プロセスオーナー制度 | KPMG | JP

プロセスオーナー制度

プロセスオーナー制度

プロセスオーナー制度とは、各業務プロセスの所有者(プロセスオーナー)を定め、有効性、効率性、その他の内部統制の目的を達成するよう業務プロセスを適切に設計・構築・運用・維持する責任と権限(プロセスオーナーシップ)を割り当てる管理制度です。

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例えば、同じ販売業務プロセスを全国の支店を通じて行っている場合、支店事務を統括する本社部門長が当該販売業務プロセスのプロセスオーナーであるケースが見られます。この場合プロセスオーナーは、標準的な支店業務プロセスを設計し、各支店長にその導入・運用を指示し、他方、各支店長は、プロセスオーナーの承認なしに、自店の業務プロセスを変更することはできません。

プロセスオーナーには、このような制度上の権限が与えられる一方で、支店業務に関係する目的やリスクを把握し、それらに対する有効な内部統制を設計して標準業務プロセスに組み込む責任を負っています。

内部統制マネジメントの観点からの利点

プロセスオーナー制度は、強力な全般的統制であり、以下のような利点から、グループレベルで導入することにより、その効果を最大限に生かすことができます。

責任の所在が明確であるため、業務プロセスの設計において適切な内部統制を組み込むことが意識されやすい。その結果、標準プロセスに組み込まれた内部統制は、導入前に、プロセスオーナーによって、その有効性が確認されることとなる。

標準業務プロセスに組み込まれた内部統制の有効性が確認されれば、標準業務プロセスを導入している組織における内部統制は有効であるとの推定がある程度可能となり、内部統制の有効性評価ステップが大幅に効率化できる。

承認のない変更を認めないため、事前評価で有効性が確認された状態が維持される。

ある組織で顕在化した問題に対する対策が標準業務プロセスに反映されて、他の組織にも導入されることとなるため、全社的な再発防止が可能となる。

現場のしがらみに影響されない「あるべき」業務プロセスの設計が可能となる。

プロセスオーナー制度運用上の留意点

現場からの情報がプロセスオーナーに対して集まる仕組みを確立しておかなければ、標準業務プロセスが現場の実態とかけ離れたものとなる。

プロセスオーナーは、標準業務プロセスの設計にあたっては、管理に偏重せず、ビジネスとのバランスを十分に考慮する必要がある。そのために、プロセスオーナーの評価は、その点を含め行われる必要がある。

標準業務プロセスに準拠しなかった場合に生じた問題の責任の所在は、それを運用している組織の長にあることを明確にしておく必要がある。

拠点の特殊性が強い場合には、同じ業務であっても標準化できない可能性がある。もしも標準化すれば、かえって効率が悪くなり、またはリスクが高くなる場合がある。

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