Regeling voor klachten van derden | KPMG | NL

Regeling voor klachten van derden

Regeling voor klachten van derden

De regels van onze dienstverlening hebben we vastgelegd in onze algemene voorwaarden.

De regels van onze dienstverlening hebben we vastgelegd in onze algemene voorwaarden.

Artikel 1

Een ieder die niet is verbonden aan KPMG N.V. en haar dochtermaatschappijen in Nederland (hierna KPMG) en die wil klagen over:
a) de wijze waarop een medewerker van KPMG zich in diens beroepsmatig handelen jegens hem heeft gedragen, of
b) vermeende onregelmatigheden binnen of buiten KPMG, of
c) andere misstanden bij KPMG op het gebied van accounting, internal accounting controls, auditing, banking crime, financial crime, omkoping of professionele en andere verplichtingen, kan hierover een klacht indienen via de Whistle-blowing Hotline.
Klachten kunnen worden ingediend bij de Whistle-blowing Hotline:
a) via de rapportagetool op de website: www.clearviewconnects.com, of
b) door telefonisch contact op te nemen met het Compliance Office, (020) 656 8676, waarna het Compliance Office de klacht zal invoeren in de rapportagetool, of
c) door schriftelijk contact op te nemen met het Compliance Office via e-mail of via postbezorging, waarna het Compliance Office de klacht zal invoeren in de rapportagetool.
Indien de klacht betrekking heeft op de wijze waarop een registeraccountant of een Accountant-Administratieconsulent zich in diens beroepsmatig handelen jegens de klager heeft gedragen, kan de klager er tevens voor kiezen zijn klacht in te dienen bij de Klachtencommissie van NIVRA en NOvAA.
Een klacht in de zin van deze klachtenregeling kan niet uitsluitend over een declaratie gaan en moet in één van de volgende categorieën vallen: accounting, internal accounting controls, auditing, banking crime, financial crime, omkoping of professionele en andere verplichtingen.

 

Artikel 2

De Compliance Officer is de persoon binnen KPMG die zorg draagt voor een zorgvuldige en behoorlijke behandeling van klachten. De Country Risk Management Partner van KPMG behandelt de klacht namens de Compliance Officer.

 

Artikel 3

Voor een zorgvuldige en behoorlijke afhandeling van de klacht is het wenselijk dat de klacht ten minste bevat:
a. de naam en het adres van de klager;
b. de naam van de medewerker op wiens gedraging de klacht betrekking heeft;
c. de relatie van de klager tot KPMG;
d. een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht;
e. de klachtwaardigheid van de gedraging.
Hoewel het vermelden van de naam en het adres van de klager wordt aangemoedigd is het mogelijk klachten anoniem in te dienen. Indien de klacht anoniem is ingediend blijven de bepalingen in deze regeling waarin wordt verwezen naar het informeren, horen of anderszins betrekken van de klager bij de behandeling van de klacht buiten toepassing. Het Compliance Office zal de anonieme klager wel via de rapportagetool informeren over de status van de klacht.
De klacht kan ook een voorstel voor afwikkeling van de klacht bevatten.

 

Artikel 4

Wanneer een klacht wordt ingevoerd in de rapportagetool wordt de klacht terstond doorgestuurd naar het Compliance Office en Country Risk Management Partner van KPMG.

De in de rapportagetool gebruikte taal is Engels. Een via de rapportagetool ingediende klacht hoeft echter niet in het Engels te worden gesteld en kan ook in het Nederlands worden ingediend. Klachten die telefonisch of schriftelijk worden ingediend kunnen eveneens zowel in het Engels als in het Nederlands worden ingediend.
De klager ontvangt na het indienen van de klacht via de rapportagetool een uniek user-ID en password waarmee op een later tijdstip kan worden ingelogd in de rapportagetool i) om de status van de klacht te bekijken, ii) om additionele informatie toe te voegen aan een eerder ingediende klacht, en iii) voor communicatie met de Country Risk Management Partner van KPMG. Indien de klacht telefonisch of schriftelijk is ingediend bij het Compliance Office kan niet worden ingelogd in de rapportagetool.
Aan de klager die zijn user-ID of password is vergeten kan geen nieuwe user-ID of password worden verstrekt. Een nieuwe user-ID of password kan worden verkregen door dezelfde klacht opnieuw in te dienen via de rapportagetool onder verwijzing naar de eerder ingediende klacht.

 

Artikel 5

Het Compliance Office bevestigt de ontvangst van de klacht zo spoedig mogelijk.

Het Compliance Office is niet verplicht de klacht in behandeling te nemen:
a. indien zij betrekking heeft op een gedraging die door de indiening van een klacht aan het oordeel van de klachtencommissie van de beroepsorganisaties of een klachtinstantie van een andere accountantsorganisatie of accountantskantoor is onderworpen, dan wel onderworpen is geweest;
b. indien zij betrekking heeft op beroepsmatig handelen dat langer dan drie jaar na constatering daarvan of langer dan zes jaar vóór indiening van de klacht, heeft plaatsgevonden;
c. indien zij betrekking heeft op een gedraging die door de indiening van een klacht aan het oordeel van de accountantskamer is onderworpen, dan wel onderworpen is geweest;
d. zolang ter zake van de gedraging waarop de klacht betrekking heeft een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en ter zake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is.
Het Compliance Office informeert de klager zo spoedig mogelijk en onder opgave van redenen indien een klacht op grond van sub a, b, c of d van dit lid niet in behandeling wordt genomen.
Het Compliance Office informeert de klager zo spoedig mogelijk en onder opgave van redenen indien een klacht niet voor hem bestemd is en ook niet wordt doorgezonden.
Het Compliance Office zendt een klacht tot behandeling waarvan kennelijk een andere instantie, een andere KPMG firma of KPMG International bevoegd is naar die instantie of firma door onder mededeling daarvan aan de klager.
Het Compliance Office informeert de klager zo spoedig mogelijk en onder opgave van redenen indien een klacht tot behandeling niet valt in één van de volgende categorieën: accounting, internal accounting controls, auditing, banking crime, financial crime, omkoping of professionele en andere verplichtingen, of anderszins buiten de scope van de Whistle-blowing Hotline valt.
In de gevallen zoals bedoeld in lid 2, 3, 4 en 5 van dit artikel zal het Compliance Office de case bij KPMG sluiten.

 

Artikel 6

De behandeling van de klacht geschiedt door personen die niet bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft, betrokken zijn of zijn geweest.

 

Artikel 7

Indien het Compliance Office van oordeel is dat meer informatie nodig is voor de behandeling van de klacht kan additionele informatie van de klager worden gevraagd.
Nadat alle benodigde informatie voor de behandeling van de klacht is ontvangen (daaronder mede begrepen van de klager gevraagde additionele informatie) stelt het Compliance Office het plan van onderzoek vast. Het Compliance Office kan een specialist betrekken bij het opstellen en/of uitvoeren van het plan van onderzoek.
Het horen van de klager en de medewerker kan deel uitmaken van het plan van onderzoek. Van het horen wordt een verslag gemaakt.

 

Artikel 8

Het Compliance Office handelt de klacht zo spoedig mogelijk af.
Het Compliance Office informeert de klager periodiek over de status van de behandeling van de klacht.

 

Artikel 9

Het Compliance Office stelt de klager schriftelijk en gemotiveerd in kennis van het afronden van het onderzoek en van zijn bevindingen inzake de klacht.

Indien de klacht betrekking heeft op een handelen of nalaten als bedoeld in artikel 22, eerste lid, van de Wet tuchtrechtspraak accountants wordt bij de bevindingen gemeld dat alsnog een klacht kan worden ingediend bij de accountantskamer.
Nadat het Compliance Office de klager heeft geïnformeerd over het afronden van het onderzoek en zijn bevindingen inzake de klacht wordt de case gesloten.

 

Artikel 10

De klacht vervalt zodra klager aan het Compliance Office te kennen geeft dat de medewerker op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, naar tevredenheid aan zijn klacht tegemoet is gekomen.

 

Artikel 11

Het Compliance Office draagt zorg voor de registratie van de ingediende klachten.