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A1-Bescheinigungen bei Entsendungen und Dienstreisen: Änderungen zum 01. Januar 2019

A1-Bescheinigungen bei Entsendungen und Dienstreisen

Ab dem 1. Januar 2019 soll das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren für A1-Vordrucke verpflichtend werden.

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A1-Bescheinigungen bei Entsendungen und Dienstreisen

Seit dem Wirksamwerden der Verordnung (EG) 883/2004 im Jahr 2010 sind Arbeitgeber (bzw. Arbeitnehmer) gesetzlich verpflichtet, jede grenzüberschreitende Tätigkeit innerhalb der EU/EWR und der Schweiz beim zuständigen Versicherungsträger anzuzeigen. Im Sozialversicherungsrecht gibt es keine Unterscheidung zwischen einer Entsendung und einer Dienstreise. Dies bedeutet, dass für jede noch so kurze grenzüberschreitende Tätigkeit ab dem 1. Tag eine A1-Bescheinigung notwendig ist. Eine zeitliche Bagatellgrenze für Dienstreisen oder Entsendungen sehen die gesetzlichen Rahmenbedingungen nicht vor. 

Eine Entsendung liegt nicht nur in den Fällen vor, in denen der Mitarbeiter zur Durchführung eines Projektes im Ausland eingesetzt wird. Auch die Teilnahme an Konferenzen oder Seminaren, d.h. jeder beruflich bedingte Grenzübertritt, erfordert die Mitführung einer A1-Bescheinigung. Voraussetzung dafür ist die Beantragung der A1-Bescheinigung vor Beginn der Auslandstätigkeit. In vielen europäischen Ländern wird die fehlende A1-Bescheinigung mit Sanktionen und Bußgeldern bestraft (Geldstrafen von bis zu 10.000 € per Fall).

Bisher werden A1-Bescheinigungen bei den zuständigen Versicherungsträgern in Papierform beantragt und diese auf dem Postweg dem Antragsteller übermittelt. Der Mitarbeiter ist zwar zur Mitführung des Dokuments verpflichtet, jedoch wurden Kontrollen eher in geringen Maßen durchgeführt.

Um den Datenaustausch zwischen den europäischen Sozialversicherungsträgern sowohl zu vereinfachen als auch zu vereinheitlichen, startete die EU ein Projekt zum elektronischen Austausch von Sozialdaten (EESSI). Durch den EESSI sollen Prozesse vereinfacht und beschleunigt werden. Die bisherigen genormten Papiervordrucke sollen nun elektronisch abgebildet werden. Es ist davon auszugehen, dass hierdurch Kontrollen in den Ländern verstärkt zunehmen. Darüber hinaus wird eine Vernetzung der einzelnen Behörden angenommen.

Ab dem 1. Januar 2019 wird das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren auch in Deutschland verpflichtend. Das automatisierte Verfahren wird in die Entgeltabrechnungsprogramme eingebunden. Auch eine Datenübertragung mittels einer maschinellen Ausfüllhilfe erfüllt die gesetzlichen Anforderungen. 

Die praktische Handhabung stellt für die Arbeitgeber eine erhebliche Herausforderung dar. Meist gibt es keinen etablierten Prozess zur IT-gestützten Dienstreiseerfassung. Dazu kommt, dass für die A1-Anträge benötigten Daten über verschiedene Systeme und z.T. nur bei den Mitarbeitern selbst vorliegen. Damit ist für fast alle Arbeitgeber eine zügige und rechtzeitige Beantragung, und damit die Absicherung gegen empfindliche Bußgelder, Probleme beim Betreten des Firmengeländes im Host Country etc., unmöglich.

In vielen europäischen Ländern wird die fehlende A1-Bescheinigung mit Sanktionen und  Bußgeldern bestraft. KPMG in Deutschland hat in diesem Zusammenhang eine Umfrage in allen EU/EWR-Staaten und der Schweiz zu den Compliance-Anforderungen durchgeführt. Ziel war es, festzustellen, wie die einzelnen Länder in der Praxis mit dem Thema „A1-Bescheinigung“ umgehen und welche Sanktionen und Bußgelder bei fehlenden A1-Bescheinigungen erhoben werden. Nachfolgend sehen Sie einen Auszug der Ergebnisse. Um Einblick in die kompletten Umfrage-Ergebnisse zu erhalten kontaktieren Sie uns gerne.

Leseprobe: "Länderbezogene Risikoauswertung bei fehlender A1-Bescheinigung"

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