Noch viel Luft nach oben bei der Systemunterstützung im Treasury

Noch viel Luft nach oben bei der Systemunterstützung

Quelle: KPMG Corporate Treasury News, Ausgabe 44, Juni 2015 / Die Mehrheit der Treasurer ist mit dem Betrieb ihres Treasury-Management-Systems zufrieden und sieht Compliance-Anforderungen durch den Systemeinsatz hinreichend gut abgedeckt. Defizite insbesondere bei der Erfüllung aktueller fachlicher Anforderungen führen dagegen vielfach zu manuellen Tätigkeiten und einer nur eingeschränkten Zufriedenheit der Anwender mit dem eingesetzten Kernsystem.

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Dies ist das zusammengefasste Ergebnis des Treasury-IT-Barometers der KPMG, einer Online-Umfrage, die zwischen September 2014 und Mitte März 2015 unter Mitarbeitern von Treasury-Abteilungen in deutschen Unternehmen durchgeführt wurde. Im Rahmen der Umfrage wurde erhoben, wie die Teilnehmer das in ihrem Unternehmen eingesetzte Treasury-Management-System hinsichtlich unterschiedlichster fachlicher und technischer Themengebiete beurteilen. Die Einschätzung beruhte dabei auf Fragen oder Aussagen zu den folgenden Bereichen:

Nutzung der Systemfunktionalität und entsprechende Fragen, ob die aktuellen bzw. seit der Systemeinführung geänderten Prozessanforderungen entsprechend abgebildet werden bzw. ob ein Release-Wechsel eine Verbesserung mit sich bringen würde

  • Bewertung von manuellen Aufwänden, die etwa im Berichtswesen entstehen, durch Workarounds not-wendig, oder auf Anwenderfehler zurückzuführen sind
  • Compliance-Anforderungen wie das Rollen- und Berechtigungskonzept, die Nachverfolgung von Aktivitäten in einem Audit-Trail oder die Existenz eines Standard-Testkataloges
  • Im Mittelpunkt des Change Management stand die Kommunikation mit dem Hersteller, die Abstimmung zwischen der IT und dem Fachbereich und die Verfügbarkeit von ausreichenden Testumgebungen
  • Bei den Fragen zum Systembetrieb ging es um die generelle Zufriedenheit mit dem Support durch die eigene IT-Abteilung oder des Herstellers, die Systemverfügbarkeit und ob die diesbezüglichen Verantwortlichkeiten klar geregelt sind
  • Die Einschätzung der Kosten zielte auf deren Transparenz und die Frage nach Zusatzkosten, die durch eine nicht standardgemäße Verwendung des Treasury-Management-Systems entstehen
  • Zur Beurteilung der Zukunftsfähigkeit wurde nach der Flexibilisierung und Standardisierung gefragt, sowie nach der Möglichkeit die Weiterentwicklung des Systems zu beeinflussen und die Zufriedenheit der Anwender

Aus den vielzähligen Antworten lässt sich das eingangs bereits erwähnte Bild zeichnen, dass in einzelnen Teilbereichen wie den Compliance-Anforderungen oder dem IT-Systembetrieb eine grundsätzliche Zufriedenheit mit dem jeweils eingesetzten Treasury-Management-System vorzufinden ist. Themen wie Change Management oder Transparenz und Überblick über die im Treasury verursachten IT-Kosten werden von der überwiegenden Mehrheit eher neutral beurteilt. Insbesondere bei den Kosten sollte man sich jedoch nicht damit zufrieden geben, sondern nach einer Optimierung im Rahmen des im Treasury Machbaren streben.

Deutlich kritischer sehen die Umfrageteilnehmer jedoch die Bereiche Systemfunktionalität, manuelle Aufwände und Zukunftsfähigkeit. Allen drei Themenstellungen ist gemeinsam, dass es um die direkte tägliche bzw. zukünftige Nutzung des Treasury-Management-Systems geht. Offensichtlich haben die Mehrheit der Treasurer, die die Umfrage beantworteten, den Eindruck, dass
  • das eingesetzte System nicht alle aktuellen Anforderungen hinreichend erfüllt, wobei nicht immer ein klares Bild des vollständigen Funktionsumfanges gegeben ist
  • insbesondere das Reporting hohe manuelle Aufwände erzeugt
  • viele Probleme, die im Tagesbetrieb auftreten, auf Anwenderfehler zurückzuführen sind
  • die Anwender mit dem System nicht zufrieden sind
Im Kern der durch die Einschätzung ausgedrückten Unzufriedenheit mit der Systemunterstützung steht also augenscheinlich der hohe Anteil an manuellen Tätigkeiten in den Treasury-Prozessen. Diese entstehen durch eine unzureichende Erfüllung der funktionalen Anforderungen im Treasury durch die jeweiligen Systeme. Hieraus ergeben sich Fehlerrisiken, die zur Unzufriedenheit der Anwender führen und zusätzliche Aufwände sowie Kosten verursachen.
Im Rahmen der Umfrage wurde zwar nicht detailliert erhoben, in welchen Teilbereichen oder Einzelprozessen im Treasury hier die größten Defizite gesehen werden. Es wird jedoch deutlich, dass im Rahmen der IT-Unterstützung im Treasury ungenutzte Potenziale schlummern. Es sollte sich also lohnen, diese einer genaueren Untersuchung zu unterziehen. Dabei spielen die jeweiligen Prozessanforderungen und deren aktuelle Umsetzung den Ausgangspunkt der Analyse. Dies kann dazu führen, dass sogar das aktuell eingesetzte Treasury-Management-System grundsätzlich hinterfragt werden sollte.
Auch wenn am Ende nicht auf alle manuellen Tätigkeiten verzichtet werden kann, so wird eine verbesserte Nutzung des Treasury-Management-Systems oder die grundsätzliche Verbesserung der IT-Unterstützung im Treasury in Verbindung mit einer Standardisierung dieser manuellen Tätigkeiten zu einer signifikanten Reduzierung der Prozessrisiken und -kosten führen.
Autor: Karin Schmidt, Senior Manager, karinschmidt@kpmg.com

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