Meer aandacht voor Soft controls leidt tot betere jaarrekening

Meer aandacht voor Soft controls

En weer een schreeuw om aandacht voor cultuur in de audit. Het voorstel voor de herziening van de Corporate Governance Code onderstreept nogmaals het belang om ‘de mens’ niet alleen te beschouwen als rationeel dier maar ook als context afhankelijke en bepalende factor voor de lange termijn waardecreatie.

Gerelateerde content

Meer aandacht voor Soft controls leidt tot betere jaarrekening

Structuren, processen en beleid zijn traditioneel de onderzoeksgebieden geweest van de interne en externe auditor. Cultuur, gedrag en soft controls zijn daar het laatste decennium bijgekomen. De Code is van toepassing op de Nederlandse beursvennootschappen maar wordt ook door veel niet beursgenoteerde ondernemingen gehanteerd om hun eigen risicomanagement aan te scherpen. Voor de accountant is de Code ook relevant omdat het onder meer ingaat op onderwerpen die de auditcommissie jaarlijks zou moeten bespreken zoals soft controls, als belangrijke gedragsbeïnvloedende factoren omdat die nu eenmaal relevant zijn in het kader van de jaarrekeningcontrole.

Dat kan voor sommige accountants even schakelen zijn. Want hiermee verschuift het onderzoekveld naar meer kwalitatief onderzoek zonder vooraf gedefinieerde normenkaders en werkprogramma’s. De code schrijft voor dat:

 

‘het bestuur verantwoordelijk is voor de inbedding van een cultuur in de onderneming die is gericht op lange termijn waardecreatie’.

 

Maar hoe doe je dat dan? Waar let je op? En waar rapporteer je over? De accountant is zijn aandachtsgebied aan het verruimen. Niet alleen opzet, bestaan en werking van controls maar ook de context die uiteindelijk bepalend is voor een duurzame verankering van gewenst gedrag is relevant. Op drie momenten in de controle bestaat een toenemende aandacht voor soft controls: beschouwing van de controleomgeving, testen van controls op proces niveau en de uitvoering van een oorzakenanalyse.

Normen en waarden in de organisatie
Het begrip controleomgeving wordt weer opgelapt en krijgt meer handen en voeten. Het is relevant voor de accountant om te kijken naar de geldende normen en waarden in de organisatie als fundament van de controle. Deze zijn veelal vastgelegd in een gedragscode als stolsel van cultuur. Uiteraard is dit nog geen garantie voor gedrag dat is gericht op lange termijn waardecreatie. Om inzicht te krijgen in de effectieve werking van een gedragscode is het relevant om te kijken naar het ontstaan van de code. De initiatiefnemer, de uiteindelijke goedkeurder maar ook het proces van opstellen drukken een belangrijke stempel op de gedagscode en bepalen grotendeels het draagvlak en daarmee de effectiviteit van de code. De werking van de gedragscode wordt zichtbaar bij belangrijke besluiten. De accountant kan hierbij de volgende vragen stellen:

  • Welke belangen, van welke stakeholders worden zichtbaar afgewogen?
  • Worden de langere termijn doelstellingen expliciet betrokken?
  • Is tegenspraak georganiseerd en wie ziet daar op toe?

Soft controls op procesniveau
De kwaliteit van soft controls, zoals goed voorbeeld gedrag, uitvoerbaarheid en transparantie is eveneens zichtbaar op procesniveau. De houding van rolmodellen zoals direct leidinggevenden hebben invloed op de kwaliteit van de controleactiviteiten. Een inspirerend leider die het belang onderstreept van controlebewustzijn door de koppeling te leggen met de herkomst, visie en toekomst van de organisatie werkt motiverend. Een leidinggevende kan bijvoorbeeld in woord en daad benadrukken dat een organisatie van oudsher bekend staat om ‘afspraak is afspraak’, betrouwbare financiële rapportages met een solide fundament voor verdere groei. Het belang van effectieve controles komt verder tot uitdrukking in de prioriteiten die controleactiviteiten krijgen. Met voldoende reservering van: tijd, budget en aantal fte’s laat een organisatie zien dat het ‘in-control’ wil zijn.  Het bepaalt de mate waarin een control goed kan worden uitgevoerd. Naast kennisnemen van deze aspecten krijgt de accountant ook een goed beeld van de mate van uitvoerbaarheid door te observeren in de kantooromgeving. Een net opgeruimd kantoor stimuleert uiteraard meer bij het werken aan een nette en secure rapportage dan een rommelig kantoor. Eveneens geldt dat open kantoren, ronde tafels en lichte wanden openheid in een organisatie stimuleert. Misschien geen alledaagse accountantswerkzaamheden maar in zekere zin veel zeggend over de cultuur in de organisatie.

Gedragsoorzaken analyse
Het lerend vermogen van een organisatie wordt zichtbaar door de hoeveelheid aandacht die er is voor het leren van incidenten of fouten. Het soft controls model van Muel Kaptein[1]  wordt veel gebruikt om een dergelijke oorzakenanalyse uit te voeren. Hij onderscheidt de volgende acht dimensies die gedrag van medewerkers beïnvloeden: helderheid, voorbeeldgedrag, betrokkenheid, uitvoerbaarheid, transparantie, bespreekbaarheid, aanspreekbaarheid en handhaving. Door deze dimensies te toetsen wordt structuur gegeven aan de gedragsoorzaken-analyses. Tegelijkertijd kan op deze wijze inzicht worden gekregen in soft controls die structureel haperen, bijvoorbeeld door een database aan te leggen waarin gedragsoorzaken worden vastgelegd en patronen zichtbaar kunnen worden.

Corrigerend vermogen

  • Welke belangen, van welke stakeholders worden zichtbaar afgewogen?
  • Worden de langere termijn doelstellingen expliciet betrokken?
  • Is tegenspraak georganiseerd en wie ziet daar op toe?

Het bestuur van een onderneming is verantwoordelijk voor een cultuur die bijdraagt aan een lange termijn waardecreatie. De cultuur moet medewerkers stimuleren om open te zijn en elkaar aan te spreken als het er om gaat. Dit vergroot het corrigerend vermogen en daarmee ook de kwaliteit van de jaarrekening. De accountant doet tijdens de uitvoering van zijn opdracht allerlei observaties van deze cultuur. Maar de vraag is: worden deze opgemerkt, geanalyseerd en indien nodig teruggekoppeld aan de opdrachtgever? In ieder geval neemt verwachting van opdrachtgevers toe en zijn accountants bereid en in toenemende mate in staat om hier invulling aan geven.

 

Auteur: Erik van Bekkum, senior manager Soft-controls KPMG

 

[1] Assurance over gedrag en de rol van soft-controls: Een lonkend perspectief (2010)

Neem contact met ons op

 

Offerteaanvraag (RFP)

 

Bevestig

Nieuwe digitale platform van KPMG

KPMG International heeft een state of the art digitaal platform ontwikkeld dat uw digitale ervaring verbetert en het vinden van nieuwe en relevante content optimaliseert.

 
Lees meer