Data migratie: Veelal noodzakelijk en complex maar werpt zijn vruchten af!

Data migratie

In de hedendaagse samenleving wordt het steeds belangrijker om als organisatie competitief te blijven. Hierbij speelt de kwaliteit van de IT-architectuur binnen een organisatie een grote rol. Het bestaan van bijvoorbeeld een centraal datasysteem (Single Source Of Truth) binnen organisaties is wenselijk en in sommige gevallen zelfs noodzakelijk. Gecentraliseerde data heeft een positief effect op de toegankelijkheid en uniformiteit van data. Maar hoe komen we tot een uniform datasysteem?

Gerelateerde content

Data Migratie

Data migratie is een methode om data te harmoniseren tussen systemen en dit vervolgens te bundelen in een (nieuw) systeem gebaseerd op een nader te bepalen migratietechniek en methodologie. De recente technologische ontwikkelingen op het gebied van datamigratie zorgen voor meer flexibiliteit en de inzet van IT-tools voor data migratie. Tegelijkertijd wordt data migratie door de toegenomen technologische mogelijkheden ook aantrekkelijk voor organisaties. Het is van essentieel belang om de noodzaak voor data migratie binnen de organisatie tijdig te ontdekken en de migratie uit te voeren. Daarmee kan de migratie adequaat gepland worden en mogelijke risico’s gemitigeerd worden.

Data migratie brengt veel complexiteit met zich mee en is een intensief proces voor de organisatie met veel haken en ogen die zonder goede voorbereiding grote gevolgen kan hebben. Data migraties met een negatieve afloop kunnen onder andere als gevolg hebben dat de data integriteit binnen de organisatie ernstig wordt verstoord en zodoende resulteert in een verstoring van de operationele activiteiten binnen de organisatie. Maar gelukkig brengt data migratie ook positieve kanten die zwaarder wegen dan de risico’s.

Wat zijn de voordelen van data migratie?

  • Data governance: Een centraal data punt binnen de organisatie zorgt voor betere regulering, onderhoud en modificatie van data binnen de organisatie.
  • Data integriteit & veelvuldigheid: Vermindering van problemen op het gebied van data integriteit en veelvuldigheid alsmede verhoging van de algehele data integriteit en de onderlinge data relaties. Verhoging van de data integriteit leidt tot een efficiëntere datahuishouding binnen de organisatie.
  • Kostenvoordelen (efficiëntie): Opheffen van legacy systemen en daaraan gekoppelde reductie van onderhoudskosten en zoekkosten.
  • Master Data Management: Toegenomen mogelijkheden voor Master Data Management vanwege het feit dat data is gecentraliseerd. Inzicht in en beheer van stamdata is van belang voor het efficiënt opereren van de organisatieprocessen.
  • Data modellering: Een volledig data migratie proces legt het gehele data landschap van een organisatie bloot en maakt het mogelijk om relatief onbekende datapatronen te ontdekken en vervolgens ook te modelleren.

Data migratie kan zodoende een middel zijn om het data landschap van een organisatie in kaart te brengen. Inzicht in het data landschap van de organisatie en de onderliggende relaties tussen data versterkt de positie van een organisatie en biedt toegenomen mogelijkheden voor controle en regulering.
 

De data migratie must do’s

Data migratie is complex en vereist als minimum een solide proces en deskundig personeel met diepgaande kennis over het data landschap en data model. Hieronder enkele cruciale aandachtspunten als het gaat om data migratie.

  • Migratie blauwdruk: Het is belangrijk om alle datatypen en onderlinge afhankelijkheden van data alsmede de toegepaste migratie logica per datatype te documenteren. De migratieblauwdruk kan worden gebruikt als naslagwerk (na goedkeuring van alle betrokkenen) gedurende het migratieproces omdat data migratie veelal in groepsverband wordt uitgevoerd.
  • Migratie cut over plan: Stel een migratie plan op waarin het gehele migratieproces is geïllustreerd en er op elk moment in de tijd zichtbaar is welke activiteit er gepland staat alsmede de rollen, verantwoordelijkheden en afhankelijkheden van het migratiepersoneel.
  • Testplan: Stel een uitgebreid testplan samen waarin op een representatieve dataset (gebaseerd op productie datakwaliteit en hoeveelheid) getest kan worden. Testen is bepalend voor de uiteindelijke kwaliteit van de datamigratie en stelt een organisatie in staat om gaandeweg een algehele kwaliteitsverbetering door te voeren in het migratieproces.
  • Reconciliatie raamwerk: Stel een uitgebreid raamwerk samen met onderliggende activiteiten op om de juistheid en volledigheid van de gemigreerde data te waarborgen. Dit raamwerk is het middel om te controleren of de data migratie succesvol is geweest in termen van juistheid en volledigheid en in het bijzonder belangrijk vanuit wet en regelgeving en de externe auditor.
  • Data verwijderen en archiveren: Maak inzichtelijk hoe en of er data wordt verwijderd en door wie en stel de impact hiervan op andere datatypen vast. Daarnaast is het belangrijk om een data archiveringsproces in te richten waarvan gebruik kan worden gemaakt tijdens de data migratie. Gearchiveerde data (vaak niet onderdeel van de migratie) kan de totale datahoeveelheid in de migratie positief beïnvloeden en zodoende ook de migratie/business ‘downtime’ in het systeem verminderen. Minder data betekent een kortere downtime en minder stilstand in bijvoorbeeld de fabrieken (in geval van een productie) en uiteindelijk minder kosten.
  • Data migratie tooling: Indien er gebruikt wordt gemaakt van IT-tools in het kader van de data migratie dient de leverancier inzichtelijk te maken welke modificaties er aan de tool worden gedaan (Change Management). Ter aanvulling, nieuwe functionaliteiten in migratie tooling dienen getest te worden in een gescheiden omgeving om de betrouwbaarheid en correcte werking van de tool vast te stellen.

Dit zijn in een notendop de minimale essentiële zaken die geborgd moeten zijn in een migratieproces. De uiteindelijke lijst is vrijwel altijd langer en organisatie specifiek.

Data migratie is niet enkel een IT Project

Als je als organisatie wilt professionaliseren en meerdere systemen hebt die data bewerken en verzamelen, is data migratie een must do. Zonder data migratie is er veelal geen totale controle over het data landschap binnen een bedrijf. Data migratie is noodzakelijk om binnen een organisatie adequater data management uit te voeren en te onderhouden. Hierbij moet vermeld worden dat data migratie niet enkel moet worden gezien als een IT-functie maar evenals ook een business functie. Immers de business is uiteindelijk verantwoordelijk voor de data binnen de organisatie.

Data migratie is onvermijdelijk in het kader van de continuïteit van de organisatie maar tegelijkertijd niet te onderschatten omdat een mislukking op dit gebied een grote impact kan hebben op diezelfde continuïteit van de organisatie.

Ramazan Akca is senior consultant bij KPMG Advisory en specialist in data migratie

Data Migration

Data Migration

Data Migration draait om het overzetten van data van het “oude” systeem naar het “nieuwe” systeem.

Neem contact met ons op

 

Offerteaanvraag (RFP)

 

Bevestig

Nieuwe digitale platform van KPMG

KPMG International heeft een state of the art digitaal platform ontwikkeld dat uw digitale ervaring verbetert en het vinden van nieuwe en relevante content optimaliseert.