Ferlastjórnun | KPMG | IS

Ferlastjórnun

Ferlastjórnun

Ferlastjórnun er fag sem leggur áherslu á að bæta árangur í rekstri meðal annars með því að kortleggja, stýra, mæla og hámarka árangur viðskiptaferla.

Ferlastjórnun leggur áherslu á að bæta árangur í rekstri.

Ferlastjórnun er fag sem leggur áherslu á að bæta árangur í rekstri meðal annars með því að kortleggja, stýra, mæla og hámarka árangur viðskiptaferla. Í ferlastjórnun er notuð kerfisbundin aðferðafræði til að stuðla að stöðugum umbótum á verkferlum með markmið rekstursins að leiðarljósi. 

Þekking er þín verðmætasta eign, varðveittu hana

Rekstur getur verið flókinn og því er góður skilningur á rekstrinum lykill að árangri. Til að hámarka árangur er mikilvægt að skilja hvernig einstakar einingar spila saman og hvað skilar í raun og veru virði til rekstrarins. Skrásetning þekkingar og verkferla spilar þar stærstan þátt, því má ekki vanmeta mikilvægi þess að varðveita þekkingu fyrirtækisins sem annars er hætta á að tapist við breytingar í mannahaldi. Mannauður, vinnuferli og upplýsingatækni þurfa að haldast í hendur og mynda hagkvæma heild sem vinnur í átt að settum markmiðum. 

Hvað er ferlastjórnun?

Ferlastjórnun er fag sem leggur áherslu á að bæta árangur í rekstri meðal annars með því að kortleggja, stýra, mæla og hámarka árangur viðskiptaferla. Í ferlastjórnun er notuð kerfisbundin aðferðafræði til að stuðla að stöðugum umbótum á verkferlum með markmið rekstursins að leiðarljósi. Áhrifarík ferlastjórnun gerir rekstraraðilum kleift að auka hagkvæmni í rekstri og bregðast skjótt við breytingum í rekstrarumhverfi.  

Ávinningar ferlastjórnunar

Verkferli eru handrit að rekstri félaga og gegna mörgum hlutverkum. Oft eru ferli vanmetinn þáttur í rekstri og stjórnendur átta sig ekki á því fyrr en of seint að nýta ávinning ferlastjórnunar. Áhrifarík ferlastjórnun inniheldur meðal annars eftirfarandi atriði. 

Stafrænir ferlar

Með notkun ferlastjórnunar (e. BPMS) hugbúnaðarsvíta geta skapast ýmis tækifæri til að auka skilvirkni í rekstri fyrirtækja. Til dæmis auka yfirsýn, gera ferlana mælanlegri, einfaldari og minnka tíma í þjálfun starfsmanna. Flöskuhálsar verða einnig sýnilegri og viðbrögð fyrirtækja til að bæta þjónustu sína hraðari. 

Sjálfvirknivæðing stafrænna ferla

Þegar ferlar eru orðnir stafrænir undir stjórn hugbúnaðarsvíta er mögulegt að búa til reglur í ferlum fyrirtækja í takt við verkferla sem starfsfólk vinnur nú þegar eftir. Mannlega þáttinn má því minnka og þá sömuleiðis minnka villuáhættu og kostnað við að sinna síendurteknum ferlum. Dæmi um ferla sem fyrirtæki hafa náð miklum árangri með sjálfvirknivæðingu eru afgreiðsla umsókna, stofnun starfsmanna í kerfum o.s.frv.

Stöðugar umbætur

Með aukinni þekkingu, skilningi og yfirsýn yfir reksturinn er auðveldara að greina flöskuhálsa og önnur tækifæri til umbóta. Í hagræðingarverkefnum er mikilvægt að átta sig á áhrifum á heildarmyndina í stað þess að einblína einungis á að bæta afmarkaða þætti. Skráð verkferli gefa glögga mynd af núverandi stöðu og hvaða aðgerðir þurfi að framkvæma og áhrifum þeirra á fyrirtækið í heild sinni. 

Breytingastjórnun

Breytingar í rekstrarumhverfi og óvæntar uppákomur eru óhjákvæmilegar og kalla oftar en ekki á breytt verklag. Nauðsynlegt er að geta brugðist hratt og örugglega við og aðlagað ferli að breyttum aðstæðum. Vönduð uppsetning ferla gerir stjórnendum kleift að bregðast við breytingum á öruggan og áhrifaríkan hátt. 

Innleiðingarverkefni

Nýjungar skjóta upp kollinum daglega og því eru innleiðingarverkefni óumflýjanleg ætli fyrirtæki sér að vera samkeppnishæft til framtíðar. Hvort sem um er að ræða nýtt tölvukerfi eða hagræðingarverkefni, er alltaf mikilvægt að koma skýrum skilaboðum um breytt verklag á framfæri. Aðgengileg og vel upp sett ferli gegna lykilhlutverki í árangursríkri innleiðingu.

Skalanleiki

Markmið flestra fyrirtækja er að stuðla að velgengni og vexti. Vöxtur kallar á fleira starfsfólk og umsvifameiri rekstur. Til að styðja við áframhaldandi vöxt er mikilvægt að huga að skalanleika rekstursins en þar spila verkferlar og skipulag stóran þátt. 

Þekking

Skráð og aðgengileg ferli stuðla að aukinni þekkingu og meðvitund starfsfólks. Skráð ferli stuðla jafnframt að umskiptingu úr óskráðri þekkingu einstaklinga sem hætta er á að tapist yfir í skjalfesta þekkingu sem allir starfsmenn hafa aðgang að til framtíðar. 

Gæði

Gæðastjórnun er öllum fyrirækjum hugleikinn og snýst um að varan eða þjónustan sem veitt er sé frávikalaus og í samræmi við stefnu fyrirtækisins. Stöðluð ferli og vinnubrögð eru því lykilþáttur í öflugri gæðastjórnun. Stöðluð og innleidd verkferli leiða af sér færri mistök og galla, tímasparnað og hagkvæmari rekstur.

Vottanir og eftirlitskröfur

Mörg fyrirtæki sækjast eftir vottunum eða þurfa að uppfylla strangar kröfur þriðja aðila. Ferlastjórnun er hornsteinn þeirri vegferð eða eftirlitsvinnu þar sem skjalfest ferli þurfa oftar en ekki að liggja fyrir og formlega staðfesting á að unnið sé eftir ferlunum á skilvirkan hátt.

Þjálfun starfsmanna

Skjalfest ferli nýtast sem kennslugögn fyrir starfsmenn þannig að minni tími og kostnaður fer í undirbúning kennslugagna og annarra vinnuleiðbeininga. Góðar leiðbeiningar verða til þess að nýtt starfsfólk nær tökum á nýju starfi og nýtist eins reyndari starfsmönnum við framkvæmd tiltekinna aðgerða.

Greining og eftirfylgni

Ferlastjórnun auðveldar greiningu á tækifærum og strategíu fyrirtækja. Góð yfirsýn gefur stjórnendum innsýn inn í núverandi takmarkanir í rekstri og hvað tækifærin liggja. Eins eiga stjórnendur auðveldara með greiningar á kostnaði, flöskuhálsum, biðtíma, þekkingarskorti og ótal fleiri þáttum.  

Hafðu samband

  • Skrifstofur okkar kpmg.findOfficeLocations
  • kpmg.emailUs
  • Samfélagsmiðlar @ KPMG kpmg.socialMedia
 

Óska eftir tilboði

 

Senda inn