Van ‘black box’ naar duidelijke toegevoegde waarde van IT

Van ‘black box’ naar toegevoegde waarde van IT

IT is een steeds krachtiger middel in het bijdragen aan organisatiedoelstellingen door een betere bediening van de klant en mogelijke kostenbesparingen. Maar IT is ook complex en niet transparant.

Auteur

Consultant Financial Management | KPMG Nederland

KPMG in the Netherlands

Contact

Gerelateerde content

man holding tablet

Wie ziet tussen de bits, bytes en servers de relaties tussen functionaliteit en hun kosten nog? In deze blog geven wij twee concrete adviezen om uw IT-sturing en beheersing blijvend te verbeteren.

IT is business
Waar informatietechnologie in het verre verleden een werkplek en een mailbox betekende is de rol van IT verschoven naar het primaire proces. Ook binnen de overheid geldt dat IT steeds meer het ‘aanspreekpunt’ vormt voor de burger[1]. Een student vraagt zijn informatie digitaal op bij DUO, een reiziger laadt zijn OV chipkaart op via het internet en ook het aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag kan via het web.

 

Deze verregaande digitalisering van de samenleving zorgt ervoor dat klanten/burgers verwachten dat alle processen op afstand, 24/7 online beschikbaar zijn, met alle risico’s en hogere kosten van dien.

IT is business geworden en dus is het ook tijd om de sturing en beheersing van IT te benaderen als business.

 

IT besturen vanuit visie en richting
In een digitale overheid wil je IT besturen vanuit visie en richting in plaats van een (tegenvallende) financiële eindafrekening. De KPMG-ervaring in de publieke sector leert dat een effectieve sturing en beheersing van IT middelen in een organisatie uit twee aspecten bestaat: het inrichten van het juiste IT gesprek en de informatiepositie die hiervoor nodig is.

Wat is er nodig om het juiste gesprek over IT in te richten?

  • Definieer de rollen en verantwoordelijkheden in de sturing en beheersing van IT. Scheid de rollen eigenaar, opdrachtgever en opdrachtnemer en leg verantwoordelijkheden vast.
  • Leg de spelregels van het spel vast. Denk aan regels bij over- en onderproductie, verwerken van investeringen in tarieven, ruimte voor innovatie, facturatie etc.
  • Breng de verschillende rollen binnen de IT-organisatie ook in lijn: accountmanagement, servicemanagement, productmanagement, productdevelopment en beheer.
  • Zorg voor een lange termijn visie op de IT-dienstverlening als uitgangspunt.
  • Hoe zien de gevraagde functionaliteit, aantallen en budgettaire kaders er over een aantal jaar uit? Dit geeft de IT-organisatie richting bij het aangaan of niet aangaan van vaak meerjarige investeringen in hardware of software.
  • Wat betekent de lange termijn visie voor de variabiliteit van de IT-behoefte en moeten we deze invullen met een flexibele (=dure) IT schil of niet?

Welk instrumentarium is nodig om de juiste informatiepositie te creëren voor het juiste IT gesprek?

  • Er moeten duidelijke omschrijvingen van de gevraagde IT-diensten en producten zijn waarin is opgenomen aan welke functionaliteiten deze diensten en producten moeten voldoen en hoe dit technisch is ingevuld.
  • Een gedegen kostprijsmodel waarbij de relatie tussen functionele keuzen en kosten worden gelegd is noodzakelijk om de financiële gevolgen van keuzes in functionaliteit te kunnen onderbouwen.
  • Inzicht in meerjaren productontwikkeling moet vertaald zijn in bijbehorende kosten en omzetprognoses. Dit inzicht moet ook gerelateerd kunnen worden aan andere partijen (benchmarks).

IT is een oplossing!
Vergeet niet dat IT helpt om in dit digitale tijdperk een professionele overheidsdienstverlener te zijn. Een inhoudelijke afweging over kosten, opbrengsten en toegevoegde waarde van IT hoort hierbij. Of u nu lijnmanager, financieel- of IT-directeur bent: bovenstaande adviezen helpen u aan het stuur te blijven van de business die IT heet!

 

Auteurs: Wouter Derksen, Manager KPMG & Wouter Oudes, Consultant Management Consulting - Financial Management.

 

[1] Dit in lijn met de visiebrief digitale overheid 2017. Ministerie van Binnenlandse zaken en koninkrijksrelaties, R. Plasterk (23 mei 2013), Visiebrief digitale overhead 2017.

Neem contact met ons op

 

Offerteaanvraag (RFP)

 

Bevestig

Nieuwe digitale platform van KPMG

KPMG International heeft een state of the art digitaal platform ontwikkeld dat uw digitale ervaring verbetert en het vinden van nieuwe en relevante content optimaliseert.