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Gestión de inventarios: ¿cajas o billetes?

Gestión de inventarios: ¿cajas o billetes?

Tecnología, la discusión entre los líderes empresariales

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Gestión de inventarios: ¿cajas o billetes?

Por: César D. Delgado; Gerente de Asesoría en Supply Chain – KPMG en Colombia

Revolución digital, impresión 3D, drones, inteligencia artificial, inteligencia de negocios, robots, internet de las cosas y blockchain, entre otros, se han convertido en puntos centrales de discusión entre los líderes empresariales; es tal el impacto que representan estos aspectos en el mundo actual, que ahora son parte fundamental de los planes estratégicos de las compañías. Sin embargo, estas nuevas prioridades  les han arrebatado el foco a las problemáticas básicas de la operación de una empresa, como es el caso de la gestión de inventarios. Hoy en día es común ver que el inventario, factor clave de la cadena de abastecimiento y los negocios, sigue siendo considerado por muchas organizaciones como un montón de cajas que se necesita tener para poder vender, y es gestionado con base en esta definición. Es decir, las empresas están pensando en cómo correr, sin tener claro si pueden caminar bien.

¿Qué piensan las organizaciones sobre el inventario? Son múltiples las razones por las cuales una empresa decide tener determinados volúmenes y tipos de inventarios (variabilidad en la demanda, restricciones de capacidad, economías de escala, entre otras); este tipo de decisiones, a su vez, dependen de la forma en que cada empresa considera el significado de este concepto.  

¿Cuál es la primera imagen que viene a su mente al pensar en la palabra inventarios? La respuesta más frecuente que recibo al hacer esta pregunta a directivos y otros empleados es cajas y estanterías (casi siempre en desorden). Los más habituados al tema hablan de materiales y productos que se almacenan físicamente para ofrecer un óptimo nivel de servicio al cliente (vender), manteniendo al mínimo el costo que implica manejarlo. Esta definición es correcta, pero limitada. Es necesario pensar diferente sobre el inventario para gestionarlo como se debe, integralmente.

Una gestión de inventarios integral puede ayudarle a su organización a obtener diferentes beneficios, como por ejemplo:

  • Mayores ingresos: tener el producto correcto, en el sitio y  en el momento indicado, le permite ofrecer lo que tiene que vender y no perder ventas por agotados; racionalizar el portafolio de productos implica menor complejidad y mayor rentabilidad;mejorar tiempos de entrega, significa menores niveles de inventario.
  • Menores costos: sí, manejar el inventario cuesta. Es común la percepción de que tener cajas “quietas” en una bodega no le hace daño a nadie. Lo cierto es que hay costos de almacenamiento, manipulación y obsolescencia, entre otros, que pueden ser optimizados. 
  • Menor inversión en activos fijos y mejor capital de trabajo: óptimos niveles de inventario le permiten liberar efectivo “atrapado” en las cajas y estanterías; efectivo que, en algunos casos, le puedeservir para autofinanciarse.

La gestión integral también es vital para tener en cuenta todos los aspectos que componen la operación de un sistema; pues la práctica común de enfocarse solo en temas operativos (procesos y tecnología) omite aproximadamente 80-90% de las variables que afectan la operación de una compañía. El inventario requiere decisiones estratégicas y debe comprender todas las dimensiones típicas de un modelo integral “de la estrategia a la operación”, que en orden, son: estrategia, procesos y políticas, gente y organización, desempeño y tecnología. 

El inventario debe pensarse en términos del valor (“billetes”) que le genera a su organización, es decir desde una perspectiva estratégica. Pensar en términos de cajas lo hará tratar al inventario como tal.   

Cómo la estrategia corporativa define la forma de gestionar el inventario

Cada compañía tiene sus valores, objetivos y propuestas de valor; estos elementos definen su estrategia, que a su vez debe alinearse con la operación, el día a día, de la organización. Piense en Almacenes Éxito y D1; empresas del mismo sector, con objetivos y propuestas de valor muy diferentes. En términos generales, la propuesta de valor del primero es ofrecer diversidad de productos, soportado en un servicio al cliente diferencial; la del segundo es ofrecer productos a precios muy bajos, sin publicidad, ni promociones.

Dependiendo de la estrategia y propuesta de valor de cada organización, la gestión de inventarios debe reflejar y soportar esta definición. Para eso SCOR (Supply Chain Operations Reference Model), marco de referencia mundial de cadena de abastecimiento, define los atributos a considerar al diseñar y ejecutar una cadena de suministro líder:

  • Flexibilidad: habilidad para responder a
    cambios del mercado.
  • Agilidad: velocidad para entregar los
    productos al cliente.
  • Confiabilidad: habilidad para entregar productos en el momento, el lugar, con calidad y cantidad correctas.
  • Costos: eficiencia de costos de operar la cadena de abastecimiento. 
  • Eficiencia de activos: eficiencia en el manejo de activos y capital de trabajo.

¿En cuál de estos atributos debería destacarse cada una de las empresas del ejemplo y así soportar sus propuestas de valor? Son atributos y enfoques diferentes para cada una, ¿cierto? Ahora, ¿en cuál de estos atributos debe destacarse su propia empresa, según la estrategia definida? ¿Todo el equipo directivo y operativo de su compañía tiene la misma respuesta para esta pregunta? 

Dependiendo de las respuestas a estas preguntas (muchas veces desalineadas entre los directivos), el inventario debe gestionarse integralmente con un enfoque específico que permita el cumplimiento de la estrategia organizacional y la propuesta de valor. ¿Flexibilidad o Confiabilidad? ¿Agilidad o Costo de servir? Las políticas de inventario, los canales de distribución, el portafolio de productos, las habilidades requeridas de los empleados, la tecnología de soporte… todo depende del foco estratégico de su operación. 

Y ahora, ¿sigue pensando que el inventario son cajas? 

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“Los inventarios no son simples cajas y productos que se necesitan para vender; bien gestionados, son un potente instrumento para aportar al cumplimiento de la estrategia de la organización”. 

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