Richtlinien – so aktuell wie die Zeitung von gestern?

Richtlinien – so aktuell wie die Zeitung von gestern?

Welches Unternehmen hat sie nicht: Richtlinien, Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen.

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Welches Unternehmen hat sie nicht: Richtlinien, Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen. In vielen Unternehmen gibt es organisatorische Handlungsrahmen in Hülle und Fülle. Unter Berücksichtigung all der Weiterentwicklungen und Veränderungen von IT und Prozessen in den letzten Jahren stellen sich vermehrt Unternehmen die Frage: Entsprechen die Richtlinien, Weisungen und Beschreibungen dem aktuellen in der Treasury-Organisation gelebten Prozess oder haben die Fortschritte den Handlungsrahmen bereits überholt? 

Richtlinien thematisieren vor allem folgende Fragestellungen: Welche wesentlichen Ziele verfolgt das Treasury? Welche „Spielregeln“ müssen stets eingehalten werden? Welche Aufgaben müssen abgedeckt werden? Wem werden die Kompetenzen zur Durchführung der Aufgaben zugeordnet und wie sind diese zu bearbeiten? 

Darstellung: Aufbau eines Regelwerks

Richtlinien geben sowohl dem zentralen Treasury als auch den Tochtergesellschaften klare Weisungen vor und bilden idealerweise in den wesentlichen Ankerpunkten die Strategie und Aufgaben zu allen fachlichen Themen ab. Richtlinien dienen jedoch auch als eine revisionssichere Dokumentation und sollten sich am KonTraG, dem Leitfaden des Verbandes Deutscher Treasurer oder MaRisk orientieren. Funktionstrennung, Vier-Augen-Prinzip – Schlagwörter, welche in Richtlinien abzubilden sind.

Einmal geschrieben, für immer in der Schublade? Nicht selten geschieht genau das mit den oftmals mühsam erstellten „Meisterwerken“. Um den Mitarbeitern im Treasury und den angrenzenden Abteilungen jedoch tatsächlich Orientierung zu geben, müssen diese Richtlinien auch regelmäßig adaptiert und an die Unternehmensanforderungen angepasst werden. Ändern sich Herausforderungen zum Beispiel durch Wachstum, Umstrukturierung in der Unternehmensorganisation oder Regulatorik, werden dadurch Prozesse geändert – dies muss sich auch in den Richtlinien wiederspiegeln. Haben Sie zum Beispiel Ihre Anforderungen an EMIR und darauf angepasste Prozesse bereits eingearbeitet?

Die richtige Kommunikation ist nach Freigabe vom CFO sowohl bei Neuerstellung als auch bei Anpassungen das A und O. Ein Regelwerk erfüllt nur dann den Zweck, wenn es im Unternehmen auch gelebt wird. Dafür ist im Rahmen der Erstellung oder Anpassung der Richtlinien die angemessene Kommunikation an alle Tochtergesellschaften sowie Überwachung der Einhaltung der Richtlinien essenziell. Bereits im Vorfeld muss klar definiert sein, wer für diese Aufgaben die Verantwortung trägt.

Im Rahmen unserer Projekte sehen wir verschiedene Ansätze bei der internen Kommunikation an die Tochtergesellschaften. Manche Unternehmen stellen ihre Richtlinien ausschließlich im Intranet zur Verfügung und kommunizieren dies per Rundmail, andere wiederum halten webbasierte Trainings ab, um die wesentlichen Punkte verbal zu transportieren und Frage- und Antwortrunden anzubieten. Eine weitere Entwicklung ist die Bereitstellung in Form eines internen Nachlagewerks als Online-Lexikon, teilweise kombiniert mit regelmäßigen Schulungen bzw. Tests.

Wir empfehlen neben einer aktiven Kommunikation auch einen regelmäßigen Internal Audit, der nicht nur die Einhaltung der Richtlinien in allen relevanten Bereichen bzw. Gesellschaften beinhaltet, sondern auch den Inhalt derselben gemäß den Unternehmensprozessen überprüft. Nur so können alle Gesellschaften konzernweit an einem Strang ziehen und richtlinienkonform agieren. 

Quelle: KPMG Corporate Treasury News, Ausgabe 52, Februar 2016

Autor: Yvonne Bamberger, Manager, ybamberger@kpmg.com

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