Roll-Out von Treasury-Systemen – Eine häufig unterschätzte Herausforderung

Roll-Out von Treasury-Systemen

Quelle: KPMG Corporate Treasury News, Ausgabe 45, Juli 2015

Verwandte Inhalte

News

Fast jedes global agierende Unternehmen setzt heutzutage ein Treasury-Management-System (TMS) eines Standard-Systemanbieters ein oder befindet sich in der Überlegung, ein solches System einzuführen. Eine optimale Nutzung des TMS ist in der Folge aber nicht nur abhängig von den fachlichen Anforderungen des Treasury an das TMS, sondern auch von den Zielen des Unternehmens in Bezug auf seine internationale Aufstellung, Breite und Anzahl der unterschiedlichen abzubildenden fachlichen Prozesse sowie den lokalen Anforderungen im Rahmen des System-Rollouts. Dabei ergeben sich Herausforderungen, die bei Planung und Durchführung nicht zu unterschätzen sind.

Steigenden Anforderungen an Effizienz, Transparenz und Methodenkompetenz im Treasury begegnen TMS entsprechende Funktionalitäten, operative Verfügbarkeit und Performance. Durch stetig wachsende Organisationen und Operationen in unterschiedlichen Ländern, Regionen und Zeitzonen ist gerade in den vergangenen Jahren die Zunahme von Treasury-Zentren von europäischen Unternehmen in der nordamerikanischen Freihandelszone oder dem nordöstlichen Asien zu verzeichnen. Immer mehr Aufgaben werden daher auch durch lokale Treasury-Mitarbeiter innerhalb dieser Regionen wahrgenommen, wodurch zumeist eine Integration bzw. Kopplung an die bestehende Treasury-Systemlandschaft erforderlich wird.

Insbesondere beim Aufbau einer globalen Plattform für das Treasury-Management gilt es, nicht nur eine Vielzahl verschiedener Systeme und Tools, Schnittstellen und Informationen zu integrieren. Hierbei werden die vor einem Rollout existierenden lokalen Prozesse und IT-Lösungen durch standardisierte Prozesse und Systemfunktionalitäten abgelöst. Die sich hieraus ergebenden Herausforderungen entsprechen nicht selten einer Neueinführung eines TMS. Die Unterschiede von Land zu Land und die damit verbundene häufig geringe Übertragbarkeit eines Rollouts stellen die Beteiligten vor zusätzliche Herausforderungen: Standard-Prozesse sind oft nicht oder nicht in der benötigten Granularität vorhanden, lokale Gegebenheiten sind zu prüfen und Unterschiede zum bisherigen Standard zu analysieren und zu bewerten. Hinzu kommt, dass durch die stetige Dynamik die Ressourcen zumeist knapp und Spezialisten für diese Themen im eigenen Unternehmen rar sind.

Welche Aspekte sind für eine erfolgreiche Umsetzung von internationalen Rollouts zu berücksichtigen?

  1. Planung: Die Notwendigkeit einer validen und sorgfältigen Planung kann nicht genug betont werden. Vor Beginn der eigentlichen Arbeit müssen die rein fachlichen Anforderungen in ausreichend detaillierten Konzepten dargestellt werden. Daraufhin gilt es zu eruieren, ob die Anforderungen im bestehenden Setup umgesetzt werden können. Ebenso gilt es Interdependenzen zwischen mehreren, sich möglicherweise überschneidenden Rollouts zu identifizieren und in der Rollout-Planung zu berücksichtigen. Hinzu kommt ferner, dass ein Rollout in der Regel. nicht die gesamte Funktionalität eines TMS umfasst, sondern Rollout von Front-Office- und Reportingfunktionalitäten, Back-Office und Settlement, Treasury Accounting, Cash Management, Inhouse-Bank und Payment Factory-Aspekten möglicherweise in mehreren Schritten umgesetzt werden sollen und die Planung daher längere Zeit in die Zukunft reicht. Hierbei sind dann nicht nur Abhängigkeiten innerhalb der Rollout-Kette zu beachten (beispielsweise sollten für eine Gesellschaft bereits bei einem Rollout der Funktionalität zur Dealerfassung auch diejenigen Anforderungen an das Instrumenten-Setup antizipiert und umgesetzt werden, die erst bei einem späteren Rollout des Treasury-Nebenbuchs relevant werden), sondern ist auch eine Mittelfristplanung über die benötigten Kapazitäten aufzubauen, damit mögliche weitere Projekte nicht gefährdet werden.
  2. Evaluierung fachlicher Anforderungen und Berücksichtigung lokaler Gegebenheiten: Wie bei jedem TMS-Projekt bilden eindeutige Fachkonzepte die wesentliche Grundlage einer Umsetzung. Diese sind aber vor dem Hintergrund von möglicherweise nicht leicht zu antizipierenden lokalen Spezifika nicht einfach zu eruieren. Dadurch sind der Abdeckungsgrad bzw. mögliche Gaps in der aktuell verfügbaren Systemfunktionalität (und damit gegebenenfalls nötiger umfangreicher Erweiterungen) manchmal schwierig zu bestimmen. Beispielsweise stellen bei einem Back-Office-Rollout für eine indische Gesellschaft lokale Kapitalverkehrsbeschränkungen besondere Anforderungen an die umzusetzenden Settlement-Prozesse und die dafür genutzten Schnittstellen und Dateiformate. Oder aber es bestehen Besonderheiten wie bei durch südamerikanische oder asiatische Gesellschaften genutzten Finanzinstrumenten und gültigen Day Count Conventions. Hinzu kommen häufig steuerliche Besonderheiten.
  3. Treasury IT-Know-How und Übersicht: Eine der wichtigsten Ressourcen bleibt der Mensch hinter der Maschine. Für Planung und Evaluierung gilt große Sorgfalt, bei der Abstimmung der Interdependenzen und Reihenfolge verschiedener Rollouts ist Übersicht besonders wichtig. Und sehr häufig sind es gerade auch die technischen Unterschiede zwischen Zielländern verschiedener Rollouts und die Möglichkeiten des Unternehmens, auf diese angemessen reagieren zu können, welche ausschlaggebend dafür sind, wie reibungslos ein Rollout umgesetzt werden kann. Dazu gehören unter anderem Schnittstellen zu lokalen ERP-Systemen oder Zahlungsdateiformate.

Durch neue Technologien wie SaaS oder ASP, die seit einiger Zeit auch im TMS-Markt Einzug halten, können die hier beschriebenen Herausforderungen erheblich reduziert bzw. gegebenenfalls an den Vendor übertragen werden. Bei inhouse betriebenen Lösungen zeigt sich, dass eine professionelle Vorbereitung und Planung sowie ein erfahrenes Projektteam die wesentlichen Schlüsselelemente bei internationalen Rollouts sind. 

Autor: Nils Bothe, Senior Manager, nbothe@kpmg.com

KPMG Corporate Treasury News

Finanz- & Treasury Management

Das Expertenteam vom KPMG weist Ihnen den richtigen Weg im Finanz- und Treasury-Management.

 
Lesen Sie mehr

So kontaktieren Sie uns

 

Angebotsanfrage (RFP)

 

Absenden

KPMG's neue digitale Plattform

KPMG's neue digitale Plattform