Het is nooit te laat om een dure blunder te maken | KPMG | NL

Het is nooit te laat om een dure blunder te maken

Het is nooit te laat om een dure blunder te maken

Faalkosten zijn al te lang het ondergeschoven kindje van de inkooptheorie; tijd om een stukje praktijkervaring toe te voegen.

1000

Gerelateerde content

ook in de latere fases van het inkoopproces kunnen fouten uiterst kostbaar zijn

Vroeg in het inkoopproces heb je de meeste invloed op de kosten. Een doorgewinterde inkoper heeft al menig docent dit punt horen maken. De theorie hierachter spreekt voor zich, maar de praktijk blijkt weer eens weerbarstiger. De afgelopen maand kwamen meerdere aanbestedende diensten in opspraak die laat in het inkoopproces kapitale fouten hebben gemaakt.

Opzegbeding in contract ontbreekt: nog 22 jaar en €348 miljoen te gaan

Het Europees geneesmiddelenbureau (EMA) is een EU-agentschap dat gevestigd is in Londen. Gezien de Brexit is een verhuizing naar het vasteland noodzakelijk. Het Europees parlement heeft onlangs gerapporteerd dat het huurcontract voor de huidige locatie geen tussentijds opzegbeding blijkt te bevatten: EMA kan niet van het contract af voor 2039. Een fout die pas bij het sluiten van de definitieve overeenkomst is gemaakt. Niettemin prijzig: de geschatte extra kosten zijn €348 miljoen.

Rechter: per ongeluk te veel betalen is eigen schuld

De nationale politie verloor eind maart een rechtszaak van Microsoft. De politie had verkeerd berekend hoeveel van haar medewerkers een Microsoft-licentie gebruikten, en maakte miljoenen te veel over. Het was niet de eerste keer dat deze fout gemaakt werd; Microsoft vond de maat vol en besloot het geld te houden. Terecht dus, volgens de rechter. Een kostbare fout bij het bestellen en betalen; helemaal aan het einde van het inkoopproces.

Ontbinding contract mislukt; twee aanbieders bieden zelfde busverbindingen aan

Een zaak uit het buitenland; de Duitse gemeente Gotha beëindigde voortijdig een contract voor openbaar busvervoer. Het contract liep nog tot 2019, maar de gemeente was ontevreden over de prijsstelling en ontbond per 1 januari 2017. De leverancier stapte naar de rechter, terwijl de gemeente gelijktijdig een aanbesteding uitschreef voor een nieuwe aanbieder. De aanbesteding werd gewonnen door een concurrent en de oorspronkelijke leverancier hield voet bij stuk; de gemeente heeft nu twee contracten. Sinds 1 januari rijden concurrerende bussen achter elkaar aan op dezelfde dienstregeling. Vorige maand bepaalde een rechter dat de gemeente Gotha beide leveranciers geld verschuldigd is. De gemeente had moeten afwachten tot de beëindiging van het contract definitief was; een dure fout in de allerlaatste fase van het inkoopproces.

Risico op hoge faalkosten in alle fases van het inkoopproces

De les die wij moeten trekken uit deze fiasco’s: ook in de latere fases van het inkoopproces kunnen fouten uiterst kostbaar zijn. De gangbare inkooptheorie leert dat de impact op waarde en kosten aan het begin van het inkoopproces het groots is en snel afneemt. Voor een ideaal proces klopt dat. In de werkelijkheid is er echter altijd risico op fouten. En de potentiele impact van die fouten neemt niet af: het is nooit te laat om een dure blunder te maken.

 

Door: Wouter Lohmann, senior consultant KPMG Management Consulting

Neem contact met ons op

 

Offerteaanvraag (RFP)

 

Bevestig