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¿Qué hago ahora con mi out/in-sourcing?

¿Qué hago ahora con mi out/in-sourcing?

La realización de negocios a través de empresas de outsourcing, e incluso cuando se tienen prestadores de servicios dentro del grupo, incrementará la carga administrativa a los beneficiarios de los servicios.

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Si bien ya hemos comentado en el pasado que el outsourcing no es una figura prohibida por la legislación, es importante que quienes quieran utilizar este modelo como una opción para el desarrollo de sus negocios revisen que sus proveedores de servicios de personal cumplen sus obligaciones desde el punto de vista fiscal para que no les trasladen algún tipo de riesgo.

 

Recientemente y con las modificaciones de diversos ordenamientos, el control de los prestadores de servicios de personal, normalmente conocidos como outsourcing, se ha convertido en una prioridad para las autoridades, tanto federales como estatales, ya que en algunas ocasiones estos esquemas han sido materia de interpretaciones erróneas y abusivas al marco regulatorio, afectando no solo al fisco, sino también a los empleados.

 

En materia de revisión de outsourcing, la coordinación de las autoridades hoy ha venido rindiendo frutos, ya que de una forma eficiente, la información relacionada con esquemas dudosos de outsourcing fluye entre el SAT, la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS), el IMSS, el Infonavit y los gobiernos estatales.

 

Hoy debe tenerse en cuenta que la realización de negocios a través de empresas de outsourcing, e incluso cuando se tienen prestadores de servicios dentro del grupo, incrementará la carga administrativa a los beneficiarios de los servicios.

 

- La inclusión del outsourcing como actividad vulnerable según la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita (LFPIORPI).

- Los nuevos requisitos de los CFDI de nómina en materia de subcontratación de personal, en que se especifican los beneficiarios de los servicios contratados y el porcentaje del tiempo que el trabajador prestó sus servicios al beneficiario.

- La obligación del contratante de los servicios de contar, además de la factura, con la copia de los comprobantes fiscales de los pagos de salarios de las personas (CFDI de nómina) que les prestaron servicios.

- Recabar la declaración en que conste el entero del ISR retenido de las personas que les prestaron los servicios y los comprobantes del pago de las cuotas obrero patronales al IMSS

- Recabar también, para efectos del acreditamiento del IVA, por parte del prestador de servicios copia de la declaración en que se haya pagado el impuesto trasladado al beneficiario.

 

Entre otros, los anteriores son algunos de los requisitos que debemos observar al contratar servicios de outsourcing o de las prestadoras de servicios del grupo.

 

Pasos a seguir

Con las auditorías electrónicas en puerta y las obligaciones que hemos mencionado que deben cumplirse, a continuación indicamos algunos pasos que nos permitirán saber qué hacer con los prestadores de servicios de outsourcing:

  • Evaluar y definir si los servicios contratados son de suministro de personal o de carácter especializado.
  •  Verificar que los contratos celebrados con los proveedores de servicios cuentan con todos los requisitos legales, incluso clausulado específico para poder repercutir alguna contingencia incurrida en caso de que el prestador de servicios incumpla obligaciones fiscales
  •  Cerciorarse que los proveedores cuentan con activos, infraestructura, personal y capacidad económica para la prestación del servicio.
  • Verificar que las empresas subcontratadas cumplen con las obligaciones fiscales relacionadas con sus trabajadores (retenciones de ISR, cuotas de seguridad social, pago del IVA, entre otras).
  • Documentar la información correspondiente a la prestación de servicios. Esto será prueba en una posible revisión (entregables, minutas, procesos, control de inventarios, entre otros elementos).
  • Solicitar a los proveedores de servicios toda la documentación en el cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales con respecto al personal que presta los servicios subcontratados.
  • Verificar que la clase de la prima del seguro de riesgos de trabajo declarada al IMSS vaya acorde a la clase de los servicios contratados
    • Revisar de manera permanente las publicaciones realizadas en el Diario Oficial de la Federación correspondiente a las listas de presuntas empresas facturadoras de operaciones simuladas (EFOS)

 

Con independencia de todo lo anterior, el primer requisito que debe cubrirse es estar en cumplimiento del régimen de subcontratación conforme lo establece la Ley Federal del Trabajo.

 

Una vez efectuado el análisis anterior, otro reto importante es cómo resguardar la información que se recabe del proveedor, imaginando el volumen de información que se ocupará a lo largo del tiempo para comprobar que los servicios que se contrataron sean deducibles.

 

Sin la ayuda de un sistema para comprobar las obligaciones de los proveedores y de un procedimiento de obtención, clasificación y resguardo de información robusto y de fácil acceso, la tarea puede ser titánica.

 

Es importante recordar que en ocasiones la “forma es fondo”, es decir, si no se tiene la posibilidad de demostrar con documentos que demuestren la naturaleza del servicio recibido y que las obligaciones fiscales que se imponen al beneficiario del servicio fueron cubiertas, podrían presentarse las implicaciones siguientes:
 

En resumen, para saber qué hacer con los proveedores de servicios es necesario:

  1. Identificar si es un servicio especializado o de suministro de personal
  2. Verificar el cumplimiento de todas las obligaciones fiscales y laborales del proveedor de servicios
  3. No todos los servicios cumplen los supuestos de subcontratación de personal conforme a la Ley Federal de Trabajo, por lo que se debe estar en constante comunicación con el proveedor para conocer cuál es su postura y la información que este reporta ante las autoridades.
  4. Establecer los sistemas de control y almacenamiento necesarios para que, en caso de una revisión, se puedan aportar los documentos recabados de los proveedores de servicios y demostrar el cumplimiento fiscal oportuno y adecuado
  5. Es necesario realizar una revisión en conjunto con asesores especializados para mitigar los riesgos y tomar decisiones acertadas.

 

Llevar a cabo estos pasos ayudará a su organización a utilizar la figura de la subcontratación como una ventaja competitiva en estricto cumplimiento al marco legal y, sobre todo, controlando el riesgo que existe al subcontratar servicios de personal cuando la operación de su negocio así lo requiere.
 

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