Manuelle Eingriffe in einer vollautomatisierten Payment Factory?

Manuelle Eingriffe in automatisierter Payment Factory?

Der Einsatz einer Payment Factory im Unternehmen hat zum Ziel, unterschiedliche Zahlungen möglichst zentralisiert und automatisiert zu verwalten.

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Die vollautomatische Payment Factory

Der Einsatz einer Payment Factory im Unternehmen hat zum Ziel, unterschiedliche Zahlungen an interne sowie externe Begünstigte möglichst zentralisiert und automatisiert zu verwalten, das heißt auszuführen, zu transportieren und zu verbuchen.

Sofern die Payment Factory auch als Inhouse-Bank aufgesetzt wurde, können Zahlungen zwischen den Tochtergesellschaften oder zwischen Tochter- und Muttergesellschaft über IC-Konten (interne Konten) abgewickelt werden. Dies führt zu einer Verringerung der Vielzahl an eigenen Konten der Gesellschaften mit den jeweiligen Banken und somit zu einer verbesserten Transparenz, Effizienz und zu einer signifikanten Kostenreduktion (zum Beispiel Prozesskosten in der Schuldenkonsolidierung, Bankgebühren).

Um einen automatisierten Zahlungsdurchlauf zu erreichen, müssen ein- und ausgehende Dateiformate (SEPA, CGI, SWIFT MT-Nachrichten etc.) harmonisiert und Schnittstellen zu den anliefernden ERP-Systemen sowie den externen Banken definiert werden. Über automatisches Einlesen von Kontoauszügen kann die Zuordnung und Verbuchung der zugehörigen Konten sowie deren Routing (innerhalb der Inhousebank-Struktur) inklusive Clearing und Cash Pooling vorgenommen werden. Für Import, Export, Routing, Prüf-, Freigabemechanismen sowie Kontenzuordnungen müssen entsprechende Regeln aufgesetzt werden, um eine möglichst reibungslose, automatisierte Zahlungsabwicklung zu ermöglichen.

Ist es dann gelungen eine Payment Factory erfolgreich einzurichten und Zahlungen vollautomatisiert im Sinne eines STP (Straight Through Processing) abzuwickeln, sollte man meinen, dass keinerlei manuelle Tätigkeiten im System mehr vorzufinden sind. In der Realität beobachten wir jedoch noch eine Vielzahl manueller Eingriffe über die gesamte Prozesskette hinweg. Was sind die Gründe hierfür?

Gründe für manuelle Eingriffe

Die möglichen Gründe für ein manuelles Eingreifen können unter anderem sein:

  • IC-Settlements von Tochtergesellschaften oder anderen Konzernabteilungen, die keinen Zugang zur Payment Factory haben, müssen von zentraler Stelle im Treasury manuell generiert werden
  • Eingehende Zahlungen auf externe Bankkonten ohne Bezug zu einem Zahlungsavis (oder entsprechender Forecast-Daten) müssen manuell zugeordnet werden
  • Bei Abbrüchen von Zahlungsabläufen (Cancellations, Rejections) muss manuell rückgebucht und korrigiert werden, da die auszuführende oder empfangende Bank die Zahlung beispielweise aufgrund fehlender oder falscher Informationen zurückweist
  • Spezielle Zahlungen (zum Beispiel Dividenden) unterliegen vorgelagerten Workflows außerhalb des Systems, die nicht die erforderlichen Datensätze an die Payment Factory erzeugen und somit nicht den Regeln für nachgelagerte automatische Prozesse entsprechen
  • Korrekturbuchungen, die im Rahmen von Monatsabschlussarbeiten notwendig werden (Sondereffekte, spezielle Cut-off-Zeiten)
  • Korrekturbuchungen, die aufgrund von manuell falsch erfassten Zahlungen notwendig werden

Ein weiterer Aspekt ist auch der internationale Rollout einer Payment Factory-Lösung, sprich die Anbindung neuer Gesellschaften und somit die Einarbeitung lokaler Anforderungen hinsichtlich der Formate, Zahlungsarten, Vereinbarungen mit Banken und sonstiger Besonderheiten. Die Erfahrung zeigt, dass in den Anfangsphasen solcher Rollout-Projekte naturgemäß ein höherer manueller Aufwand erforderlich sein kann, der aber durch zeitnahe Anpassungen im System sukzessive wieder verringert werden kann und sollte.

Gefahren und Verbesserungspotenzial

Die Frage, die sich stellt ist, ob solch manuelle Tätigkeiten vor dem Hintergrund möglichst weitgehend automatisierter Prozesse noch erforderlich und/oder sinnvoll sind. Haben sie nur deshalb weiter Bestand, weil sich entweder niemand um die Ablösung eines einmal entstandenen Workarounds bemüht hat oder weil die manuellen Eingriffe vor dem Hintergrund einer vermeintlichen Kontrolltätigkeit erfolgen?

Manuelle Tätigkeiten reduzieren nicht nur die Prozesseffizienz, sie stellen auch eine Gefahr dar. Dort wo manueller Zugriff beispielsweise für die Erfassung von ad-hoc-Zahlungen erlaubt ist, ist auch der Kriminalität (Stichwort e-Crime) Tür und Tor geöffnet. Entsprechende Organisationen attackieren vermehrt die Zahlungsprozesse im Unternehmen und versuchen über angeblich geheime und dringliche Zahlungsanweisungen Geld auf Konten unberechtigter Dritter ausführen zu lassen. Die jüngsten Entwicklungen sind alarmierend und rücken das Thema Sicherheit einschließlich Cybersecurity als Top-Thema in den Fokus.

Natürlich sollten zentral verantwortliche Personen im Cash Management grundsätzlich die Möglichkeit haben korrektiv und regulierend in den Zahlungsprozess einzugreifen. Insbesondere die manuelle Erfassung/Korrektur von Zahlungen über eine Eingabemaske wird stets als Option und vor allem als Backup zur Verfügung stehen müssen, um technische Ausfälle oder auch Ausnahme- und Spezialfälle kompensieren zu können.

Unbedingt zu vermeiden sind aber manuelle Korrekturbuchungen, die auf falsch erfasste Zahlungen zurückzuführen sind (siehe letzter Punkt oben), da dies immer ein Hinweis auf fehlende Kontrollmechanismen im System oder bei vorgelagerten Systemen ist. Auch die hinterlegten Regeln, Zuordnungen und Prozesse können, wenn sie nicht ständig aktuell gehalten werden, zu unnötigem manuellem Aufwand führen. Regelmäßige Anpassungen an die wachsenden fachlichen Anforderungen, den Neuerungen im Cash Management (zum Beispiel „virtual accounts“) oder sich ändernden Standards und Vorschriften, sowie Systemupgrades sollten daher konsequent umgesetzt werden.

Im Rahmen von Neuerungen und Modernisierungen ist es unter anderem von großer Bedeutung, dass das System geeignete Reports, Dashboards, Kurznachrichten und dergleichen anbietet, um in Echtzeit auf Missstände, potenzielle Gefahren oder Fehler aufmerksam zu machen. So würde ein entsprechend verantwortlicher Benutzer beispielsweise über einen grafischen „Eyecatcher“ auf jüngst aufgelaufene fehlerhafte Zahlungen aufmerksam gemacht werden. Über einen Link wären dann weitergehende Informationen zum Fehler und der verursachenden Gesellschaft zu erhalten, wodurch geeignete Maßnahmen eingeleitet werden könnten.

Für weiterführende Informationen verweisen wir an dieser Stelle auf das KPMG Positionspapier zu Treasury 4.0.

Fazit

Um einen möglichst hohen Automatisierungsgrad der Abwicklung von Zahlungen zu erreichen, sollten demnach in regelmäßigen Abständen Reviews der bestehenden Prozesse und neuen Anforderungen aus dem Fachbereich durchgeführt werden, um das Optimierungspotenzial der gegenwärtigen Payment Factory zu ermitteln. Hierbei sollten Unternehmen auch prüfen inwieweit ein Systemupgrade des Herstellers neue Funktionalitäten bieten und zur weiteren Optimierung beitragen könnte.

Manuelle Eingriffe sollten die Ausnahme darstellen und nicht etwa die Regel, wie wir es häufiger in Unternehmen sehen. Das zentrale Ziel einer zentralen Zahlungsabwicklung sollte stets sein, den Automatisierungsgrad innerhalb der Payment Factory schrittweise zu erhöhen, um manuellen Aufwand zu reduzieren, damit Kosten und Zeit zu sparen und nicht zuletzt das Risiko von Fehlern und Fraud durch manuelles Eingreifen so gering wie möglich zu halten.

Quelle: KPMG Corporate Treasury News, Ausgabe 54, April 2016
Autor: Tobias Riehle, Manager, triehle@kpmg.com

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