Melden van misstanden, klachten of tips

Onze cliënten verdienen hoogwaardige dienstverlening. Aan de kwaliteit van ons werk doen we daarom nooit concessies. Met doortimmerde maatregelen en controles bewaken we onze kwaliteit, integriteit en resultaten.

Heeft u suggesties, klachten over onze reguliere dienstverlening of wilt u (vermeende) misstanden melden? 
Het reguliere proces van melden van klachten en suggesties vindt plaats in het contact tussen de opdrachtgever namens onze klant en de engagement partner van KPMG. Als dat niet voldoet of niet passend is voor de situatie zijn er nog twee andere mogelijkheden voor het melden van suggesties, klachten en eventuele misstanden:

  • Suggesties of klachten over onze reguliere dienstverlening kunnen gemeld worden via het LOKET of op de wijze zoals beschreven in de engagement letter; of
  • Het melden van (vermeende) misstanden kan via de KPMG Whistle-blowing Hotline.

Zowel het LOKET als de Hotline staan ter beschikking van cliënten, leveranciers en anderen die een zakelijke relatie hebben met KPMG en alle KPMG-medewerkers.

Hieronder vindt u meer informatie over het LOKET (inzake adviesopdrachten en detachering) en de KPMG Whistle-blowing Hotline (misstanden in relatie tot KPMG en haar medewerkers en alle zaken gerelateerd aan audit- en assurance opdrachten). 
LOKET is de afkorting van Lijn Over Klachten En Tips. 

LOKET

Het LOKET faciliteert het formeel melden van suggesties en klachten over de dienstverlening van KPMG Advisory (adviesdiensten en detachering), naast de wijze van handelen en communiceren die beschreven staat in de opdrachtbrief voor bovengenoemde suggesties en klachten.

Wijze van rapporteren via het LOKET
Bij het melden van suggesties en klachten, kunt u een e-mail sturen naar Quality en Risk Management en zij zullen uw mail vertrouwelijk in behandeling nemen.

Deze  e-mail dient ten minste het volgende te bevatten:

  • Naam melder
  • Bedrijf
  • Contactgegevens van c.q. gewenste contactvorm bij opvolging van melder (e-mail adres en/of telefoon maar 1 is verplicht)
  • Opdracht of issue waarop de klacht betrekking heeft (gebruik bij een klacht terzake een opdracht eventueel het A-nummer, vermeld op de opdrachtbrief)
  • Naam opdrachtdirecteur / engagement leader, indien van toepassing
  • Omschrijving van de suggestie, klacht of het issue waarop de melding gericht is

 

Wat gebeurt er met de melding?
De melding via het LOKET wordt ontvangen en behandeld door de Quality en Risk Management afdeling van KPMG. De melder krijgt een kennisgeving van ontvangst. Wij hebben de intentie om de klacht binnen 10 werkdagen af te handelen, wanneer het langer tijd vergt ontvangt u binnen 10 werkdagen bericht van de voortgang.

Meldingen die niet binnen de reikwijdte van het LOKET vallen, bijvoorbeeld omdat deze betrekking hebben op een andere KPMG-firma, zullen worden doorgestuurd naar de betreffende firma, of naar KPMG International. Ook in de gevallen dat een andere KPMG-firma of KPMG International de verdere afwikkeling van de melding voor zijn rekening neemt zal dit plaatsvinden op basis van vertrouwelijkheid en zullen maatregelen worden getroffen ter bescherming van de vertrouwelijkheid en de gerechtvaardigde belangen van de melder.

KPMG Whistle-blowing Hotline

De KPMG Whistle-blowing Hotline (hierna Hotline) ondersteunt het melden van mogelijk illegaal, onethisch of anderszins onprofessioneel gedrag wanneer de normale wegen van communicatie daarover niet effectief of moeilijk toepasbaar zijn.

De klokkenluidersprocedure is nader uitgewerkt in de Klachten- en klokkenluidersregeling (pdf 297 kB).

De Hotline wordt gebruikt voor het rapporteren van zorgen die betrekking hebben op de hierna benoemde categorieën:

  • financiële verslaggeving (accounting);
  • interne controle (internal accounting controls);
  • externe accountantscontrole, inclusief onafhankelijkheid (auditing);
  • bankfraude (banking crime);
  • financiële fraude, incl. misbruik van KPMG-middelen (financial crime);
  • omkoping, incl. giften (anti-bribery);
  • naleving van wetgeving, gedrags- en beroepsregels (professional and other obligations).

Gebruik van de Hotline over hiervoor genoemde onderwerpen is bedoeld voor meldingen die betrekking hebben op KPMG Nederland, zijn medewerkers of het bestuur.

De Hotline is niet bedoeld voor het formeel melden door cliënten van klachten over de dienstverlening van KPMG. Hiervoor verwijzen wij naar het LOKET of de wijze van handelen die beschreven staat in de opdrachtbrief.

Als de klacht betrekking heeft op een andere KPMG-firma dan KPMG Nederland dan wordt verzocht om direct contact op te nemen met de betreffende firma dan wel om de melding te verrichten via de KPMG International Hotline.

Wijze van rapporteren via de Hotline
De Hotline kent drie manieren om meldingen te verrichten:

  • Telefonisch via nummer (020) 656 8676 
  • Per e-mail aan het Compliance Office
  • Per post aan het volgende adres:
    KPMG N.V.
    T.a.v. Compliance Office
    Postbus 74500
    1070 DB AMSTERDAM 

De e-mail is continu beschikbaar, ook buiten kantooruren. Het telefonische meldpunt is in beginsel alleen tijdens kantooruren bereikbaar. De wijze van informatievergaring is bij beide methoden gelijk. Alle meldingen, ook de meldingen die per post worden verricht, worden vertrouwelijk behandeld op een wijze die past in de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, bijvoorbeeld ter zake van bescherming van persoonsgegevens. 

Wat gebeurt er met de melding?
De melding wordt ontvangen en behandeld door de Compliance Office. Waar nodig wordt afstemming gezocht met de Country Risk Management Partner en General Counsel van KPMG Nederland.  

Mocht de melding betrekking hebben op een persoon die deel uitmaakt van het Compliance Office dan wordt de melding direct in behandeling gegeven aan de Country Risk Management Partner en General Counsel van KPMG Nederland die vervolgens de wijze van afwikkeling zal bespreken met de voorzitter van de Raad van Bestuur.

Meldingen die niet binnen de reikwijdte van de Hotline vallen,  bijvoorbeeld omdat deze betrekking hebben op een andere KPMG-firma, zullen worden doorgestuurd naar de betreffende firma, of naar KPMG International. Ook in de gevallen dat een andere KPMG-firma of KPMG International de verdere afwikkeling van de melding voor zijn rekening neemt zal dit plaatsvinden op basis van vertrouwelijkheid en zullen maatregelen worden getroffen ter bescherming van de vertrouwelijkheid en de gerechtvaardigde belangen van de melder. 

Vertrouwelijkheid

Wanneer specialisten worden betrokken bij het onderzoeken van de melding zullen zij informatie over de aard en inhoud van de melding ter beschikking krijgen. Mogelijk kan hieruit de identiteit van de melder worden afgeleid. De melder moet hiermee bij het indienen van de melding rekening houden.

Privacy

In het kader van de klachtenprocedures zoals hierboven beschreven, verwerkt KPMG persoonsgegevens, zoals contactgegevens en gegevens over de klacht, suggestie of melding, van de indiener en van eventueel daarbij betrokken personen. KPMG gebruikt deze informatie ten behoeve van de behandeling van de klacht, suggestie of melding en bewaking van haar interne kwaliteitssysteem. Meer informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens door KPMG kunt u hier vinden. Voor vragen of verzoeken met betrekking tot privacy kunt u contact opnemen met privacy@kpmg.nl.