Drum prüfe wer sich an ein TMS bindet...

Drum prüfe wer sich an ein TMS bindet...

Aber wie entscheidet man sich für das richtige? Eine leistungsfähige und stabile IT-Umgebung ist der Schlüssel zu effizienten und effektiven Prozessen im Treasury.

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Dass der Schlüssel zu effizienten und effektiven Prozessen im Treasury und der adäquaten Unterstützung für fachliche Fragestellungen aus einer leistungsfähigen und stabilen IT-Umgebung besteht, hat sich in Zeiten von Industrie 4.0, Big Data, Cloud & Co. glücklicherweise auch in der Mehrzahl der Treasury-Abteilungen herumgesprochen.

Über diese unzweifelhafte grundsätzliche Fragestellung hinaus kommt allerdings immer dann Unsicherheit auf, wenn es darum geht, die konkrete Ausrichtung der IT-Landschaft im Treasury zu gestalten und die einzelnen Puzzleteile aus fachlichen Anforderungen, Compliance-Aspekten und technologischen Rahmenbedingungen zu einem klaren Zielbild zusammenzufügen.

Gerade auf diesem Weg haben viele Unternehmen Schwierigkeiten, den für sie adäquaten IT-Standard im Treasury festzulegen und treffen am Ende nicht die angemessene (oder vielleicht sogar gar keine) Entscheidung für die passende Systemarchitektur. „First make a good decision, then make the decision good“ lautet dann oftmals das Motto in Bezug auf die Entscheidungs- und Umsetzungsphase was die Treasury-IT angeht.

Eigentlich ganz einfach: Anforderungen aufschreiben, System auswählen. Fertig.

Doch irgendwann steht ein jeder Verantwortlicher eines Treasury-Bereiches vor dem gleichen Problem ganz egal, ob noch kein professionelles Treasury-Management-System im Einsatz ist, das bestehende aktualisiert oder die IT-Unterstützung allgemein verbessert werden soll: entweder muss gleich ein komplett neues Tool her oder es müssen einzelne Funktionalitäten oder gar ganze Systeme ausgetauscht werden.

Wohl dem, dessen fachliche Anforderungen im Treasury dann bereits offenkundig und so klar strukturiert sind, dass sich eine einheitliche und vollständig in einer Systemumgebung abbildbare Lösung finden lässt.

In diesem Fall ermöglicht die bewährte methodische Vorgehensweise der Systemauswahl bis zur endgültigen Entscheidung für ein Treasury-Management-System und einen entsprechenden Systemanbieter einen weitestgehend stringenten Selektionsprozess: individuelle und hinreichend detaillierte Spezifikation der fachlichen Anforderungen aus allen Funktionsbereichen des Treasury und der angrenzenden Bereiche gefolgt von einem strukturierten Ausschreibungsverfahren mit einer eingehenden Evaluation der Treasury-Systemanbieter und ihrer Produkte schafft am Ende des Tages zumindest Klarheit darüber, welche Lösung den fachlichen Ansprüchen am ehesten gerecht wird.

Doch hat man damit im Hinblick auf die individuelle Roadmap für „sein“ Treasury, die geplanten Entwicklungen und weiteren strategischen Vorhaben des Gesamtunternehmens, den IT-technischen Kontext und die technischen Vorgaben dann wirklich die passgenaue Variante gewählt? Oder werden auf diese Weise wichtige Sekundäraspekte außerhalb der Kernfunktionalitäten für eine ganzheitliche Betrachtung vernachlässigt?

Den oder die Hersteller unter die Lupe nehmen

Die Entscheidung für ein Treasury-Management-System muss beileibe keine Bindung für die Ewigkeit sein. Flexible Betreibermodelle wie Software-as-a-Service oder die Möglichkeit zur kombinierten Anwendung von Cloud-Lösungen für spezielle Treasury-Funktionalitäten lassen auch auf Kundenseite die Hemmschwelle zum Anbieterwechsel und damit die Nutzungsdauer entweder ganzer Treasury-Management-Plattformen oder einzelner Teilkomponenten für spezifische Funktionalitäten sinken.

Dennoch sollten vor der Vertragsunterschrift mit einem Systemanbieter auch anbieterseitige Bewertungskriterien unbedingt berücksichtigt und in die finale Auswahlentscheidung einbezogen werden. Dies beginnt mit den üblichen Hintergrundinformationen und Rahmendaten des Systemherstellers (zum Beispiel ist dieser finanziell stabil und nachhaltig aufgestellt, wie ist die Entwicklung in der jüngeren Vergangenheit), bewertet aber auch ganz gezielt die Haltung des Anbieters zum eigenen System.

Eine Reihe von Treasury-Systemanbietern haben mehrere Produkte in ihrem Portfolio und positionieren diese auch in unterschiedlichen Marktsegmenten. Gerade hier ist eine Einschätzung und Prognose wichtig, wie das gewünschte System sich in der Zukunft entwickeln wird, welche Weiterentwicklungen geplant sind und ob bzw. wie diese zur eigenen inhaltlichen Roadmap im Treasury passen.

Bereits während des Auswahlprozesses für ein Treasury-Management-System sollte ebenfalls klar sein, ob und wenn ja mit welchen Ressourcen der Anbieter das geplante Einführungs- oder Erweiterungsprojekt in der gewünschten Zeit und Qualität durchführen wird. Existieren in dieser Phase bereits Unsicherheiten oder es gibt keine vergleichbaren Referenzen am Markt, was Zufriedenheit mit System und Support des Herstellers angeht, sollte dieser Anbieter sicher nicht in die engere Wahl kommen.

Die IT hat auch noch ein Wörtchen mitzureden. Muss das sein?

Um die Antwort vorwegzunehmen: ja, es muss. Unabhängig von den Projekt- oder Auswahlgremien in den Unternehmen wird die finale Entscheidung für oder gegen einen Anbieter eines Treasury-Management-Systems in den allermeisten Fällen von den jeweils verantwortlichen Fachbereichen vorbereitet, getragen und letztendlich auch getroffen. Eine Treasury-Abteilung und ihre Prozesse sind aber hochgradig integriert in andere Fachbereiche. Es existieren Abhängigkeiten sowohl prozessualer, als auch technischer Natur.

Ein neues oder erweitertes System im Treasury wird daher auch immer ein integraler Bestandteil der gesamten Systemlandschaft eines Unternehmens sein und über eine Vielzahl von internen und externen Schnittstellen verfügen. Nicht zuletzt aus diesem Grund ist der Abgleich unternehmensspezifischer IT-Vorgaben und Standards mit den Treasury-Systemanbietern bereits während des Auswahlprozesses von besonderer Bedeutung. Sind Cloud-Lösungen überhaupt und wenn ja unter welchen Voraussetzungen erlaubt? Wie ist der technologische Reifegrad der ins Auge gefassten Lösung? Welche IT-Sicherheitsstandards und Zertifizierungen muss der Hersteller erfüllen? Wird das System regelmässig auf Sicherheitslücken geprüft und wie werden diese behoben? Ist die Treasury-Software des Anbieters mit den End-Clients im Unternehmen kompatibel? Erfüllen die Recovery- und Continuity-Modelle des Anbieters die Risikovorgaben für die Treasury-Funktion? Passt der Hersteller und sein Produkt vom Grundsatz her zur IT-Strategie und in das Portfolio der von der IT eingegrenzten Lieferanten? Welche sonstigen IT-Policies des Unternehmens muss der Hersteller erfüllen?

Dies sind ausgewählte Beispiele für Fragestellungen und Themen, mit denen sich Treasury-Fachabteilungen nicht gerne beschäftigen, die aber im Hinblick auf die Auswahlentscheidung nicht nur zu berücksichtigen sind, sondern sich unter Umständen insbesondere beim Thema IT-Sicherheit zu Ausschlusskriterien entwickeln können. Interdisziplinäre Projektteams im Auswahl- und Bewertungsprozess bestehend aus Fach- und IT-Experten sind daher ein Muss.

Die Gesamtkosten richtig antizipieren und vergleichbar machen

Last but not least die Kostenseite. Oder besser zu neudeutsch der Business Case, denn es gilt ja nicht nur zu betrachten, was eine neue oder veränderte Treasury-Systemlandschaft an zusätzlichen Kosten generiert, sondern auch welche Nutzenpotenziale – quantitativ wie qualitativ – und Einspareffekte daraus resultieren. Doch insbesondere Kosteneffekte sind in der überwiegenden Anzahl der Fälle auch im Treasury immer noch der ausschlaggebende Aspekt bei der Entscheidung für oder gegen einzelne Projekte.

Es würde an dieser Stelle zu weit führen und auch zu sehr verallgemeinern, welche spezifischen Kosten- und Nutzendimensionen durch verbesserte IT-Unterstützung im Treasury angesprochen werden. Vielmehr stellt sich ja die Frage, welche Kostenaspekte bei der Entscheidung für oder gegen einen Treasury-Systemanbieter relevant werden können und auf welcher Basis die Angaben der Hersteller vergleichbar gemacht werden können. Hier sollte stets dem Grundprinzip der Gesamtkostenbetrachtung gefolgt werden, das heißt es werden nicht nur die – üblicherweise – durch den Hersteller genannten Einmalkosten (Lizenzen und Einführungskosten) in die Überlegungen einbezogen, sondern auch die Folge- und Betriebskosten über einen bestimmten Zeitraum (3, max. 5 Jahre).

Wichtig ist zudem nicht nur die herstellerseitigen Wartungs- und Supportaufwände zu berücksichtigen, sondern auch interne Aufwände und Zusatzkosten, die sich durch die Systemnutzung ergeben. Erst auf diese Weise werden wartungsintensivere Treasury-Management-Systeme (zum Beispiel durch häufigere erforderliche Releasewechsel und die damit verbundenen Testaufwände oder falls besondere zusätzliche IT-Komponenten für den Betrieb erforderlich sind) im Vergleich erkennbar.

Eine solche Gesamtsicht hat schon zu manchen überraschenden Gegenüberstellungen geführt, ist doch der Anbieter mit dem auf den ersten Blick geringeren Einführungsaufwand unter Berücksichtigung aller Kostenaspekte über einen längeren Zeitraum am Ende vielleicht sogar die teuerste Alternative.

Nur ein „360-Grad“-Auswahlprozess führt zum richtigen TMS

Damit an dieser Stelle kein falsches Bild entsteht: Kern aller Überlegungen zur Systemunterstützung im Treasury und den daraus abgeleiteten Fragestellungen nach Systemen und Anbietern und deren individueller Kombination im konkreten Unternehmenskontext sollte stets die möglichst optimale Abdeckung aller fachlich geforderten Funktionalitäten sein.

Diese Primäraspekte sind gemeinhin auch die eigentlichen Beweggründe, sich mit der Einführung eines neuen oder der Erweiterung eines bestehenden Treasury-Management-Systems zu beschäftigen. TMS-Umgebungen aus Kostengründen abzulösen oder ein bestimmtes System allein aufgrund technischer Neuerungen einzuführen sind eher unüblich.

Doch die Ausgangsfrage bezog sich ja auf die Entscheidung für das richtige System im Treasury und nicht auf jenes mit dem grössten Funktionsumfang. Und bei dieser Entscheidung sollten die aufgeführten Sekundäraspekte wie die Bewertung des/der Hersteller(s), die Vorgaben und Standards der eigenen IT sowie die adäquate Betrachtung von Gesamtkostenaspekten eine wichtige wenn nicht gleichberechtigte Rolle spielen.

Auch dafür gilt es, individuelle und ausreichend genaue Anforderungen und Wünsche zu spezifizieren und in ein entsprechendes Bewertungsraster zu überführen, um die Vergleichbarkeit der jeweiligen Treasury-Lösungen zu ermöglichen. Ohne dabei den Auswahlprozess und am Ende die Entscheidungsfindung zu verkomplizieren, sichert dieser 360-Grad-Ansatz die Berücksichtigung aller Faktoren, um während der späteren Umsetzungsphase keine bösen Überraschungen zu erleben.

Falsche, vorschnelle oder eindimensionale Entscheidungen bei einer Herstellerbindung sind nur schwer zu korrigieren, denn – um abschliessend nochmals den Zitatgeber aus dem Titel zu bemühen - „der Wahn ist kurz, die Reu ist lang“. 

Quelle: KPMG Corporate Treasury News, Ausgabe 60, Oktober 2016
Autor: Michael Baum, Senior Manager, Finance Advisory, michaelbaum@kpmg.com

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