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Damit der Beirat nicht zum Beiwerk wird

Damit der Beirat nicht zum Beiwerk wird

Das Jahr neigt sich dem Ende. Zeit der Besinnlichkeit? Das Jahr Revue passieren lassen? Allerdings: Jetzt ist genau der richtige Moment, die Arbeit des Beirats oder des Aufsichtsrats im Familienunternehmen zu überprüfen.

Dazu bedarf es aber nicht des Jahresendes. Zwar sollte der Beirat einmal jährlich kritisch durchleuchtet werden. Besser aber wäre noch, wenn im Anschluss an jede Sitzung gefragt wird, ob die gesetzten Aufgaben erfüllt wurden und überhaupt noch die richtigen sind.

Jedoch verzichten fast zwei Drittel der Familienunternehmen unterschiedlichen Studien zufolge ganz auf eine Beiratsbilanz.

Das ist fahrlässig. Denn eine Evaluation oder Effizienzprüfung hilft, das Unternehmen vor Schäden zu bewahren.

Zunächst gilt es festzustellen, ob es eine Abweichung zu den gesetzten Aufgaben gibt. Erfüllt der Beirat die Erwartungen, die in ihn gesetzt werden? Sind die Aufgaben überhaupt angemessen oder ist der Beirat nur noch Beiwerk?

Veränderungen des Marktes und strukturelle Anpassungen im Unternehmen oder auf Gesellschafterebene sind die Hauptursache dafür, dass der Beirat insgesamt seinen Zweck nicht mehr voll erfüllt. Diese Veränderungen müssen sich auch im Beirat wiederfinden.

Mit vier Stellhebeln kann der Beirat oder Aufsichtsrat im Familienunternehmen richtig justiert werden: Struktur, Qualifikationen, Instrumente und Vergütung.

Alle vier Stellhebel müssen in Gedanken vor und zurück bewegt werden, um zu schauen, ob der Beirat und damit die Maschine, das Familienunternehmen, besser laufen würden.

Zunächst sollte der Beirat in der Effizienzprüfung als Ganzes bewertet werden. Stimmt die Struktur? Ist der Beirat heterogen genug? Ist die Größe richtig, um effektiv zu arbeiten? Ist das Kontrollzentrum unabhängig von der Geschäftsführung, auch finanziell?

Wie verlaufen die Sitzungen? Ermuntert die Gesprächsatmosphäre jedes Mitglied, seine Meinung frei zu teilen? Wie ist die Anwesenheitsrate? Wie oft trifft sich der Beirat oder Aufsichtsrat? Werden alle notwendigen Themen besprochen?

Hinterfragt werden muss auch, ob der Beirat die Instrumente besitzt, um Einfluss zu nehmen. Erhalten die Mitglieder die gewünschten Informationen von der Geschäftsführung? Wie werden die Berichte wahrgenommen?

Dann erst empfiehlt sich eine Überprüfung der einzelnen Mitglieder. Hier gilt es jedoch mit Feingefühl vorzugehen. Dabei geht es primär um die Frage, ob ein einzelnes Mitglied durch eine andere Person ersetzt werden sollte, weil das Unternehmen aufgrund der veränderten Marktlage andere Kompetenzen und Qualifikationen benötigt.

Qualifizierte Urteile setzen Erfahrung und Wissen voraus

Wächst ein Unternehmen stark und expandiert in neue Märkte, müssen die Mitglieder des Beirats diesen neuen Anforderungen auch gewachsen sein. Dann braucht es vielleicht nicht mehr den Controller, sondern den erfahrenen Manager aus dem Ausland. Tritt ein Unternehmen hingegen in die späte Reifephase, könnte etwa der Marketing-Experte durch einen Sanierer ersetzt werden.

Insgesamt ist es wichtig, die genauen Parameter und den Zweck der Evaluation vor Beginn darzulegen. Andernfalls könnten die Beisitzer verunsichert werden und mit Verstimmung reagieren, was sich negativ auf deren Beiträge auswirken würde. Unabdingbar ist, die Evaluation anonymisiert durchzuführen. Um nach der Vorstellung der Prüfungsergebnisse gemeinsam Verbesserungsmaßnahmen zu beschließen, ist eine moderierte Diskussion ratsam.

Das Ergebnis der Prüfung kann heißen, dass die Anzahl der Sitzungen erhöht, der Fokus der Diskussionen verschoben, der Informationsfluss verändert oder die Zusammensetzung des Gremiums angepasst wird.

Die Evaluation ist keine triviale Aufgabe

Spätestens bei umfangreichen Änderungen im Unternehmen, bevorzugt aber jährlich, empfiehlt sich eine Begutachtung des Beirats oder Aufsichtsrats. Dabei sollte ein externer Berater die Ergebnisse auswerten, Empfehlungen geben und die Diskussionen über die Prüfungsergebnisse moderieren. Damit der Beirat auch als Partner und Korrektiv agieren kann.

 

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