Warum effiziente Bankkontenstrukturen wichtig sind

Warum effiziente Bankkontenstrukturen wichtig sind

Zahlreiche Finanzskandale haben dazu geführt, dass Unternehmen eine Überprüfung der Bankkonten-Strukturen und -Verwaltungsprozesse durchführen.

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Quelle: KPMG Corporate Treasury News, Ausgabe 46, August 2015

Zahlreiche Finanz- und Bestechungsskandale in der Vergangenheit haben dazu geführt, dass Unternehmen eine Überprüfung der Bankkontenstrukturen und der Bankkonten-Verwaltungsprozesse durchführen oder planen, diese in naher Zukunft durchzuführen. Eine effiziente Bankkontenstruktur und ein nachhaltiges Compliance-System, welche zusammen Transparenz und Kontrolle der Cash-Management-Aktivitäten sicherstellen, haben daher erheblich an Bedeutung gewonnen.

Dieses zunehmende Compliance-Bewusstsein wurde durch eine von KPMG jüngst durchgeführte Umfrage zum Thema Bank Account Management für die BNPP Cash Management Conference mit 48 teilnehmenden Unternehmen bestätigt. Bei dieser Umfrage haben wir unter anderem gefragt, wie viele Bankkonten die Befragten weltweit verwenden. Über 60 % der Befragten gaben an, dass sie zwischen 250 bis zu über 1000 Bankkonten besitzen. Zudem haben über 90 % der Befragten die Notwendigkeit erkannt, die Anzahl ihrer Bankkonten zu reduzieren.

Fallstricke einer dezentralisierten Bankkonten-Verwaltung

Der Hauptgrund für die große Anzahl von Bankkonten und komplexen Strukturen ist eine dezentralisierte Bankkonten-Verwaltung. Lokale CFOs bevorzugen unter Umständen eine lokale Bank und es gibt zahlreiche Gründe, warum dies aus Sicht einer lokalen Tochtergesellschaft gerechtfertigt sein kann. Dies bringt jedoch diverse Herausforderungen mit sich, deren Bewältigung nahezu unmöglich ist, wenn Bankkonten nicht zentral verwaltet werden.

Vor allem ist eine zentrale Sicht auf die Liquidität oder das Pooling von Bankkonten-Salden schwierig beziehungsweise kostspieliger einzurichten. Man könnte einwenden, dass die Bankkonten mit beträchtlichen Salden Teil eines Cash-Pools sind und genau überwacht werden. Wie kann diese Aussage jedoch regelmäßig überprüft werden, wenn ein Unternehmen nicht über eine vollständige und verlässliche Übersicht verfügt, die alle Bankkonten des Konzerns abdeckt?

Darüber hinaus ist es bei einem dezentralisierten Setup aufgrund der üblicherweise großen Anzahl von Zahlungssystemen, die als Schnittstellen zu den verschiedenen Banken eingesetzt werden, nicht möglich, eine effektive Kontrolle über den gesamten Zahlungsfreigabe-Prozess zu haben. Dies wiederum erhöht das Betrugs- oder Korruptionsrisiko. Naturgemäß haben eine größere Anzahl von Bankkonten und Schnittstellen zu verschiedenen Zahlungssystemen einen signifikanten Einfluss auf die Kosten. Selbst wenn das von der Bank angebotene Electronic Banking-System kostenfrei ist, entstehen interne Kosten im Zusammenhang mit der Aufrechterhaltung der Schnittstellen, des Systems und der Konten.

Die Idee eines zentralen Tools zur Bankkonten-Verwaltung

Mitarbeiter der Treasury-Abteilung erkennen zunehmend die Notwendigkeit, die konzernweite Verantwortung für die Bankkonten-Verwaltung zu übernehmen und dezentralisierte Prozesse durch Einrichtung einer zentralen, überwachten Richtlinie zu beenden. Unsere Erfahrung bei der Zusammenarbeit mit zahlreichen Kunden hat gezeigt, dass es nicht ausreicht, eine zentrale Richtlinie zu haben, sondern es ist auch notwendig, deren Einhaltung zu überwachen. Wir sind daher überzeugt, dass der Einsatz von professionellen Bank-Account-Management-Tools (BAM), die von verschiedenen TMS-, ERP- und spezialisierten BAM-Anbietern angeboten werden, von entscheidender Bedeutung ist.

Leiter von Treasury Abteilungen sehen gemäß unserer Umfrage am häufigsten die folgenden Punkte als Vorteile für die Nutzung eines BAM-Tools:

• Nachhaltige Überwachung der Nutzung von unternehmensweit definierten Cash-Management-Banken

• Abbildung von Workflows für die Bankkonten-Verwaltung, einschließlich Prüfungen zur Sicherstellung, dass Bankkonten nur aus berechtigten Gründen eröffnet werden und nicht länger benötigte Konten geschlossen werden

• Vorbeugung des Missbrauchs von Bankkonten, das heißt Bankkonten, die für illegale Aktivitäten genutzt werden

• Eine zentrale, einheitliche und zuverlässige Datenquelle in Echtzeit zu unternehmensweiten Bankkonten, Bank-Services und Unterschriftsrechten, einschließlich bankkontenbezogener Dokumentation

• Überblick über die vom Konzern ausgehandelten Geschäftsbedingungen, Konditionen und Dokumentation (zum Beispiel Klauseln) zur Überprüfung von lokal gewährten Konditionen der jeweiligen Filiale

Da Mitarbeiter der Treasury-Abteilung anerkennen, dass ein zentraler Prozess zur Bankkonten-Verwaltung mit Unterstützung eines BAM-Tools beträchtlichen Mehrwert bringt, stellt sich die Frage, warum ca. 80 % der befragten Unternehmen angegeben haben, dass sie keine entsprechenden BAM-Tools verwenden oder sich bislang auf MS-Excel oder MS-Access verlassen. Ein Grund, welcher auch aus der Umfrage hervorgeht, ist, dass Treasurer die Nutzung von Standard-Software nur für begrenzt möglich halten.

Überwindung von wahrgenommenen Barrieren

Wirkliche eBAM-Systeme (electronic Bank Account Management) sind derzeit zwar nur begrenzt verfügbar, jedoch sind zahlreiche BAM-Tools erhältlich, die normalerweise die Anforderungen von Unternehmen erfüllen. Der Mangel an eBAM-Systemen, mit denen Daten zu Bankkonten und Zeichnungsberechtigten elektronisch per XML an die Bank übermittelt werden können, ist hauptsächlich auf die begrenzte Bereitstellung des Services durch die europäischen Banken zurückzuführen. Momentan bietet gemäß der SWIFT-Readiness-Zertifizierung nur eine europäische Bank die Möglichkeit des elektronischen Nachrichtenaustausches. Amerikanische Banken haben eine Vorreiterstellung in Bezug auf die Akzeptanz von XML-Nachrichten für Bankkonten- und Zeichnungsberechtigte eingenommen und bauen ihre Services in Europa weiter aus.

Mitarbeiter im Treasury sollten jedoch bei der Einrichtung von effizienten Bankkontenstrukturen und effektiv überwachten Bankkonten-Verwaltungsprozessen schrittweise vorgehen. Die Nutzung von eBAM ist sicherlich hilfreich bei der weiteren Optimierung von Prozessen, ist aber nicht der erste und wichtigste Schritt bei der Einrichtung und Aufrechterhaltung von effizienten Bankkontenstrukturen.

Best Practice-Ansatz zur Einrichtung einer effizienten Bankkontenstruktur

Basierend auf unserer Erfahrung verwenden Unternehmen, die erfolgreich Bankkontenstrukturen eingerichtet haben und aufrechterhalten, eine ähnliche Vorgehensweise:

1. Anfängliche konzernweite Reduzierung von Bankkonten als Teil der Implementierung einer Payment und Collection Factory: Es gibt zahlreiche Beispiele von Unternehmen, die durch die Verwendung von virtuellen Bankkonten die Anzahl ihrer Bankkonten von über 1000 auf einen niedrigen drei- oder sogar zweistelligen Bereich reduzieren konnten. Falls noch keine konzernweiten Cash-Management-Banken ausgewählt wurden, muss eine Due Diligence im Rahmen der Ausschreibungsphase zur Auswahl der zukünftigen globalen Cash-Management-Banken vor der Implementierung der Payment Factory durchgeführt werden.

2. Nachhaltige Implementierung und Überwachung von effizienten Bankkontenstrukturen mittels eines zentral verwalteten Bankkonten-Genehmigungsprozesses: Es kann nicht oft genug betont werden, dass die konsequente Umsetzung von Bankkonten-Richtlinien ein wesentlicher Faktor für den langfristigen Erfolg ist. Im Gegensatz zur Markteinschätzung der Umfrageteilnehmer gibt es zahlreiche Tools, die – im Unterschied zu Excel- oder Access-Datenbanken – über die notwendigen Funktionen zur Überwachung der Einhaltung der Bankkonten-Richtlinie verfügen.

3. Implementierung von eBAM: Nachdem die ersten zwei Schritte erfolgreich umgesetzt wurden, kann das Treasury die Prozesse zur Bankkonten-Verwaltung durch elektronischen Nachrichtenaustausch mit Banken weiter verbessern. Gemäß unseren Erwartungen werden in naher Zukunft immer mehr europäische Banken elektronischen Nachrichtenaustausch innerhalb der länderspezifischen rechtlichen Grenzen anbieten.

4. Bewertung der Bankgebühren und Leistung der Bank: Nach unserer Erfahrung gibt es in einem Unternehmen keine andere vergleichbare Kostenposition, die so groß und so wenig transparent ist wie Bankgebühren. Diese fehlende Transparenz wäre in den meisten Einkaufs- oder Controlling-Abteilungen völlig inakzeptabel. Die Nachverfolgung von Bankgebühren ist selbstverständlich eine Herausforderung. Dies sollte Unternehmen jedoch nicht davon abhalten, eine Analyse der Bankgebühren durchzuführen. Der erste Schritt bei der Bewertung der Bankgebühren und der Leistung der Bank ist wieder einmal eine effiziente Bankkontenstruktur und das Vorhandensein einer zentralen Datenbank, die alle Bankkonten und entsprechenden Geschäftsbedingungen und Konditionen enthält. Es überrascht nicht, dass die meisten BAM-Softwareanbieter mit Hochdruck an einer Lösung zur Bewertung von Bankgebühren arbeiten und dies an erster Stelle auf ihrer Entwicklungs-Roadmap steht.

Fazit

Die Einrichtung einer effizienten Bankkontenstruktur ist wesentlich für die Gestaltung von transparenten und sicheren Zahlungsprozessen sowie für die Betrugsprävention. Die Erfahrung in der Praxis hat gezeigt, dass es jedoch nicht ausreicht, einfach eine Bankkonten-Richtlinie zusammenzustellen. Im Gegenteil, es ist erforderlich, den Zahlungsprozess durch eine Payment- und/oder Collection-Factory zu zentralisieren und die Bankkonten-Richtlinien über ein angemessenes Tool zur Bankkonten-Verwaltung konsequent umzusetzen. Anders als es die Umfrageergebnisse zu der von uns durchgeführten Bank Account Management-Studie vermuten lassen, gibt es in der Tat zahlreiche BAM-Tools, die die Anforderungen der Kunden erfüllen. 

Autor: Thomas Mehlkopf, Manager, tmehlkopf@kpmg.com 

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