Die Business Case-Hürde in Payment Factory-Projekten erfolgreich meistern

Die Business Case-Hürde in Payment Factory-Projek...

Quelle: KPMG Corporate Treasury News, Ausgabe 40, Februar 2015   600% in fünf Jahren. Das ist der unglaubliche Return on Investment (ROI) vieler Payment Factory-Projekte. Allerdings wird vielen Treasurern das Budget hierzu nach wie vor vom CFO verweigert, da der eigene Business Case nicht überzeugt. Dies gilt besonders, wenn bereits vor einigen Jahren eine rudimentäre Payment Factory errichtet wurde, die dem Treasurer nicht den vollen Nutzen einer state-of-the-art Payment Factory bietet.

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Folgende zentrale Punkte sind aus meiner Erfahrung aus früheren Projekten zwingend zu berücksichtigen, um eine Genehmigung des Business Cases und das notwendige „Management-Buy-In“ zu erhalten.

1. Identifizieren Sie die Schmerzpunkte in Ihrem Tagesgeschäft

Es liegt zwar auf der Hand, wird häufig jedoch nicht gründlich genug gemacht. Nehmen Sie sich Zeit, um folgende Frage zu beantworten: Was schmerzt Sie im Tagesgeschäft am meisten in Ihrer Abteilung bezogen auf den Zahlungsverkehr? Die Antwort darauf wird Ihnen helfen, die Vorteile einer Implementierung zu quantifizieren.

Typische Fragen, die sich stellen, sind unter anderem: Sind Zahlungsprozesse und der Prozess zur Verbuchung von Kontoauszügen bereits automatisiert oder sind viele manuelle Eingriffe notwendig? Gilt dies jeweils für externe und interne Zahlungen oder bestehen hier Unterschiede? Werden Cash Pool-Transaktionen automatisch verbucht? Welche Compliance- und Betrugsbekämpfungsthemen müssen angegangen werden?

2. Gewinnen Sie den CEO und CFO

Erhalten Sie vom CEO oder CFO nicht die gewünschte Aufmerksamkeit? Sie müssen die Agenda Ihrer Stake-holder verstehen und deren Hauptprioritäten im Business Case ansprechen.

Viele Payment Factory-Projekte sind erfolgreich unter einem konzernweiten Programm eingeführt worden, welches vom CEO oder CFO überwacht wird. Shared Service Center oder IT-Harmonisierungs-Programme dienen häufig als Grund für die Implementierung, obwohl der eigentliche, auf das Kernthema Zahlungsverkehr bezogene Business Case gegebenenfalls nur mäßig attraktiv ist.

3. Suchen Sie Verbündete in anderen Abteilungen

Die Payment Factory kommt zwar hauptsächlich der Treasury-Abteilung zugute, doch sie bietet auch anderen Abteilungen Vorteile. Wir haben beispielsweise erlebt, dass Unternehmen die SEPA-Einführung in wenigen Wochen realisiert haben, da durch die Payment Factory ein zentralisierter Implementierungsansatz ermöglicht wurde. Dass die Zahlungsformate nicht lokal in jedem ERP- und Treasury-Managementsystem eines Unternehmens angepasst werden müssen, kann sich für die IT-Abteilung als großer Vorteil erweisen, insbesondere wenn gemeinsame globale Formate verwendet werden.

Eine weitere Abteilung, die von einer Payment Factory profitiert, ist das Shared Service Center (falls etabliert) bzw. die Buchhaltung. Bei der unternehmensweiten Harmonisierung der Zahlungsprozesse können Shared Service Centers wesentliche operative Aufgaben übernehmen. Zudem lassen sich Zahlungs- und Kontoauszugsprozesse weitgehend automatisieren. Die halbmanuelle Verarbeitung von Bankauszügen ist verbreiteter als man denkt, jedoch eindeutig nicht mehr notwendig.

4. Versteckte Kosten aufdecken

Ist die Nutzung Ihrer aktuellen Zahlungsinfrastruktur kostenlos? Dies ist einer der vorherrschenden Irrtümer, weil Banken für die Nutzung von E-Banking-Systemen größtenteils keine Gebühren erheben. Trotzdem fallen Kosten an, etwa für die Schulung der Mitarbeiter auf den unterschiedlichen E-Banking-Systemen oder interne IT-Kosten für den Unterhalt unzähliger Schnittstellen und Formate. Wird ein einziger Kanal für alle Banken verwendet, kann die Konnektivität vereinfacht und die Abhängigkeit von einer Bank reduziert werden – zumindest aus technischer Sicht.

5. Qualitative Vorteile nicht unberücksichtigt lassen

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Projekte genehmigt werden, obwohl der Business Case für das Unternehmen negativ ist. Die Bewältigung von Compliance- oder Betrugsrisiken kann beispielsweise schwerer ins Gewicht fallen als jede ROI-Berechnung. Wenn Ihr CFO von den qualitativen Vorteilen nichts wissen will, können Sie versuchen, diese Sicherheitsrisiken zu quantifizieren, auch wenn dies zugegebenermaßen etwas schwieriger ist.

Einen überzeugenden Business Case auf die Beine zu stellen und die Unterstützung des Managements für ein Payment Factory-Projekt zu gewinnen, kann eine anspruchsvolle Aufgabe sein, die gelegentlich auch viel Geduld verlangt, bis das Budget genehmigt ist. Damit der CFO grünes Licht für das Projekt gibt, müssen nicht nur die offensichtlichen und einschlägigen Vorteile berücksichtigt, sondern auch der unternehmensspezifische Nutzen aufgezeigt werden.

Hinweis: Dieser Newsletter-Artikel wurde in der Dezember-Ausgabe von „The Treasurer“, dem offiziellen Magazin der Association of Corporate Treasurers (ACT), veröffentlicht.

Autor: Thomas Mehlkopf, Manager, tmehlkopf@kpmg.com

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