Lean in de publieke sector | KPMG | NL

Lean in de publieke sector: “het moet in de haarvaten van de medewerkers gaan zitten”

Lean in de publieke sector

Eind vorig jaar was de eerste rondetafelbijeenkomst KPMG Lean in de Publieke Sector. Tijdens deze bijeenkomst hebben we met elkaar gesproken over de waarde van Lean en onze uitdagingen om steeds verbeterstappen te blijven zetten.

1000

Auteur

Manager

KPMG Nederland

Contact

Gerelateerde content

Lean in de publieke sector: “het moet in de haarvaten van de medewerkers gaan zitten”

Eind vorig jaar was de eerste rondetafelbijeenkomst KPMG Lean in de Publieke Sector. Tijdens deze bijeenkomst hebben we met elkaar gesproken over de waarde van Lean en onze uitdagingen om steeds verbeterstappen te blijven zetten.

Aan de rondetafel namen programmamanagers, deployment officers, beleidsfunctionarissen en blackbelts vanuit de ‘grotere’ publieke organisaties deel (o.a. ministerie van I&M, UWV, Politie, ministerie van Veiligheid en Justitie, Belastingdienst en het Openbaar Ministerie). In deze blog kort een samenvatting van de belangrijkste onderwerpen die aan de orde kwamen.

Waar staan we nu met Lean in de publieke sector?
Lean wordt in de publieke sector in toenemende mate toegepast, blijkt uit onderzoek van KPMG. Wel staat vast dat het bedrijfsleven Lean al langer toepast en dat daar daarom ook het volwassenheidsniveau hoger ligt dan in de publieke sector. De aanleiding om te starten met Lean is wezenlijk verschillend voor de publieke en de private sector. In de private sector start men vaak om (1) de omzet te vergroten en (2) de kosten te verlagen. In de publieke sector start men juist om (1) de kwaliteit van dienstverlening aan burger, ketenpartners en interne klanten te verbeteren en (2) de productiviteit te vergroten.

 

“Onze mensen van de werkvloer staan te trappelen om met Lean aan de slag te gaan… Het is de uitdaging aan ons (midden)-management om al deze energie nu op de juiste wijze te richten en los te laten.”

 

Waar staan we over vijf jaar?
Bijna unaniem (90%) verwachten de deelnemers aan de rondetafel dat de eigen organisatie over vijf jaar een volwassenheidsniveau verder is. De weg hiernaartoe is niet gemakkelijk. De belangrijkste obstakels zijn:

  • het meekrijgen van middenmanagement;
  • het ‘systeem’ zo te vormen dat het continuverbeteren ‘niet in de weg staat’;
  • het bereiken van de noodzakelijke cultuuromslag.

Hebben we voldoende inzichtelijk wat Lean oplevert?
Hierover blijken de meningen verdeeld. De discussie heeft zich vooral toegespitst op de ‘aantoonbaarheid’ van de resultaten. Men is het erover eens dat Lean de organisatie met sprongen effectiever/efficiënter maakt, maar dat het met feiten aantonen lastig is. Dit komt voornamelijk doordat er geen bruikbare metingen zijn.

 

“We weten dat we verbeteringen maken in de kwaliteit en doorlooptijden...alleen blijft het vaak lastig om uit de huidige systemen de resultaten te presenteren.”

 

Op naar continu verbeteren: wat staat ons te doen?
Het meekrijgen van senior management blijkt vaak lastig en is toch doorslaggevend voor het succes van de transformatie. Men geeft aan dat deze groep zich het best laat meevoeren door (1) stevige sturing vanuit de top van de organisatie en (2) door hen te overtuigen van het belang van Lean door feitelijke resultaten ervan te presenteren. Ook hier ligt de oplossing dus voor een belangrijk deel in de kwaliteit van de resultaatmetingen. Daarnaast speelt ongeduldigheid een rol: “we zijn pas een maand op weg en er wordt al om de concrete resultaten gevraagd”.

Dat Lean niet simpelweg het uitvoeren van projecten is, daar is men het over eens. Om op lange termijn succesvol te transformeren naar een organisatie die zich continu blijft verbeteren is het noodzakelijk dat “Lean in de haarvaten van de medewerkers gaat zitten. Dit ligt voor een belangrijk deel in houding en gedrag. Medewerkers moeten bij problemen niet simpelweg naar hun manager lopen voor een oplossing; zij moeten zelf het initiatief nemen en de verantwoordelijkheid voelen om te verbeteren”.

Daarbij is het ook noodzakelijk om het besturingssysteem waarbinnen men werkt om te vormen, zodat:

  • Op de juiste doelen en KPI’s wordt gestuurd
  • Minder directieve aansturing plaatsvindt
  • Medewerkers zelf grote verantwoordelijkheid krijgen voor de uitvoering en verbetering van de eigen processen.

Op donderdag 14 april is de volgende rondetafel KPMG Lean in de Publieke Sector. Deelname is gratis en aanmelden kan via overheid@kpmg.nl

Neem contact met ons op

 

Offerteaanvraag (RFP)

 

Bevestig