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Hotline en France

Hotline en France

La loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique, dite « Loi Sapin II », le texte de la réforme européenne de l’audit ainsi que la loi du 6 Janvier 1978 n°78-17 relative à l’informatique aux fichiers et aux libertés et la délibération de la CNIL n°2017-191 du 22 juin 2017, imposent la mise en place, dans les sociétés de plus de 500 employés et de plus de 100 millions d’euros de chiffre d’affaires, d’un système confidentiel d’alerte éthique.

De plus la Hotline répond à une exigence de KPMG International .

La Hotline est mise en place par l’intermédiaire d’un organisme extérieur basé au Canada, Cleaview Strategic Partners. L’ensemble des membres du personnel de KPMG y aura accès pour porter à la connaissance de la Société un manquement dans les domaines suivants :

  • Comptabilité ;
  • Contrôle interne ;
  • Délit bancaire et financier ;
  • Corruption ;
  • Blanchiment d’argent ;
  • Obligations professionnelles ;
  • Menace ou préjudice grave pour l’intérêt général, connu personnellement.

Aucun collaborateur ne pourra être sanctionné, licencié ou faire l’objet d’une mesure discriminatoire, directe ou indirecte pour avoir signalé un manquement, en toute bonne foi, une situation via cette Hotline et ce, même si les faits s’avèrent par la suite inexacts ou ne donnent lieu à aucune suite.

Toutefois, une utilisation abusive de ce dispositif pourra exposer son auteur à des sanctions disciplinaires ainsi qu’à des poursuites judiciaires.

A contrario, il est rappelé qu’il n’y a aucune obligation de faire un signalement par le biais de la Hotline, et aucune sanction ne peut être ou ne pourra être prise à l’encontre d’un collaborateur qui déciderait de ne pas faire usage de la Hotline.


Accès à la Hotline

Vous avez trois possibilités d’accès à la Hotline.

  • Plateforme en ligne : www.connexionsclearview.com

  • Ligne téléphonique dédiée et messagerie vocale: 0 800 914 592

  • Adresse postale :
    Connexions ClearView
    Case postale 11017
    Toronto (Ontario)
    M1E 1N0
    Canada


Qu’advient-il de votre signalement ?


Un signalement, s’il s’avère objectif et pertinent par rapport au périmètre du dispositif d’alerte défini ci-dessus, pourra faire l’objet d’un rapport confidentiel de l’organisme gestionnaire de la Hotline à destination du Risk Management Partner de KPMG SA (Kelly Merrett).

Tout rapport peut également être examiné par l’une des personnes suivantes lorsque le sujet traité aura un lien direct avec son département et ses responsabilités :

• Le Compliance Officer KPMG SA (Jean Sinfort) ;
• L’Associé Directeur du Département juridique (Valentin Ryngaert) ;
• L’Associé Directeur PPG (Jean Blascos) ;
• L’Associé Directeur des Affaires juridiques et sociales RH (Pascal Collardey) ;
• L’Associée Directeur Audit et Présidente du Conseil de Surveillance (Francine Morelli).

Conformément aux dispositions légales et règlementaires françaises et européennes en vigueur et régissant la protection des données à caractère personnel, seules ces personnes pourront être destinataires de ce rapport.

Confidentialité et sécurité des données recueillies


Comme indiqué, le recueillement des alertes se fait par l’intermédiaire d’une Hotline. Pour ce faire, KPMG collabore avec Clearview Strategic Partners.
Cette collaboration permet de garantir la confidentialité des données recueillies ainsi qu’un traitement pertinent et objectif des alertes.

Toute les mesures de sécurité et les précautions nécessaires pour assurer la sécurité et la confidentialité des données, tant à l’occasion du recueillement que de leur communication ou conservation, sont prises par KPMG.

Conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur et, en particulier, à la délibération de la CNIL n°2017-191 du 22 juin 2017 :

  • L’identité de la personne émettant une alerte est traitée de façon confidentielle,
  • La personne qui souhaiterait conserver son anonymat aura la possibilité de le faire mais son signalement ne pourra être traité que si la gravité des faits mentionnés est établie et que les éléments factuels sont suffisamment détaillés,
  • Les éléments de nature à identifier l’émetteur de l’alerte ne peuvent pas être divulgués sans le consentement exprès de celui-ci,
  • Les éléments de nature à identifier la personne mise en cause par une alerte ne peuvent être divulgués,
  • La personne concernée par une alerte est informée par le référent dès l’enregistrement de données le concernant.


L’auteur de la déposition sera informé sans délai de la réception de son alerte et du délai prévisible nécessaire à l’examen de sa recevabilité.

Tant la personne signalant un problème que la personne concernée par ce signalement bénéficieront d’un droit d’accès, d’opposition et de rectification de leurs données personnelles reprises dans le rapport.

Toutefois, la personne désignée dans la déposition n’a pas le droit de prendre connaissance de l’identité de la personne ayant signalé le problème ou d’un tiers, sauf si ces personnes ont donné leur accord.

Les données recueillies ne rentrant pas le champ de l’alerte seront immédiatement détruites.
Lorsque la procédure d’alerte n’est pas suivie d’une procédure disciplinaire ou judiciaire, les données relatives à cette alerte seront détruites ou archivées après anonymisation dans un délai de deux mois à compter de la clôture des opérations de vérification diligentées par le récepteur du rapport.
Contacts

Si vous souhaitez de plus amples informations sur la Hotline en France, veuillez contacter votre Risk Management Partner (Kelly Merrett).