Robotic Process Automation: Hoe verder na de POC? | KPMG | NL

Robotic Process Automation: Hoe verder na de Proof-of-Concept?

Robotic Process Automation: Hoe verder na de POC?

Nu steeds meer bedrijven de eerste Proof-of-Concepts op het gebied van RPA hebben afgerond is het tijd om op te schalen naar de volgende fase. Het opschalen van RPA; hoe pak je dat aan? KPMG geeft inzicht met het 6x6 model.

1000

Gerelateerde content

In ons vorige artikel ‘Robotisering van processen is geen IT project’ gaven we aan wat organisaties ervaren tijdens de introductie met robotisering en introduceerden wij een plan van aanpak voor het inzetten van robotisering.
Wanneer robotisering goed wordt geïmplementeerd kunnen mensen worden ingezet op taken die echt waarde toevoegen aan de onderneming en kunnen zij bijvoorbeeld hun rol als business partner beter gaan invullen. KPMG helpt organisaties om de juiste keuzes te maken op het gebied van robotisering en heeft ervaringen verzameld van organisaties die na een proof-of-concept verder zijn gegaan met het uitrollen van robotisering in hun organisatie.

DIY vs. DIFM Strategie

Het inzetten van software robots levert het meeste voordeel op wanneer ze grootschalig worden ingezet en transactionele processen optimaal geautomatiseerd worden. Daarbij onderkennen we twee dominante strategieën Do-It-Yourself (DIY) en Do-It-For-Me (DIFM).
DIY is over het algemeen de meer dominante strategie, waar organisaties kiezen om het opschalen van de competentie en programmering van robots binnen de eigen organisatie te doen. Daarbij creëren ze binnen de eigen organisatie de competentie en omarmen de gedachte dat software robots een integraal onderdeel zullen vormen van de bedrijfsvoering. De alternatieve strategie is de DIFM strategie, waar organisaties er voor kiezen om het bouwen van robots aan derden uit te besteden.

Redenen kunnen zijn om de snelheid te behouden of omdat men het bouwen en onderhouden van robots niet als kernactiviteit beschouwt.

6x6 Model

Wanneer robotisering op grotere schaal wordt ingezet in een organisatie moet de implementatie in lijn zijn met de visie van de organisatie ten aanzien van robotisering en één van de genoemde strategieën. Het 6x6 model ondersteunt vervolgens bij de invulling van de verdere implementatie en roll-out van de nieuwe competentie in de organisatie. Het 6x6 model bestaat uit zes hoofdstukken met ieder zes paragrafen en dient als implementatie model voor het opschalen van robotisering.

1. Organisational Structure & Governance

Het eerste hoofdstuk richt zich op de organisatiestructuur en governance rond robotisering. Geadresseerd wordt het opzetten van de nieuwe taken binnen de bestaande organisatie en het beleggen van opgedane kennis en
ervaring. Daarbij moeten een aantal keuzes worden gemaakt, welke zich vertalen in verschillende opties om dit te structureren. Zo kan bijvoorbeeld gekozen worden voor een centraal delivery team of delivery teams vanuit individuele business units of afdelingen. De verschillende opties moeten vertaald worden in rapportagelijnen, nieuwe rollen en verantwoordelijkheden. Daarnaast speelt ook de continuïteit van Business Process Management een
rol in dit hoofdstuk. Immers, robotisering werkt met en zorgt voor geoptimaliseerde processen.

Wanneer de blauwdrukken compleet zijn, kunnen de richtlijnen, normen en het beleid aangepast worden met betrekking tot de nieuwe robotiseringsmogelijkheden. Hierbij moet naast de interne richtlijnen ook vaak gelet worden op de externe regelgeving en compliance. KPMG helpt en gebruikt robotiseringstools die er op gericht zijn om processen compliant in te richten.

DIFM Strategie Case: Robotisering bij een Internationale Electronics Producent

Vraagstuk
De klant heeft na een aantal Proof of Concepts besloten de verdere uitrol van robotisering uit te besteden aan derden. Om dit grondig en gestructureerd aan te pakken is KPMG om advies gevraagd om het raamwerk voor deze samenwerking in te vullen. De klant werkt middels gecentraliseerde bedrijfsvoering, governance, IT, risico en control management.

Resultaat
KPMG heeft de essentiële onderdelen van het 6x6 model uitgewerkt en toegepast voor de bestaande organisatie. Hiermee werd er awareness en begrip bij de stakeholders over de nieuwe samenwerking gecreëerd.
Daarnaast heeft KPMG ondersteund bij het identificeren en introduceren van de rol en positie van het Center of Excellence (CoE) binnen de organisatie en het managen van third party relationships.

De ervaringen van de POC hebben additionele input geleverd voor het niveau van de benodigde expertise en capaciteit in de organisatie.

2. Process Delivery & Deployment

Het tweede hoofdstuk richt zich op het stapsgewijs robotiseren van processen. Welke processen kunnen geautomatiseerd worden en leveren voldoende op om ze te prioriteren? Hoe kanaliseren de vele ideeën tot een gemanagede stroom van geprioriteerde en geplande processen. Hoe stelt men zeker dat processen aan selectiecriteria voldoen voor robotisering en hoe organiseert men de bouw- en onderhoudsactiviteiten om het succes van de (tijd-)investering te waarborgen.
Daarnaast wordt in dit hoofdstuk gekeken naar de verschillende opties voor de inzet van robotisering in een geselecteerd proces en worden de test- en deployment-fases opgezet. Hierbij wordt natuurlijk gelet op Quality Assurance en het optimaal benutten en vrijmaken van toegevoegde waarde.

3. Technology

In het vorig artikel omschreven we weliswaar hoe de implementatie van robotisering geen IT project is. Echter moet de IT omgeving wel optimaal voorbereid en ingericht worden om robotisering goed te laten functioneren. Dit hoofdstuk gaat in op de verschillende elementen van de technologische infrastructuur waarin robotisering een plek krijgt. Bijvoorbeeld de applicatie server, de runtime resource, het type database en cybersecurity implicaties worden hier onder de loep genomen. 

4. Vendor Management

In dit hoofdstuk wordt gekeken naar de leveranciers van robotiserings- software. Er zijn vele opties, waarbij gelet moet worden op het type leverancier, contract en licentie afspraken. Richtlijnen en beleid moeten worden opgesteld voor de relatie en verhouding met leveranciers. Als laatste moet performance management in combinatie met de pakketten van leveranciers worden vastgesteld.

5. Performance & Risk Management

Het vijfde hoofdstuk richt zich op performance en risico management. Doelstellingen en KPI’s worden vastgesteld. Rapportage richtlijnen en publicaties moeten in lijn zijn met bestaande frameworks rondom performance monitoring. Zo ook moet de werking van de robots worden gemonitord en de impact van eventuele veranderingen in de applicaties waarmee de robot werkt. Onderhoud van de robots en het continu verbeteren en monitoren van de processen zorgt voor een optimale bedrijfsvoering. In dit hoofdstuk wordt ook de nadruk gelegd op het controleerbaarheid van de acties van de robot voor interne en externe partijen. Voor een eventuele audit moeten stappen en keuzes achterhaalbaar zijn. Dit ook ten behoeve van eventuele veranderingen in het script van de robot.

6. People & Competences

Het laatste hoofdstuk richt zich op het menselijke aspect rond de implementatie van robotisering. Medewerkers moeten voorbereid worden op het samenwerken en gebruik maken van robots. Hoe kunnen we medewerkers meenemen op de reis en toekomstige employability versterken.
Een ander onderdeel betreft de resource planning op langere termijn, hoe zet je de bestaande medewerkers in en welke competenties worden verwacht. Wat is de impact op bestaande leerpaden en opleidingen? De inzet van robots kan invloed hebben op carrièrepaden, de beloning van medewerkers in een team waar robots en mensen samenwerken en/of robots aansturen.

DIY strategie Case: Robotisering in een Internationale Bierbrouwer

Vraagstuk
De klant had een aantal processen geautomatiseerd op het hoofdkantoor, shared service centers en bij deelnemingen. De klant wil graag de verdere robotisering van processen in goede banen leiden en heeft daarbij KPMG ingeschakeld. De klant heeft een gedecentraliseerde opzet qua business, governance, IT, risico- en beheersingsmanagement.

Resultaat
KPMG heeft middels het 6x6 model gezorgd voor meer awareness en beter begrip van de algehele impact van het implementeren van RPA en CoEs binnen de organisatie. Samen met de klant heeft KPMG klant-specifieke guidance geschreven gebaseerd op de 6x6 methode voor het succesvol inbedden van RPA initiatieven in de organisatie.

KPMG heeft daarnaast ook gezorgd voor meer inzicht in rollen, verantwoordelijkheden en de impact van robotisering op de secundaire processen zoals Finance, IT en BPM.

Samenvattend

Bij het opschalen van robotisering moet er rekening worden gehouden met verschillende aspecten. Om dit in goede banen te leiden kan het 6x6 model ondersteuning bieden.

Wil je meer over het 6x6 model weten? Neem contact met ons op.
 

Dit artikel is geschreven door Joris Juttmann. Hij is director Financial Management en expert op het gebied van Robotic Process Automation.

Digital Labour

Digital Labour

De toegevoegde waarde van Robotica

Neem contact met ons op

 

Offerteaanvraag (RFP)

 

Bevestig