Factores que conducen a la desconfianza | KPMG | CO

Factores que conducen a la desconfianza en la línea ética de su Organización

Factores que conducen a la desconfianza

¿Por qué nadie usa los mecanismos de denuncia de mi organización para reportar comportamientos no éticos como; fraude, abuso, robo, corrupción…?

1000

Presidente de KPMG en Colombia

KPMG in Colombia

Contacto

Contenido relacionado

Ética

Factores que conducen a la desconfianza en la línea ética de su Organización

Por: Oscar Javier Cifuentes Gerente – Forensic Services, KPMG en Colombia

 

  • ¿Por qué nadie usa los mecanismos de denuncia de mi organización para reportar comportamientos no éticos como; fraude, abuso, robo, corrupción…?

Los últimos escándalos mediáticos asociados a asuntos de fraude y corrupción, permiten evidenciar como los sobornos y las recompensas a menudo se convierten en la forma más frecuente de hacer negocios en Colombia, específicamente cuando las culturas corporativas se centran más en alcanzar objetivos y cumplir metas, más que en operar éticamente. 

Los colaboradores y otros stakeholders (proveedores, clientes, accionistas, etc.), suelen ignorar la existencia de la línea ética de una organización porque son testigos de la indiferencia de los altos directivos ante la conducta ética corporativa. 

Cuando a través de procedimientos de control interno, por accidente o por medio de investigaciones de entes reguladores se detectan pérdidas económicas, daños reputacionales y/o se reciben multas significativas en las organizaciones, los altos directivos suelen cuestionarse ¿por qué nadie denunció esto antes?, la respuesta es clara: el enfoque de “ganar a toda a costa” resulta de una cultura de incumplimiento en todos los niveles. Una línea ética no tiene sentido si los propios colaboradores no confían en las medidas a cargo de la alta dirección. 

Según el Reporte a La Naciones sobre Fraude y Abuso Ocupacional, publicado en el 2.016, por la ACFE (Association of Certified Fraud Examiners), más del 39% del fraude ocupacional se detectó a través de una denuncia. Esto indica que las organizaciones que operan programas de denuncia ineficaces, corren el riesgo de no identificar eventos de fraude que actualmente estén ocurriendo. 

La falta de confianza de los colaboradores hacia los procesos de denuncia, puede originar un ambiente de trabajo poco saludable y eventualmente derivar en problemas organizaciones como bajo rendimiento, baja motivación, demandas laborales, perdida de activos y  reputacional, entre otros.  

10 factores que indican que una línea ética no es confiable 

Las organizaciones pueden tratar de comprar o construir la confianza de los colaboradores hacia ellas, a través del despliegue de lemas corporativos, eslóganes, entre otros. Sin embargo, desde el momento en que un empleado reporta un evento de fraude o corrupción hasta su cierre, los programas de reporte organizacionales deben demostrar confidencialidad, profesionalismo y justicia. Los siguientes factores a menudo hacen que un proceso de reporte de línea ética sea ineficaz:

  1. Los colaboradores no entienden el sistema

    ¿Quién contesta la línea ética?, ¿se mantendrá la confidencialidad?, ¿le informarán a mi jefe que he hecho una denuncia?, ¿a dónde va mi queja y quién la revisa? Estos son algunos de los cuestionamientos que se hacen los colaboradores en el momento de pensar en hacer una denuncia a través del sistema de línea ética. La duda y la incertidumbre pueden impedir la decisión de un empleado de reportar un evento de fraude o corrupción, cuanta más concientización pueda desplegar una organización para garantizar la transparencia del esquema, más probable es que se use adecuadamente y en el momento preciso.   

  2. Recursos inadecuados y un pobre diseño del programa

    Las organizaciones deben demostrar que valoran el reporte de eventos de fraude y corrupción por parte de los colaboradores, a través de la inversión en programas de línea ética bien diseñados que cuenten con receptores de denuncias e investigadores entrenados, un sistema de manejo de casos integrales y todas las herramientas y recursos de apoyo adecuados. Deficiencias o falta de los componentes anteriores puede generar desconfianza por parte de los colaboradores hacia este tipo de programas. 

  3. Falta de personalización en la atención al evento reportado por el denunciante

    Informar un evento de fraude y corrupción puede ser una experiencia muy personal para el denunciante, el empleado podría ser una víctima, haber sido testigo de un abuso / fraude relevante, o pensar que está haciendo lo correcto. Por lo tanto, si un empleado solo escucha un mensaje o una grabación automática (presiona 1 si…), en la primera llamada el denunciante puede tener la percepción que lo está atendiendo una máquina más o algo indiferente. 

    Los profesionales calificados o investigadores, deben dar seguimiento adecuado y personalizado a las denuncias. Los denunciantes necesitan apoyo y tener la seguridad que han hecho lo correcto, que la organización abordará su situación y estará libre de represalias. Una organización puede lograr todo esto a través del apoyo en un código de conducta bien estructurado.   

  4. Manejo inadecuado y falta de entrenamiento 

    El manejo inadecuado en la atención a las denuncias por parte de los receptores de la llamada o investigadores, pueden generar errores importantes de diferentes tipos, como el llevar a cabo una investigación sobre un hecho que nunca ocurrió o el no tomar ningún tipo de medida investigativa aun cuando el denunciante tiene información suficiente y creíble.   

    Un ejemplo del primer tipo de error, podría ser el fallo de un profesional de recursos humanos sobre un evento de acoso sexual cuando nunca ocurrió y en el segundo tipo, cuando el investigador no tiene conocimiento suficiente de un evento de fraude a los estados financieros y en última instancia cierra el caso por “información insuficiente”.

    Se puede reducir ambos tipos de errores y los riesgos asociados, cuando involucra en la atención a denuncias profesionales calificados y con experiencia en diferentes tipos de fraude. Los colaboradores que experimentan no conformidad con la atención dada a sus denuncias pueden transmitir este descontento a sus colegas.  

  5. Gerencia involucrada en la línea ética

    Debido a que el personal de la Gerencia de las organizaciones rara vez es entrenado como investigador, este no debe  determinar si una denuncia tiene mérito o no para realizar una investigación completa. En el momento que esta se involucre, esta podría ser el problema para influir en la decisión de tomar las medidas apropiadas.

    Los profesionales de recursos humanos tampoco son el personal adecuado para atender las denuncias, ya que pueden ser entrenados inadecuadamente y/o mostrar prejuicios o favoritismos.  Para garantizar la transparencia, la independencia y la objetividad, a menudo es más eficaz utilizar a un tercero para administrar la línea ética. 

    En el momento en que una inquietud se convierte en parte de una investigación, la organización puede involucrar a la dirección, incluida la auditoría interna, cumplimiento, recursos legales y humanos, dependiendo del tipo de queja. 

  6. Demasiados mecanismos de reporte 

    La línea ética debe ser el medio principal para el registro de cualquier evento de fraude y corrupción, independiente de quién las reporte o cómo las identifiquen. Desafortunadamente, las empresas que quieren facilitar el proceso alientan a sus colaboradores  para hacer reportes de comportamientos no éticos, comunicándose alternativamente, por escrito o en persona a áreas como; cumplimiento, auditoría interna, asuntos legales, seguridad, recursos humanos, oficiales de ética, entre otros. Entregando un mensaje confuso. 

    Este tipo de desconciertos puede causar falta de confianza en el programa antifraude que tenga implementado la organización, si es que cuenta con uno. 

    Cualquier persona, diferente a los profesionales entrenados para atender las denuncias de la línea ética, puede no entender los elementos detallados de múltiples riesgos que van desde un problema de recursos humanos hasta un posible fraude en los estados financieros.  Un programa profesional, centralizado y claramente articulado ayuda a simplificar la comunicación, aumentar la conciencia y construir confianza entre los colaboradores y la línea ética.   

  7. Demasiado énfasis en las denuncias “creíbles” 

    En algunas situaciones, se pueden llegar a hacer denuncias ficticias o maliciosas en contra de organizaciones y/o colegas para defenderse de asuntos pendientes, molestar a otros o tomar represalias por algún tipo de evento. Lamentablemente, los profesionales entrenados para atender las denuncias recibidas desde la línea ética deben responder a este tipo de eventos maliciosos y malintencionados.

    Se podrían intentar reducir este tipo de situaciones comunicando que los colaboradores deben reportar quejas "creíbles" o "de buena fe". Otras organizaciones podrían ir un paso más allá diciendo que los colaboradores podrían estar sujetos a medidas disciplinarias al presentar quejas que no son verídicas. La credibilidad y buena fe son términos subjetivos que la gerencia deberá evaluar. 

    El mejor enfoque de las organizaciones es animar a los colaboradores a informar sobre todos los asuntos sin indicios del riesgo de acción disciplinaria. Si una organización siente que una queja notiene mérito, puede documentarla y desestimarla después de realizar una debida diligencia. 

  8. Obstáculos de incidentes negativos o represalias 

    Cuando un empleado sufre algún tipo de maltrato ocasionado por toma de represalias debido al uso del mecanismo de denuncia de la organización, el programa de línea ética puede sufrir daños graves a su credibilidad y viabilidad como un mecanismo seguro. 

    Los daños causados ​​por la mala administración y las represalias, pueden crear una cultura devastadora y silenciosa de "no informar", obstaculizando a la organización en la detección de eventos de fraude y corrupción que actualmente estén sucediendo o hayan sucedido.

    La comunicación de parte de la organización sobre su  política de tolerancia cero para las represalias y cómo se ocupará de ello es clave. Es posible que tengan que llevar a cabo campañas de concientización para hacer que los programas de línea ética sean lo más transparentes y dignos de confianza posible. 

  9. Resultados inconsistentes 

    Se debe demostrar que la solución a las denuncias es consistente y justa, independiente de las personas, las relaciones o los escenarios. Si los colaboradores ven los resultados como justos, se sentirán más obligados a reportar sus preocupaciones asociadas con eventos de fraude y corrupción. 

  10. Los hechos hablan más que las palabras

    Los colaboradores critican, juzgan y evalúan lo que hacen las organizaciones en sus programas de línea ética, más por lo que hace que por lo que dice, ¿sigue las políticas y procedimientos diseñados?, ¿tiene en realidad una política de tolerancia cero en cuanto a represalias?, ¿los resultados son consistentes y justos?, ¿Realmente permite que los colaboradores reporten sus preocupaciones de forma anónima? Lo anterior concluye que la difusión y campañas de concientización de una línea ética pueden realizarse indicando todos los aspectos anteriores, pero si alguno de ellos falla en su ejecución puede generar falta de confianza en el programa e impedir la denuncia de eventos de fraude y corrupción al interior de la organización.  

• © 2017 KPMG S.A.S., KPMG Advisory, Tax & Legal S.A.S., sociedades colombianas y firmas miembro de la red de firmas miembro independientes de KPMG afiliadas a KPMG International Cooperative (“KPMG International”), una entidad suiza. Derechos reservados.

Ninguna parte de esta publicación puede reproducirse sin la aprobación previa del Editor. Cualquier reproducción, divulgación o comercialización sin autorización del autor, será sancionada civil y penalmente como lo indica la Ley. La información aquí contenida es de naturaleza general y no tiene el propósito de abordar las circunstancias de ningún individuo o entidad en particular. Aunque procuramos proveer información correcta y oportuna, no puede haber garantía de que dicha información sea correcta en la fecha que se reciba o que continuará siendo correcta en el futuro. Nadie debe tomar medidas basado en dicha información sin la debida asesoría profesional después de un estudio detallado de la situación en particular. Esta publicación no está disponible para la venta, se distribuye como cortesía de KPMG en Colombia a sus clientes y otros amigos. Los derechos de autor sobre la presente obra son titularidad de KPMG Impuestos y Servicios Legales Ltda., KPMG Advisory Services S.A.S., y se hallan protegidos en los términos señalados por la Ley 23 de 1982.

Contáctenos

 

Solicitud de propuesta de servicios

 

Enviar