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Treasury Dashboards als Bestandteil des Reporting

Treasury Dashboards als Bestandteil des Reporting

Was steckt dahinter?

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Die omnipräsente Digitalisierung führt auch im Treasury zu einer Optimierung und Automatisierung vieler Abläufe. Diese schließen selbstverständlich die Berichterstattung des Treasury mit ein und verändern neben dessen Darstellungsart und Funktionalitäten auch die Analysemöglichkeiten.

In anderen Funktionen, wie beispielsweise dem Controlling, erfolgt die Berichterstattung immer häufiger in Form von sogenannten Management Dashboards auf Basis moderner Business Intelligence(BI)-Lösungen. Dashboards können im Gegensatz zu statischen Printberichten auch auf Managementebene interaktiv genutzt werden. Was das insbesondere für das Treasury im Detail bedeutet, wird in diesem Artikel diskutiert.

Die Ausgangslage

In den meisten Treasury-Abteilungen werden Managementberichte aktuell in ausgedruckter Form oder per E-Mail mit PDF-Anhang bereitgestellt. Ein solches Reporting erschwert die Interaktion zwischen dem Berichtsersteller und dem oder den Adressaten. Rückfragen werden im Regelfall an den Berichtsersteller zurückgespielt. Meist ist dies mit hohem Aufwand und folglich auch längeren Durchlaufzeiten bis zur Beantwortung der gestellten Frage verbunden. Das kostet nicht nur Zeit, sondern kann in kritischen Situationen messbare Kosten verursachen: Richtige und zeitnahe Entscheidungen in Bezug auf Markt- sowie interne Entwicklungen können nur dann getroffen werden, wenn das notwendige Reporting schnell und fehlerfrei interpretiert werden kann.

So beschäftigen sich Treasury-Abteilungen regelmäßig mit Fragestellungen wie zum Beispiel:

  •  Woher kommt die Liquiditätsveränderung im Forecast zum Vormonat?
  •  Wieso haben wir in diesem Jahr ein erhöhtes US-Dollar-Exposure?
  •  Was ist der Hintergrund für das gebuchte Zinsergebnis?

Zur Klärung etwaiger Fragen bedarf es heute eines Dialogs zwischen Management und Berichtsersteller, beispielweise dem Middle-Office, sowie oft einer nachfolgenden Analyse im Quellsystem. Dabei vergeht schnell ein halber Tag bis selbst einfache Fragen geklärt werden können.

Das alles ist nachvollziehbar, wenn man bedenkt, dass in der Vergangenheit die technischen Rahmenbedingungen nicht mehr Pozentiale geboten haben bzw. der Aufwand, diese Abläufe zu optimieren, wirtschaftlich nicht sinnvoll war. Doch diese Zeiten haben sich geändert.

Welche Möglichkeiten bieten BI-gesteuerte Dashboard-Lösungen?

Mit einem Management Dashboard können neben den Informationen aus einem Standard-Reporting auch nachgelagerte Fragestellungen interaktiv adressiert und auf den ersten Blick die wichtigsten Informationen zur Verfügung gestellt werden. Per Mausklick kann der Anwender von dort aus eine Detailebene tiefer navigieren. Eine über alle Gesellschaften aggregierte Nettofinanzposition kann hierdurch nach einzelnen Regionen oder gar Entitäten aufgegliedert werden, um nur ein Beispiel zu nennen. Im Ergebnis können bereits auf Managementebene viele Fragen deutlich schneller und intuitiver selbst beantwortet werden. Fragen, die sich über das Dashboard nicht klären lassen, können zumindest deutlich expliziter und qualifizierter gestellt und im Nachgang effizienter beantwortet werden.

In dem zugrundeliegenden BI-System können beispielweise Daten aus dem Treasury Management-System sowie ERP-Daten in einem automatisierten Prozess zur Ermittlung der Kennzahlen miteinander verbunden werden. Datenabzug und -validierung werden weitestgehend von der Software übernommen, was signifikant mehr Zeit für die qualitative Interpretation der Daten lässt.

Der Einsatz eines Dashboards im Treasury lässt sich auf die Bereiche eingrenzen, in dem ermittelte und aggregierte Kennzahlen und Key Performance-Indikatoren (KPI) Teil der Berichterstattung sind, also vorrangig im Middle-Office. Seine Grenzen findet der Einsatzbereich hingegen beispielsweise im Compliance-Reporting, wo weniger die mehrdimensionale Analyse von Zusammenhängen über mehrere Datenebenen im Vordergrund steht, sondern die Sicherstellung der Vollständigkeit/Richtigkeit aller notwendigen Datensätze und bzw. oder durchgeführter Kontrollen und diese in einem von Dritten (intern/extern) vorgegebenen Format auszugeben, wie beispielsweise beim EMIR-Reporting.

Dort, wo Kennzahlen und KPIs berichtet werden, sind meist auch die zahlreichen grafischen und dynamischen Darstellungsmöglichkeiten moderner Reporting-Werkzeuge hilfreich. Besonders aussagekräftig sind diese, wenn sie in Bezug zu anderen Größen gesetzt werden oder gar flexible Szenarien betrachtet werden können. So kann beispielsweise die geplante verfügbare Liquidität in Abhängigkeit verschiedener operativer Szenarien, wie ein höherer Cash Inflow aus Umsätzen und damit ebenfalls höheren Outflows aus Lieferantenzahlungen und Vorsteuer, ermittelt werden. Je nachdem wie umfassend das zugrundeliegende Datenmodell aufgebaut ist, können sogar Sensitivitätsanalysen im Risikobereich durch das Management ausgeführt werden. Der Erfolgsfaktor des zugrundeliegenden Datenmodells ist zugleich der limitierende Faktor, was im kommenden Abschnitt näher beleuchtet wird.

Entscheidend für den Nutzen eines Dashboards ist die Qualität des Datenmodells

Beim traditionellen Reporting sind im Erstellungsprozess meist ein oder mehrere Datenvalidierungsschritte vorgesehen. Die Nutzung eines Dashboards setzt auf die Nutzbarkeit der bereitgestellten Daten zu jedem beliebigen Zeitpunkt. Dies hat erhebliche Auswirkungen auf die notwendige Qualität des gesamten Datenmodells, inklusive aller angebundenen Datenquellen. Ebenfalls stellt dies hohe Ansprüche an die Robustheit der Stammdatenprozesse und die Hygiene des transaktionalen Treasury Management-Systems.

Das Vertrauen in die Daten eines Dashboards ist ein wichtiger Überlebensfaktor dieses Werkzeugs. Wenn zum Beispiel der angezeigte Liquiditätssaldo aufgrund ungepflegter Stammdaten nicht korrekt angezeigt wird, besteht die Gefahr, dass schnell wieder auf manuell validierte Standardberichte zurückgegriffen wird. 

Was sind die Limitierungen einer BI-gesteuerten Dashboard-Lösung?

Ein Management Dashboard wirkt mit seinem modernen Design und dynamischen Handling zunächst sehr ansprechend. Die Fragestellungen im Treasury wiederholen sich häufig aber nur in einem bestimmten Zeitraum. Mal steht das Thema Liquidität besonders im Vordergrund, mal das Thema Zinsrisiko, dann wiederum das Thema Kontrahentenrisiko usw. Eine Dashboard-Lösung lässt den Nutzer die Daten entlang vordefinierter Pfade analysieren. Die Dashboards mit den vorhandenen Kennzahlen und Dimensionen umzugestalten ist einfach. Neue Kennzahlen oder Dimensionen in den Datenhaushalt zu implementieren, ist dagegen meist mit spürbarem Aufwand verbunden. Dementsprechend ist eine Lösung in ihrem Einsatzbereich dann limitiert, wenn das zugrundeliegende Datenmodell nicht flexibel aufgebaut ist und sich somit auch das Reporting-Front-End nur mit hohem Aufwand und gegebenenfalls nur mit IT-Kenntnissen auf neue Fragestellungen ausrichten lässt.

BI-Lösungen können den erforderlichen manuellen Aufwand für Datenextraktion, -validierung und -bereitstellung reduzieren. Dashboards können dem Nutzer die Möglichkeit bieten, vorhandene Daten sehr schnell und intuitiv zu analysieren. Die Interpretation der Daten bleibt anschließend natürlich dem Nutzer überlassen. So lassen sich hochkomplexe Fragestellungen wie zum Beispiel „Was bedeutet der Brexit für unser Fremdwährungsexposure?“ nicht ohne weiteres über ein Dashboard beantworten. Die qualitative Interpretation der Daten sollte nach wie vor von Experten aus der Fachabteilung übernommen werden. Durch die automatisierten Prozesse des Managementreportings bleibt für diese Themen bei Einsatz von BI-gesteuerten Dashboards auch mehr Zeit.

Dass die Potenziale noch nicht überall genutzt werden, liegt nicht selten daran, dass sich durch die Nutzung interaktiver Berichtswerkzeuge wie ein Management Dashboard die Berichtszyklen und Entscheidungswege drastisch verändern. Mit den gewohnten Prozessen zu brechen und neue Wege zu gehen ist oft herausfordernd. Denn der Zeitpunkt und Ort der Informationsübermittlung verlagert sich von der operativen Ebene auf die Management-Ebene, da das Management direkt auf die Informationen im Dashboard zugreift.

Fazit

Der Nutzen von Management Dashboards im Treasury ist vielfältig: Umweglose, dynamische Berichterstattung ohne zeitlichen Erstellungsaufwand als Grundlage zeitnaher und fundierter Entscheidungen. Dies alles zu vertretbaren Kosten und als unabdingbare Voraussetzung in einer mehr und mehr automatisierten Prozesswelt. Dass das Management zu diesem Paradigmenwechsel bereit sein muss, versteht sich von selbst – schließlich treibt das Management doch auch die Digitalisierung voran, oder?

Unter folgendem Link können Sie sich ein Bild von der Anwendung eines Treasury Dashboards machen. 

Quelle: KPMG Corporate Treasury News, Ausgabe 76, Februar 2018
Autor: Börries Többens, Senior Manager, Finance Advisory, btoebbens@kpmg.com

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