steps?

Legacy ICT bij de overheid: big bang of small steps?

1000

Partner

KPMG Nederland

Contact

Gerelateerde content

Legacy ICT bij de overheid: big bang of small steps?

In ons vorige blog zijn we ingegaan op de oorzaken en impact van Legacy ICT bij de overheid. De aanval van WannaCry laat eens te meer het belang van up-to-date systemen zien. Tijdens ons onderzoek naar Legacy in de PS zien we dat veel organisaties het lastig vinden om een keuze te maken in de aanpak van het opruimen van Legacy ICT. In dit blog gaan wij verder in op deze afweging: kies je voor een big bang aanpak in de vorm van een groot programma of een meer incrementele veranderaanpak? Wat zijn de voor- en nadelen per aanpak en wanneer kies je voor wat?

Urgentie Legacy

Ongeacht de keuze voor de aanpak vraagt het daadwerkelijk oplossen van Legacy ICT in alle gevallen om voldoende gevoel van urgentie in de organisatie: zonder een burning platform gaat men niet rennen of althans niet snel genoeg. Wat betreft deze urgentie, zien wij twee verschijningsvormen.. De eerste vorm is een situatie waarin Legacy ICT resulteert in een reële bedreiging voor de stabiliteit, continuïteit en veiligheid van systemen. Meestal gaat dit hand in hand met een grote omvang aangezien er dan vaak ook sprake is van logge, monolithische systemen die niet eenvoudig te vervangen zijn. De tweede vorm is een situatie waarin de gevolgen van Legacy ICT wel gevoeld worden maar nog geen directe bedreiging vormen voor de bedrijfsvoering.

Maar hoe pak je dat dan aan? In latere publicaties zullen wij ingaan op de technische aanpak, nu willen wij de organisatorische aanpak nader belichten. Hierin zien wij grofweg twee vormen:

Big Bang

Binnen deze aanpak wordt meestal een groot programma opgetuigd met ruime beschikbaarheid van middelen om binnen een relatief korte tijd een acuut probleem op te lossen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een traject om binnen een 2 jaar enkele tientallen legacy-applicaties of een verouderde ERP omgeving te vervangen door een geïntegreerde ERP-suite.

Statistisch gezien hebben grote programma’s een grote kans om te falen1, dus waarom kiezen (overheids)organisaties er dan toch voor om dergelijke programma’s op te tuigen? Hierbij spelen verschillende overwegingen een rol. Allereerst zorgen grote programma’s voor veel momentum binnen de (ICT) organisatie. Dit momentum wordt veelal veroorzaak door onhoudbare of niet verder ondersteunde ICT systemen (urgentie), waardoor de noodzaak voor verandering acuut is en een korte doorlooptijd gevraagd wordt. Daarnaast worden voor dergelijke programma’s grote investeringen gedaan in de vorm van resources en middelen, waardoor dergelijke programma’s veel toewijding vanuit het hoger management krijgen.

Grote programma’s brengen echter ook risico’s met zich mee. Zo is de impact bij gefaalde programma’s groot, voornamelijk vanwege de investeringen in resources en middelen. Daarnaast hebben grote programma’s een hogere complexiteit en zijn moeilijker beheersbaar. Voor grote overheidsprojecten en –programma’s blijkt dat de scope en het budget op voorhand lastig te bepalen zijn, waardoor uitloop in tijd en geld inherent zijn. Tenslotte zijn de baten van het programma na afronding ook moeilijk te kwantificeren, omdat in veel gevallen ook moeilijk meetbare efficiency en effectiviteitswinst wordt behaald.

Een aantal randvoorwaarden zijn essentieel voor grote programma’s. Zo wordt een toegewijde en eenduidige programma governance als cruciale factor gezien, evenals voldoende (interne) kennis en expertise. Een programma dat opereert met onvoldoende business prioritiet is daarnaast ook gedoemd te mislukken.

Incrementele aanpak

Binnen deze aanpak wordt meestal een ruimere scope gepakt dan bij de big bang maar wordt gekozen voor een langere tijdspanne waarin gefaseerd, per business- of IT-functie, de legacy wordt aangepakt.

Als de business wordt gevraagd wat het belangrijkste is tijdens een IT-transitie dan is het eerste antwoord meestal ‘de winkel moeten open blijven’. Dit is een veelgenoemd argument om te kiezen voor een meer incrementele aanpak die meer gelegenheid biedt om tussentijds bij te sturen dan een groot programma. Het is van belang om de doelen van te voren scherp neer te zetten maar gedurende de rit kan de route gewijzigd worden en is er meer ruimte om te experimenteren, te leren van fouten en daarmee verbeteringen door te voeren. Door het opknippen van het traject in kleinere stappen wordt tevens de impact van eventuele mislukkingen beperkt. Ten slotte biedt deze aanpak meer ruimte om de organisatie mee te krijgen in een transitie. Vaak gaat vervanging of vernieuwing van legacy gepaard met procesoptimalisatie of redesign in de business, een verandering die gebaat is bij voldoende tijd.

Een incrementele aanpak is niet altijd mogelijk en kent ook zo zijn nadelen. Ten eerste is deze aanpak minder geschikt voor het oplossen van een acuut probleem: als de continuïteit van de business in het geding komt is moet er zo snel mogelijk een oplossing komen. Daarom is het van belang om tijdig te beginnen met de vervanging of vernieuwing. Dit vraagt om een strategische visie op Life Cycle Management en een bewustzijn bij het management. Dat is het andere grote nadeel van een incrementele aanpak voor legacy trajecten. Legacy is al geen populair onderwerp en als investeringen niet direct tot verbeteringen voor de business leiden is de business minder geneigd voldoende aandacht en geld aan het legacy traject te besteden.

Een van de belangrijkste succesfactoren voor legacy trajecten, zeker bij een incrementele aanpak, is dan ook het organiseren van sterke bestuurlijke betrokkenheid gericht op resultaat, koersvastheid en het creëren van waarde in plaats van het reduceren van risico’s. Een meer Agile benadering van legacy trajecten kan hierbij helpen.

De ene aanpak is niet persé beter dan de andere, in de praktijk zien wij beide vormen regelmatig voorbijkomen met in beide varianten wisselende mate van succes. Welk vorm past het beste bij uw uitdagingen? Laat het ons weten door onze enquête in te vullen!

Auteurs

Jurriën van Opbergen
Stijn van Erp

 

1 Tweede Kamer, vergaderjaar 2014–2015, ‘Parlementair onderzoek naar ICT-projecten bij de overheid’

 

Neem contact met ons op

 

Offerteaanvraag (RFP)

 

Bevestig