Datalawine; service line Enterprise data management | KPMG | NL

Datalawine; service line Enterprise data management

Datalawine; service line Enterprise data management

Grote hoeveelheden data kunnen tot uitdagingen leiden binnen de bedrijfsvoering. Hoe ga je de opeenstapeling en, uiteindelijk, lawine van data tegen en hoe gebruik je deze voor je organisatie?

1000

Gerelateerde content

Blog – De datalawine onder controle

Data is onlosmakelijk verbonden met hoe we dagelijks ons werk doen. Dat is terug te vinden in onze ERP-systemen waar op gestructureerde wijze bedrijfsprocessen met behulp van data bijgehouden en gecontroleerd worden. Maar dat geldt ook voor e-mail, documenten, presentaties, chatgesprekken, publicaties en andere ongestructureerde data; alles vormt een onderdeel van hoe wij onze dienstverlening vastleggen en overdragen naar de buitenwereld. Onberispelijke kwaliteit en integriteit staan hierbij vaak centraal. Streven naar kwaliteit betekent aandacht voor consistentie in hoe er gewerkt wordt en hoe het werk word uitgevoerd. Hierbij hoort ook de wijze waarop informatie wordt opgeslagen, gedeeld en bewaard (fysiek en digitaal). Maar het gaat er ook om hoe informatie terug te vinden is en, vaak vergeten, hoe we data verwijderen.

De dagelijkse praktijk wijst uit dat goed nadenken over de levenscyclus van data vaak niet de sterkste kant is van bedrijfsvoering. Data stapelt zich op terwijl het overzicht waar wat staat op termijn vertroebeld raakt. Gevolg, overal staat data zonder dat er duidelijkheid is over eigenaarschap en doel van deze data. Neem daarbij de trend dat storage steeds goedkoper wordt en je hebt een mix van ongecontroleerde groei zonder dat iemand zich daar druk om maakt of de pijn voelt. Maar toch zal er een moment komen dat er iets moet gebeuren met alle bewaarde data want zonder controle ontstaan er risico’s op het gebied van informatiebeveiliging, contract management en naleving van wet- en regelgeving (zoals privacy regelgeving of belastingwetten). Hoe krijg je daar nu controle over en voorkom je dat je uiteindelijk bedolven wordt onder een lawine aan data?

Dat begint met het in kaart brengen van de aanwezige data, classificatie, waar en wanneer gecreëerd, door wie en welke rol het speelt in de organisatie. Dat is een hele klus, en vergt veel inspanning om te komen tot een compleet beeld. Daarbij is het aan te raden om van tevoren na te denken welke datacategorieën gebruikt kunnen worden om deze legacy data te sorteren om zo op een later tijdstip het archiveren, het eventueel verrijken met metadata en opschonen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan bedrijfskritieke data, projectdossiers, klantinformatie, HR-data, financiële informatie en data ten behoeve van ondersteunende diensten.

Tegelijkertijd is het raadzaam om de bron van datacreatie kritisch te bekijken. Gestructureerde data uit bijvoorbeeld ERP-systemen zijn daarbij vaak voorspelbaar en leveren geen grote problemen op ten opzichte van beheersbaarheid. Het probleem ontstaat bij ongestructureerde data. In haar aard is deze ongecontroleerd en heeft de auteur alle vrijheid om deze op te slaan op zijn eigen pc en op netwerkomgevingen. Als geen sturing wordt gegeven hoe deze data op te slaan of ongelimiteerde opslag aan te bieden, zal er geen stimulans zijn om het gedrag aan te passen. Immers, het bestand is op het moment van creatie belangrijk, over de langere termijn wordt vaak niet nagedacht. Om toch sturing te geven en grip te houden op deze ongestructureerde datastromen kunnen de volgende maatregelen helpen om de groei te teugelen en van datachaos naar datagrip te bewegen:

    1. Stel per gebruiker een limiet aan data opslag op zijn persoonlijke omgeving, zodat deze gebruiker gestimuleerd wordt om na te denken wat hij wel en niet bewaart, en op welke plekken.
    2. Introduceer een archiveringsoplossing (records management) met data retentie voor ongestructureerde data, waarmee het automatisch verwijderen van data mogelijk wordt na het verstrijken van een vooraf ingestelde bewaartijd.
    3. Zorg voor autorisatie op netwerkschrijven en vaste folderstructuren, zodat duidelijk is waar welke data thuis hoort en wie eigenaarschap heeft over deze data. Dit kunnen projectfolders zijn, maar ook klantdata, HR data of andere bronnen.
    4. Gebruik software die het ontdubbelen mogelijk maakt van zowel e-mails als ook losse bestanden (zoals powerpoint files), waardoor hetzelfde bestand maar één keer fysiek wordt bewaard.
    5. Geef duidelijke richtlijnen aan de medewerkers hoe om te gaan met verschillende opslaglocaties (lokaal, centraal, sharepoint).
    6. Denk na over de inzet van een Document Management systeem, waar voordeel in efficiency en hergebruik van data gestimuleerd wordt, terwijl het inregelen van autorisatie, data retentie en vernietiging middels configuratie ingeregeld kan worden. Hiermee kunnen dan ook de risico’s van ongestructureerde data op gebied van wet- en regelgeving beheerst worden.
Deze elementen leiden allemaal tot een betere en beheersbare levenscyclus van data, waar het begin en einde van data is geregeld. Dit voorkomt om straks opgescheept te zitten met fileservers vol ongestructureerde data waarvan het nut en noodzaak niet bekend is, maar waar niemand de call kan maken om deze data op te schonen omdat niet duidelijk is welk risico daarmee gemoeid is. Daarbij is het wel zaak om op alle vlakken actie te ondernemen, want als je niet alle gaten dicht dan blijft het lekken.

Wij hebben de ervaring dat vanuit deze situatie het nog steeds mogelijk is grip te krijgen op deze data. Zit u in zo’n situatie, dan is het gezien de snelheid waarmee data nu groeit zaak om zo snel mogelijk te beginnen. Hoe langer gewacht wordt, hoe groter de impact zal zijn op de bedrijfsvoering en het uiteindelijk als een datalawine over u heen komt. 

Gert Meijerink is Senior Manager bij KPMG IT Advisory. Hij adviseert bedrijven en overheden bij het maken van juiste keuzes welke aanpak grip op en de meeste waarde uit data haalt, om zo digitale dienstverlening optimaal in te regelen voor klant en bedrijfsvoering. Daarnaast begeleidt hij organisaties in het opzetten van strategieën rondom data en het uitvoeren daarvan in de dagelijkse praktijk.

Neem contact met ons op

 

Offerteaanvraag (RFP)

 

Bevestig